Miksi tuntikorttien täyttäminen on joillekin niin iso juttu?

Kun minä olin suunnittelualan yrityksessä töissä, kirjasin tunnit 0,5 h tarkkuudella. Aika nopeasti opin ajattelemaan sitä karkeasti ja päivän lopuksi käytin 10 min raportointiin. Ei siitä kuulu stressata, että menikö nyt varmasti minuutilleen tunnit oikein, ei se homma toimi niin.

Ja osa ihmisistä käyttää 50 h työaikaa sellaiseen johon joku toinen käyttää 10 h..se ihan oikeasti ahkera työnteko ei ole kaikilla yhtä tuottavaa kuitenkaan.

Ja virheet ja uudelleentekeminen kuuluu asiaan, ne jossain määrin ovat jo mukana tarjouksessa. Sehän olisi lyhyt aika, jos laskutettaisiin vain se lopullisen version puhtaaksipiirtämisaika.

Jos pomo kyttää jotain yksittäisen päivän laskutusprosentteja (mitä tämä toimistyöaika tässä on?) niin ei ymmärrä omaa työtään, tai sitten kommunikoi asian väärin.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Tyypillinen työpäivä:

Luen ja vastaan sähköposteihin, 1/2 h. Mihin voisin kirjata? Projekteille kullekin 5 min ja adminille 10 min?

Aloitan projekti x:n työt. 10 min päästä soi puhelin. Puhun kiinteistön asioista 15 min. Palaan projektiin. Tulee slack-viesti projektilta y. Vastaan siihen 5 min. Palaan projekti x:ään. Tulee viesti projektilta y ja z. Vastaan viesteihin ja huomaan, että alkaa toimiston viikkopalaveri.

Viikkopalaveri, 1/2 h kirjataan adminille. Jes.

Tämän jälkeen jatkan x:n parissa peräti 1 1/2 h. Jes!

Sitten alkaa slack-rumba projektien x, y, z ja w kanssa. Välillä käyn syömässä.

Päivän loputtua teen tuntikirjanpidon. Admin 1 h. Projekti x:lle vaikka, no arvataan 2 h. Muille projekteille heitetään 1 h kullekin. Meniköhän oikein? Hm. Nyt on vasta 6 h. No laitetaan adminille vielä 1/2 h. On aika paljon. Laitetaan sittenkin x:lle 1 1/2 h lisää. Joo. Hyvin kelpaa.

Ja tämä joka päivä. Eli en näe mitään järkeä tässä, varsinkin kun kyse ei ole laskutettavasta tunneista tai edes työajan seurannasta.

Ja sitten menee vielä mielenkiintoisemmaksi, kun sun pitää "jyvittää" ne projektille x tehdyt tunnit tehtävittäin. Esim. projektipalaveri 0,5 t, määrittelydokumentaatio 1,5 t. Ja sitten vielä ylläpitotyöt tehtävittäin: 1 t aihealueen a ongelmanratkaisua, 1,5 t aihealueen b ohjelmistoasennuksia. Saattaa olla, että kaikki tunnit menevät samalle koodille, mutta niitä ei voi kirjata "könttänä" vaan pitää kirjata useampi rivi ja kommentteihin sitten määritellä, mitä teit sen 0,5 t tai 1,5 t.

Mulla menee välillä johonkin hommaan viisi minuuttia, jos vanhat suunnitelmat kelpaavat, mutta pitää vain muuttaa jotain lukuja erillisestä laskelmasta ja asiakkaan tiedot. Meidän alalla on hyvin paljon sellaista, mikä on lakisääteistä ja toistuvaa. En minä näe sitä ongelmana. Enemmän minulla menee aika tähän vauvapalstan viestin kirjoittamiseen joskus kuin jonkun kaavion muuttamiseen asiakkaalta X asiakkaalle y sopivaksi. Ei ihme, että ihmiset on kiireisiä ja stressaantuneita, kun tekevät yksinkertaisista asioista päässään hankalaa. Miten ne, joille tuntien kirjaaaminen on vaikeaa, jaksavat tehdä työstään niitä vaativampia osuuksia ollenkaan? Valittamiseen on aina aikaa kaikilla. Kuinka moni tähän keskusteluun kirjoittanut on nyt töissä, nuoli ylös jos et ole, alas jos olet. Minä en ole tänään, koko tämä viikko on ollut lomaa. 

Erikoista, että tätä työajankirjausta on juuri niissä asiantuntijatöissä, joiden tekijät av:lla hehkuttavat, kuinka työnantaja ja asiakkaat heti huomaisivat, jos etätöissä vain lusmuiltaisiin. 

Ilmeisesti työnantajat eivät sitten kuitenkaan usko, ettei mamma ole pyykkäämässä tai golfaamassa, kun jokaisesta puolesta tunnista on pidettävä tilastoa. 

Mutta onhan se positiivista, että te hyvätuloiset joudutte kärsimään edes vähän palkkanne eteeen.

Meillä kanssa on tuntien kirjaaminen. En ole kyllä ikinä pitänyt puuhasta. Toisaalta tästäkin pääsee helpolla, kun muistelee tunnit vähän sinnepäin. Eihän kukaan pysty niiden oikeellisuutta absoluuttisesti tarkistamaan.

Yleensä muistelen jonkun viikon välein, vähän katselen sähköposteja jota minäkin päivänä on tullut. Sitten arvon tunnit lappuun. Joo, ei ole ehkä reilua asiakkaille, joilla tuntiveloitus.

Muuten olen kyllä hyvä työssäni, mutta lappujen täytössä vähän pikaisen oikaisen.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Tuntikirjanpito on malliesimerkki raportoinnista raportoinnin vuoksi.

Tottahan toki projektitöissä täytyy suunnilleen tietää minkä verran projektiin on mennyt aikaa (=kustannuksia), mutta pahimmillaan ihmiset vaan heittelevät tunteja sinne kerran kuussa kalenteri kädessä "muut päivät olen tehnyt koko ajan tätä, paitsi torstaisin meillä on tunnin tiimipalaveri, sille päivälle täytyy muistaa laittaa vain 6,5 h töitä".

Monesti tekee jonkun kokouksen aikana jotain toista työtä, vähintään vastaa sähköpostiin. Ei voi merkitä kokouksen aiheen projektiin vähempää aikaa kuin se kokous, sehän olisi ihan väärin, mutta ei voi tuplamerkitäkään, että tein samaan aikaan tätä toista. Sama lounaan kanssa, lounastunti on täysin pakko merkitä johonkin väliin, vaikka tosiasiassa olisi tehnyt koko päivän töitä. Sitten on lounas jossain klo 16-16.30, vaikka siihen aikaan ei saa enää lounastaa.

Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä.

Tiivistettynä: tuntikirjanpito on yleensä aina suuntaa antavaa.

"Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä."

Tosta saa meillä varoituksen jos jää kiinni.

Teillä ei sitten tarvitse olla 100 % työajasta merkittynä jollekin toiminnalle.

"Ei laskutettavaa" tai "sisäinen työ" alle jos ei mitään muuta keksi... ei sellasta firmaa ole Suomessa, jossa kaikki päivän tekeminen olisi pakko kirjata joltakin asiakkaalta laskutettavaksi. Muutoin tehokaskin kaveri varastaisi päivittäin 30-40% ajastaan asiakkailta petoksia tekemällä.

Kyllä meillä pitää laittaa kaikki tunnit 100% laskutettavaksi. Ei meille ole edes annettu mitään muita koodeja. Sairasloma, vuosiloma yms on ainoat mitä saa laittaa ei-laskuetettavaksi.

Eli jos teillä on vaikka tiimipäivä tai strategiaan liittyvä päivä, nämäkin laskutetaan asiakkaalta?

Aina ja kaikissa firmoissa ne laskutetaan joka tapauksessa asiakkailta. Vaikka erotettaisiin työtunnit niin projektiin liittymättömät yleiskustannukset on silti leivottu tuntihintaan mukaan. Siellä on pikkujoulut ja toimitilavuokrat siinä missä johdon bonuksetkin jossain kertoimessa mukana, millä hinta lasketaan.

Et sitten vissiin ikinä ole ollut töissä missään, mistä oikeasti asiakkaita laskutetaan.

Arvaa, mitä käy, jos lähetät asiakkaalle laskun, jossa lukee 25 x 6 h, yrityksen pikkujoulut?

Paljastan nyt sinulle: asiakas ei sitä maksa.

Väännetään nyt vähän vielä rautalankaa:

Asiakkaalta laskutetaan ne tunnit, jolloin tehdään asiakkaalle työtä.

Laskutettavan tunnin tuntihinnaksi laitetaan sellainen summa, että sillä saadaan katettua myös niiden tuntien kulut, joita ei asiakkaalta laskuteta.

Oliko tarpeeksi selvä, vai tarvitsetko vielä ratakiskosta väännetyn selityksen?

Et taida olla tarpeeksi selvä ymmärtääksesi lukemaasi. Kirjoitin tuossa että aina ne laskutetaan asiakkailta. Sama se, onko tunnit eroteltu vai ei. Lähtökohtaisesti asiakas maksaa tietyn kokonaishinnan tietystä kokonaistyöstä. Se, miten tämän tilastointi, raportointi ja laskutus hoituu, vaihtelee. Usein hinta on urakkahinta. Asiakasta ei voi vähempää kiinnostaa, montako työtuntia toimittaja on käyttänyt palavereihin tai hallintoon, kunhan saavat haluamansa sovittuun kokonaishintaan. Silloin turha nippelitasoinen työajanseuranta on turhaa muuten kuin firman sisäisen tilastoinnin mielessä korkeintaan. 

Tiedän, että asiakkaissa on aina myös ääliöitä, jotka kyttäävät rivi riviltä tuntiraportteja ja kyseenalaistavat joka ikisen tehtävän mikrotasolla. Heitä varten voi sitten nähdä ylimääräistä vaivaa ja luoda lisää hallintokuluja niin, että poistetaan raporteista suoraan työtehtävään liittymättömät asiat ja nostetaan tuntilaskutushintaa. Yleensä tässä laitetaan vielä varmuuden vuoksi kymmenys hankalan asiakkaan pärstäkerrointa mukaan hintaan, koska tulevaisuudessakin tulee eteen reklamointeja ja joudutaan aina antamaan sieltä täältä jotain alennuksia. Vain asiakas kuvittelee tällä voittaneensa jotakin. Tosiasiassa voitto on hyvin lyhytjänteinen, sillä mikäli homma muuttuu toimittajalle kannattamattomaksi, se myös loppuu nopeasti.

Olen itse ollut projekteissa, joissa asiakas on vaatinut, että tiettyyn tehtävään saa käyttää korkeintaan 20 työtuntia. Suuremmasta määrästä tulee reklamaatio ja joudutaan hyvittämään. Asiakasta ei kiinnosta tietää, että tehtävään saattaa kulua 25 tuntia jossain tapauksessa syistä joihin ei voi vaikuttaa. Asiakkaalle lähetetään silloin 20 tunnin mukaan lasku käytännössä tuntikortit väärentämällä. Ne välttämättömät tehdyt 5 tuntia kirjataan johonkin omakustanteiseen projektiin. Tämä käytäntö kuitenkin tarkoittaa, että kyseisen nimenomaisen asiakkaan tuntilaskutushintaa vaan nostetaan vastaavassa määrin heti tilaisuuden tullen, jotta tämän vuoksi ei ala syntyä tappiota. Kuka tässä kusettaa ja ketä? Asiakas itseään lähinnä. 

Millä alalla olet? ICT:ssä toimittajat ei 80-luvun jälkeen ole olleet sellaisessa asemassa, että voisivat tuosta vaan valita asiakkaansa.

Kilpailu on kovaa ainakin täällä pääkaupunkiseudulla ja asiakkaan sisäänostajat erittäin valveutuneita. Tosta vaan rönttähinalla konsultoinnin myyskentely kaatuu jo tarjousvaiheessa hyvin jäsenneltyihin kilpailijoiden ehdotuksiin... En edes muista koska olisin viimeksi nähnyt keskisuuresta suureen firmaa, joka ei mielellään haluaisi projektista raportointia vähintään viikkotasolla. Granulaarisuudessa voi olla vaihteluita, mutta ei niin paljoa. Mihin perustat raporttisi jos et edes tiedä minkä verran asioihin kuluu aikaa?

Nyt kun olen viime vuodet ollut periaatteessa täällä pöydän toisella puolella niin varmaankin sitten olisin teidän firmalle tällainen ikävä asiakas, jonka kiinnostus tarkkaan kokonaiskuvan hallintaan linkittyy jotenkin ihmeellisesti yritykseen polkea teidän firmanne kannattavuutta...

Vierailija kirjoitti:

Erikoista, että tätä työajankirjausta on juuri niissä asiantuntijatöissä, joiden tekijät av:lla hehkuttavat, kuinka työnantaja ja asiakkaat heti huomaisivat, jos etätöissä vain lusmuiltaisiin. 

Ilmeisesti työnantajat eivät sitten kuitenkaan usko, ettei mamma ole pyykkäämässä tai golfaamassa, kun jokaisesta puolesta tunnista on pidettävä tilastoa. 

Mutta onhan se positiivista, että te hyvätuloiset joudutte kärsimään edes vähän palkkanne eteeen.

Edelleenkin se kirjaus on asikasta, tarjouslaskentaa ja seurantaa varten. Omassa työssäni on tietyt rutiinit ja jos mulla menisikin etätöissä kaavioon X tunti, kun töissä teen sen viidessä minuutissa, niin selittää pitäisi. Mutta joskus näin käy, tapauksessa että sopivaa vanhaa pohjaa ei ole ja homma pitää aloittaa lähes puhtaalta pöydältä ja siihen on syynä kohteen poikkeavuus muista aiemmista kohteista. En koe tuntikirjauksia kärsimisenä vaan normaalina työhön kuuluvana rutiinitoimenpiteenä. Meillä myös seurataan sitä, miten paljon menee aikaa hallintoon ja muihin sekalaisiin tehtäviin, eli miten paljon niitä pitää ottaa huomioon tarjouslaskennassa. Minä tosin teen työt työpaikalla, kun ei täällä kotona ole tilaa kahdelle suurelle näytölle ja osa ohjelmista on käyttäjälisenssikohtaisia, en viitsi raahata konetta tänne kotiin ja alkaa asennella tuohon telkkariin, piirtäminenkin sohvalla on hankalaa. 

Wanha datakääpä kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Tuntikirjanpito on malliesimerkki raportoinnista raportoinnin vuoksi.

Tottahan toki projektitöissä täytyy suunnilleen tietää minkä verran projektiin on mennyt aikaa (=kustannuksia), mutta pahimmillaan ihmiset vaan heittelevät tunteja sinne kerran kuussa kalenteri kädessä "muut päivät olen tehnyt koko ajan tätä, paitsi torstaisin meillä on tunnin tiimipalaveri, sille päivälle täytyy muistaa laittaa vain 6,5 h töitä".

Monesti tekee jonkun kokouksen aikana jotain toista työtä, vähintään vastaa sähköpostiin. Ei voi merkitä kokouksen aiheen projektiin vähempää aikaa kuin se kokous, sehän olisi ihan väärin, mutta ei voi tuplamerkitäkään, että tein samaan aikaan tätä toista. Sama lounaan kanssa, lounastunti on täysin pakko merkitä johonkin väliin, vaikka tosiasiassa olisi tehnyt koko päivän töitä. Sitten on lounas jossain klo 16-16.30, vaikka siihen aikaan ei saa enää lounastaa.

Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä.

Tiivistettynä: tuntikirjanpito on yleensä aina suuntaa antavaa.

"Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä."

Tosta saa meillä varoituksen jos jää kiinni.

Teillä ei sitten tarvitse olla 100 % työajasta merkittynä jollekin toiminnalle.

"Ei laskutettavaa" tai "sisäinen työ" alle jos ei mitään muuta keksi... ei sellasta firmaa ole Suomessa, jossa kaikki päivän tekeminen olisi pakko kirjata joltakin asiakkaalta laskutettavaksi. Muutoin tehokaskin kaveri varastaisi päivittäin 30-40% ajastaan asiakkailta petoksia tekemällä.

Kyllä meillä pitää laittaa kaikki tunnit 100% laskutettavaksi. Ei meille ole edes annettu mitään muita koodeja. Sairasloma, vuosiloma yms on ainoat mitä saa laittaa ei-laskuetettavaksi.

Eli jos teillä on vaikka tiimipäivä tai strategiaan liittyvä päivä, nämäkin laskutetaan asiakkaalta?

Aina ja kaikissa firmoissa ne laskutetaan joka tapauksessa asiakkailta. Vaikka erotettaisiin työtunnit niin projektiin liittymättömät yleiskustannukset on silti leivottu tuntihintaan mukaan. Siellä on pikkujoulut ja toimitilavuokrat siinä missä johdon bonuksetkin jossain kertoimessa mukana, millä hinta lasketaan.

Et sitten vissiin ikinä ole ollut töissä missään, mistä oikeasti asiakkaita laskutetaan.

Arvaa, mitä käy, jos lähetät asiakkaalle laskun, jossa lukee 25 x 6 h, yrityksen pikkujoulut?

Paljastan nyt sinulle: asiakas ei sitä maksa.

Väännetään nyt vähän vielä rautalankaa:

Asiakkaalta laskutetaan ne tunnit, jolloin tehdään asiakkaalle työtä.

Laskutettavan tunnin tuntihinnaksi laitetaan sellainen summa, että sillä saadaan katettua myös niiden tuntien kulut, joita ei asiakkaalta laskuteta.

Oliko tarpeeksi selvä, vai tarvitsetko vielä ratakiskosta väännetyn selityksen?

Et taida olla tarpeeksi selvä ymmärtääksesi lukemaasi. Kirjoitin tuossa että aina ne laskutetaan asiakkailta. Sama se, onko tunnit eroteltu vai ei. Lähtökohtaisesti asiakas maksaa tietyn kokonaishinnan tietystä kokonaistyöstä. Se, miten tämän tilastointi, raportointi ja laskutus hoituu, vaihtelee. Usein hinta on urakkahinta. Asiakasta ei voi vähempää kiinnostaa, montako työtuntia toimittaja on käyttänyt palavereihin tai hallintoon, kunhan saavat haluamansa sovittuun kokonaishintaan. Silloin turha nippelitasoinen työajanseuranta on turhaa muuten kuin firman sisäisen tilastoinnin mielessä korkeintaan. 

Tiedän, että asiakkaissa on aina myös ääliöitä, jotka kyttäävät rivi riviltä tuntiraportteja ja kyseenalaistavat joka ikisen tehtävän mikrotasolla. Heitä varten voi sitten nähdä ylimääräistä vaivaa ja luoda lisää hallintokuluja niin, että poistetaan raporteista suoraan työtehtävään liittymättömät asiat ja nostetaan tuntilaskutushintaa. Yleensä tässä laitetaan vielä varmuuden vuoksi kymmenys hankalan asiakkaan pärstäkerrointa mukaan hintaan, koska tulevaisuudessakin tulee eteen reklamointeja ja joudutaan aina antamaan sieltä täältä jotain alennuksia. Vain asiakas kuvittelee tällä voittaneensa jotakin. Tosiasiassa voitto on hyvin lyhytjänteinen, sillä mikäli homma muuttuu toimittajalle kannattamattomaksi, se myös loppuu nopeasti.

Olen itse ollut projekteissa, joissa asiakas on vaatinut, että tiettyyn tehtävään saa käyttää korkeintaan 20 työtuntia. Suuremmasta määrästä tulee reklamaatio ja joudutaan hyvittämään. Asiakasta ei kiinnosta tietää, että tehtävään saattaa kulua 25 tuntia jossain tapauksessa syistä joihin ei voi vaikuttaa. Asiakkaalle lähetetään silloin 20 tunnin mukaan lasku käytännössä tuntikortit väärentämällä. Ne välttämättömät tehdyt 5 tuntia kirjataan johonkin omakustanteiseen projektiin. Tämä käytäntö kuitenkin tarkoittaa, että kyseisen nimenomaisen asiakkaan tuntilaskutushintaa vaan nostetaan vastaavassa määrin heti tilaisuuden tullen, jotta tämän vuoksi ei ala syntyä tappiota. Kuka tässä kusettaa ja ketä? Asiakas itseään lähinnä. 

Millä alalla olet? ICT:ssä toimittajat ei 80-luvun jälkeen ole olleet sellaisessa asemassa, että voisivat tuosta vaan valita asiakkaansa.

Kilpailu on kovaa ainakin täällä pääkaupunkiseudulla ja asiakkaan sisäänostajat erittäin valveutuneita. Tosta vaan rönttähinalla konsultoinnin myyskentely kaatuu jo tarjousvaiheessa hyvin jäsenneltyihin kilpailijoiden ehdotuksiin... En edes muista koska olisin viimeksi nähnyt keskisuuresta suureen firmaa, joka ei mielellään haluaisi projektista raportointia vähintään viikkotasolla. Granulaarisuudessa voi olla vaihteluita, mutta ei niin paljoa. Mihin perustat raporttisi jos et edes tiedä minkä verran asioihin kuluu aikaa?

Nyt kun olen viime vuodet ollut periaatteessa täällä pöydän toisella puolella niin varmaankin sitten olisin teidän firmalle tällainen ikävä asiakas, jonka kiinnostus tarkkaan kokonaiskuvan hallintaan linkittyy jotenkin ihmeellisesti yritykseen polkea teidän firmanne kannattavuutta...

En tiedä millä alalla tuo jolta kysyit on, mutta minä olen alalla, missä suunnitellaan remontteja. Voidaan valita asiakkaita, tämä vuosi on ollut poikkeus ja on otettu hankaliakin asiakkaita, mutta nelisen vuotta sitten yli puoleen tarjouspyynnöistä vastattiin että emme voi tilauskantamme vuoksi tarjota, osa oli sellaisia ettei oikeasti ehditty, osa oli sellaisia, ettei haluttu. Mutta meillä on tarkat tuntikirjaukset, vaikka on pieni firma ja työntekijöitä vähän ja lopussa käydään hyvin tarkasti vielä läpi, mikä kuuluu kiinteään tarjoukseen, jos sellainen on tehty, ja mikä on lisätyötä, mitä ei ole tarjottu. 

Vierailija kirjoitti:

Et taida olla tarpeeksi selvä ymmärtääksesi lukemaasi. Kirjoitin tuossa että aina ne laskutetaan asiakkailta. Sama se, onko tunnit eroteltu vai ei. Lähtökohtaisesti asiakas maksaa tietyn kokonaishinnan tietystä kokonaistyöstä.

Jommalla kummalla meistä on selvästi ongelmia luetun ymmärtämisessä, ja luulen että se en ole minä.

Mutta mennään sinne ratakiskon puolelle.

Henkilö A sanoo: "Minkä vіtun takia minun pitää kirjata hallinnointiin käyttämäni aika minuutin tarkkuudella, kun sitä ei kuitenkaan voi asiakkaalta laskuttaa"

Sinä sanot: "Kaikki tunnit laskutetaan aina asiakkaalta."

Minä sanon: "Asiakkaan laskulle laitetaan vain ne tunnit, jotka tehdään työtä asiakkaalle".

Sinä vedät tästä herneen nenääsi jostain syystä. No, saahan niitä palkokasveja inhaloida, jos niin haluaa.

Mä en koe tuntikirjausta hankalaksi. Mutta meillä homma toimiikin niin, että kun saan jonkin työtehtävän, joko teen sille itse tai joku muu on jo tehnyt tiketin. Kun aloitan homman esim selvittelen ja vastaan asiakkaalle, kirjaan heti sen jälkeen ko tiketille käyttämäni työajan. Jos joudun esim iltapäivällä vielä tekemään hommaan jotain lisää, muutan vain jo kirjaamaani työaikaa. Tai jos joudun jatkamaan hommaa seuraavana päivänä, kirjaan seuraavana päivänä käyttämäni työajan samalle tiketille. Kun homma on valmis, suljen tiketin. On tietysti myös hommia, jotka kestävät pitkään. Mutta niilläkin on jokaisella oma tikettinsä ja kirjaan niille työajan sitä mukaa, kun olen ko hommaa tehnyt. 

Joskus vuosia sitten työpaikallani oli vielä tilanne, että mua pyydettiin selvittelemäään mitä erilaisimpia asioita ilman, että edes tiesin, mihin asia liittyy. Tai jouduin osallistumaan palavereihin, joille ei ollut mitään tikettiä. Silloin oli pakko vaan laittaa johonkin itselleen muistiin, mitä on tehnyt, kuka pyysi ja kauanko meni aikaa. Ja myöhemmin etsiä, mahtaakohan tälle löytyä mitään tikettiä. Välillä kävi niin, ettei sopivia tikettejä yksinkertaisesti löytynyt. Sitten hommaa järkeistettiin. Kaikki asiakkailta tulevat pyynnöt keskitettiin menemään yhteen ainoaan sähköpostiosoitteeseen, jota vuoroviikoin kukin seurasi. Vuorossa oleva teki siitä tiketin ja lähettäessään asiakkaalta tulleen sähköpostin jollekin kollegalleen, laittoi tiketin numeron sähköpostin otsikkoriville. Ne harvat kerrat, kun asiakas laittaa suoraan jollekin työntekijälle meilin, työntekijä tekee siitä itse tiketin ja asiakkaalle vastatessaan lisää tiketin numeron sähköpostiin. Näin on helppoa, jos vaikka parin viikon päätä asiakas vielä vastasi viestiin ja siitä aiheutuu vielä toimenpiteitä, katsoa vaan meilin otsikosta tiketin numero ja kirjata työaika sille. 

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Et taida olla tarpeeksi selvä ymmärtääksesi lukemaasi. Kirjoitin tuossa että aina ne laskutetaan asiakkailta. Sama se, onko tunnit eroteltu vai ei. Lähtökohtaisesti asiakas maksaa tietyn kokonaishinnan tietystä kokonaistyöstä.

Jommalla kummalla meistä on selvästi ongelmia luetun ymmärtämisessä, ja luulen että se en ole minä.

Mutta mennään sinne ratakiskon puolelle.

Henkilö A sanoo: "Minkä vіtun takia minun pitää kirjata hallinnointiin käyttämäni aika minuutin tarkkuudella, kun sitä ei kuitenkaan voi asiakkaalta laskuttaa"

Sinä sanot: "Kaikki tunnit laskutetaan aina asiakkaalta."

Minä sanon: "Asiakkaan laskulle laitetaan vain ne tunnit, jotka tehdään työtä asiakkaalle".

Sinä vedät tästä herneen nenääsi jostain syystä. No, saahan niitä palkokasveja inhaloida, jos niin haluaa.

Ihan selkeästihän tuossa sanotaan, että vaikka asiakkaalta ei laskuteta ei-laskutettavaa työtä, asiakas maksaa senkin, koska ei-laskutettava työ on leivottu sisään tuntihintoihin. Asiakkaan rahoilla maksetaan Suunnittelutoimistossa ihan kaikki, ei sinne tule mitään muut rahaa. Laskussa ei toki lue myyntijohtaja Penan työsuhdeauto, firman pikkujoulut vaan suunnittelutyö 70 e/h, ja tuo 70 e/h sisältää sekä suunnittelun että osan Penan autosta.

No ei ole arkipäivää. Mies on ollut nykyisellä työnantajalla jo yhdeksän vuotta, mutta vasta viime lokakuussa tuli työajanseuranta. Heillä oli käynyt keväällä joku tarkastaja ja tämä oli käskyttänyt, että pitää olla työajanseuranta. (Laissahan se on, mutta eipä se kovin yleisesti ole työpaikoilla silti käytössä.)

Joku siinä on, että mieluummin tekee töitä kuin tekee merkintöjä, paljonko aikaa on käyttänyt mihinkin hommaan. Vähän sellaista vastenmielistä puuhaa, niin kuin esim. laskujen maksu hänelle on (ja siksi minä hoidan meidän perheen juoksevat raha-asiat). 

Pidin itsekin ensin turhanpäiväisenä niuhotukuksena tuota työajanseurantaa. Mutta sitten kun ensimmäinen kuukausi oli mennyt ohi ja mies näki siitä, että tuli 37,75h ylimääräistä ihan vahingossa ja huomaamatta, niin hyvähän se oli tuo tietää. Heille tuli sitten ohjeet, että saldo saisi kuukauden aikana mennä korkeintaan 20h plussalle ja sen yli se ei saisi mennä. Mutta vielä on ihan kysymysmerkki, miten ihmeessä noita saisi vähemmälle. Välillä oli sellainen työviikko, kun mies on kokenut, että jäi todella vajaaksi, ja silloinkin ne tunnit on olleet kuitenkin 37,25. Eli sisäinen kello työajan suhteen on ihan vinksallaan. 

Hyvä puoli tässä on sekin, että tulee työnantajallekin näkyväksi, että miehitys taitaa olla hieman vajaa ja lisäresursseille olisi tarvetta. Mutta ennen kaikkea miehen pitäisi jo ihan oman terveyden vuoksi opetella pysymään paremmin niissä työajoissa. Että jäisi riittävästi aikaa lepoon ja omasta hyvinvoinnista huolehtimiseen. Vaikka työ onkin ilmeisen mielenkiintoista ja mukaansatempaavaa, kun siihen tulee uppouduttua niin että tunteja tulee liikaa. 

Näillä ei yleensä ole varsinaisia ylitöitä, mutta loppukesästä oli joku viikonloppu, kun saatiin uusi tuote testaukseen ja niitä testejä ajettiin sitten huolella. Kyllä oli huvittavaa nähdä palkkakuitista, että molemmille päiville tuli joku 15,5h ja laskin että sunnuntailta maksettiin yli 4000€, kun siinä oli perustunnit, 100% ylityötunnit, sunnuntailisä ja vielä viikkovapaakorvaus. Kallista puuhaa on viikonloppuylityöt Suomessa.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Tuntikirjanpito on malliesimerkki raportoinnista raportoinnin vuoksi.

Tottahan toki projektitöissä täytyy suunnilleen tietää minkä verran projektiin on mennyt aikaa (=kustannuksia), mutta pahimmillaan ihmiset vaan heittelevät tunteja sinne kerran kuussa kalenteri kädessä "muut päivät olen tehnyt koko ajan tätä, paitsi torstaisin meillä on tunnin tiimipalaveri, sille päivälle täytyy muistaa laittaa vain 6,5 h töitä".

Monesti tekee jonkun kokouksen aikana jotain toista työtä, vähintään vastaa sähköpostiin. Ei voi merkitä kokouksen aiheen projektiin vähempää aikaa kuin se kokous, sehän olisi ihan väärin, mutta ei voi tuplamerkitäkään, että tein samaan aikaan tätä toista. Sama lounaan kanssa, lounastunti on täysin pakko merkitä johonkin väliin, vaikka tosiasiassa olisi tehnyt koko päivän töitä. Sitten on lounas jossain klo 16-16.30, vaikka siihen aikaan ei saa enää lounastaa.

Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä.

Tiivistettynä: tuntikirjanpito on yleensä aina suuntaa antavaa.

"Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä."

Tosta saa meillä varoituksen jos jää kiinni.

Teillä ei sitten tarvitse olla 100 % työajasta merkittynä jollekin toiminnalle.

"Ei laskutettavaa" tai "sisäinen työ" alle jos ei mitään muuta keksi... ei sellasta firmaa ole Suomessa, jossa kaikki päivän tekeminen olisi pakko kirjata joltakin asiakkaalta laskutettavaksi. Muutoin tehokaskin kaveri varastaisi päivittäin 30-40% ajastaan asiakkailta petoksia tekemällä.

Kyllä meillä pitää laittaa kaikki tunnit 100% laskutettavaksi. Ei meille ole edes annettu mitään muita koodeja. Sairasloma, vuosiloma yms on ainoat mitä saa laittaa ei-laskuetettavaksi.

Eli jos teillä on vaikka tiimipäivä tai strategiaan liittyvä päivä, nämäkin laskutetaan asiakkaalta?

Tämä asiakas on halunnut varata minut 100% vain heidän käytettäväkseen ja heidän strategia yms päiviin en osallistu. Mutta kyllä, joskus kun halusivat minut mukaan puolen päivän virkistysreissulle, niin itse halusivat että sekin heiltä laskutetaan. Toki joka kerta heiltä heiltä kysytään miten vastaavat tunnit laskutetaan. Normaalisti projektityötä on kyllä 100% tarjolla. Jos on jokin täysin heihin liittymätön aika kun en ole heidän käytössään (vaikka koulutus, kehityskeskustelu, työterveyskäynnit yms) niin näitä ei toki laskuteta.  

Vierailija kirjoitti:

Minun suurin ongelma noissa kirjauksissa on "keksiä" mille projektille teen kirjaukset. Teen usealle eri projektille töitä, siis jos niitä on. Välillä tai jopa melko usein on sellaisia päiviä, että tuottavaa työtä ei ole tai ei ainakaan 7,5 h päivässä. Saatan surffailla netissä puoli päivää. Silti kirjaukset pitää tehdä ihan kuin olisi tehnyt tuottavaa työtä eli joku maksaa minun nettisuffailuista myös. Mielestäni tuntikirjaukset on pelkkää teennäistä kikkailua. Työtä teen kuitenkin valtion firmassa eli kirjauskohteesta riippumatta veronmaksajat maksavat minunkin palkkani. 

Vai tekeekö joku muka oikeasti laskutettavaa työtä 7,5 h päivässä?

Ja tiedätkö, että kun "joku maksaa minun nettisuffailuista myös", niin se on sinun työkaverisi? Kaikki tietävät sinunlaisesi tyypit työpaikalla, jotka alisuorittavat. "Jonkun muun" kun pitää niiltäkin tunneilta, jotka sinä lusmuilet, tuoda rahoitusta taloon, tuottaa asiakkaille tulosta ja hyödyttää omaa organisaatiota. Pitää talo pystyssä.

Kaikki teidät tietävät työpaikalla. Laskette muiden työmoraalia ja toisaalta edesautatte muiden loppuun palamista. He kun "kantavat" teidänkin lusmuilun omalla hyvällä työllään.

Odota vain seuraavaa YT-kierrosta. Niitäkin kun myös valtion firmoissa nykyään harrastetaan ja hyvä niin.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Tuntikirjanpito on malliesimerkki raportoinnista raportoinnin vuoksi.

Tottahan toki projektitöissä täytyy suunnilleen tietää minkä verran projektiin on mennyt aikaa (=kustannuksia), mutta pahimmillaan ihmiset vaan heittelevät tunteja sinne kerran kuussa kalenteri kädessä "muut päivät olen tehnyt koko ajan tätä, paitsi torstaisin meillä on tunnin tiimipalaveri, sille päivälle täytyy muistaa laittaa vain 6,5 h töitä".

Monesti tekee jonkun kokouksen aikana jotain toista työtä, vähintään vastaa sähköpostiin. Ei voi merkitä kokouksen aiheen projektiin vähempää aikaa kuin se kokous, sehän olisi ihan väärin, mutta ei voi tuplamerkitäkään, että tein samaan aikaan tätä toista. Sama lounaan kanssa, lounastunti on täysin pakko merkitä johonkin väliin, vaikka tosiasiassa olisi tehnyt koko päivän töitä. Sitten on lounas jossain klo 16-16.30, vaikka siihen aikaan ei saa enää lounastaa.

Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä.

Tiivistettynä: tuntikirjanpito on yleensä aina suuntaa antavaa.

"Myös työkaverin kanssa tai somessa jutteleminen pitää merkitä jonkun asiakkaan laskutukseen, koska ei työpäivässä voi olla mitään luovia taukoja siellä välissä."

Tosta saa meillä varoituksen jos jää kiinni.

Teillä ei sitten tarvitse olla 100 % työajasta merkittynä jollekin toiminnalle.

"Ei laskutettavaa" tai "sisäinen työ" alle jos ei mitään muuta keksi... ei sellasta firmaa ole Suomessa, jossa kaikki päivän tekeminen olisi pakko kirjata joltakin asiakkaalta laskutettavaksi. Muutoin tehokaskin kaveri varastaisi päivittäin 30-40% ajastaan asiakkailta petoksia tekemällä.

Kyllä meillä pitää laittaa kaikki tunnit 100% laskutettavaksi. Ei meille ole edes annettu mitään muita koodeja. Sairasloma, vuosiloma yms on ainoat mitä saa laittaa ei-laskuetettavaksi.

Eli jos teillä on vaikka tiimipäivä tai strategiaan liittyvä päivä, nämäkin laskutetaan asiakkaalta?

Tämä asiakas on halunnut varata minut 100% vain heidän käytettäväkseen ja heidän strategia yms päiviin en osallistu. Mutta kyllä, joskus kun halusivat minut mukaan puolen päivän virkistysreissulle, niin itse halusivat että sekin heiltä laskutetaan. Toki joka kerta heiltä heiltä kysytään miten vastaavat tunnit laskutetaan. Normaalisti projektityötä on kyllä 100% tarjolla. Jos on jokin täysin heihin liittymätön aika kun en ole heidän käytössään (vaikka koulutus, kehityskeskustelu, työterveyskäynnit yms) niin näitä ei toki laskuteta.  

Näissä tapauksissa se työkin saatetaan tehdä asiakkaan tiloissa. Puolisoni tekee yhdelle ainoalle asiakkaalle, on tehnyt jo neljä vuotta, mutta asiakas on jätti. Välillä omalla työpaikalla, välillä siellä missä asiakas on. Minun ei tarkemmin tarvitse tietää, mutta kysyin joskus että kirjataanko heillä tunnit, niin sanoi, että tottakai, koska asiakas haluaa tietää minkä verran mikäkin vaihe kestää, mutta ei aina tarvitse puolen tunnin tarkkuudella olla. 

Vierailija kirjoitti:

Meillä kirjausjärjestelmä on todella kömpelö. Tuntikoodien hakeminen vaikeaa, koodit on luokkaa 20002918.304.3040 ja niitä on tuhansia! Ja suosikkeja ei voi tietenkään tallentaa. Ohjelmassa on lisäksi alle vartin aikakatkaisu, eli jos homma jää kesken vaikka puhelimeen vastaamiseen johdosta ja unohdat tallentaa välissä niin kaikki tiedot katoavat kuin pieru saharaan.

Aiemmin kun työtehtäväni olivat sisällöltään suppeammat ja tuntikoodeja oli vain 3-5kpl per päivä, niin kirjaus oli todella helppoa.

Nykyisin saatan kuitenkin hoitaa vaikka 20 eri tuntikoodinalaista asiaa ja osaa samanaikaisesti, niin kirjausten määrittäminen vaikeaa. Saatan esimerkiksi vastata puheluun kesken sähköpostin tai joltain tulee kiireellinen teams-viesti. Lopulta olen kirjoittanut sitä samaa sähköpostia yli tunnin saamatta sitä valmiiksi ja tehnyt samalla kaikkea muuta juoksevaa. Ja kestikö se puhelu Penan kanssa nyt 10min vai 20min? Ja kun puheluita voi tulla tusinan verran päivässä jne.

Ymmärrän, että merkitsevät tunnit tulee merkitä, mutta silloin jonkun tulee myös hyödyntää kirjattua tuntidataa. Meillä kirjataan tunteja ja ne ei kiinnosta ketään, niin tosi nihkeää.

Eikö nuo puheluajat sentään pysty katsomaan kännykästä? Ainakin se näkyy heti puhelun päätyttyä, en tiedä näkyykö koko päivän ajan. Ehkä on parempi laittaa nuo ylös vaikka johonkin paperilapulle heti puhelun jälkeen, jos jälkeenpäinmuistelu on vaikeaa ja aikaavievää. Lappuun päivämäärä ja sen jälkeen Pena 10min, Kari 25min jne. Päivämäärä siltä varalta, että edellisten päivien laput jäävät ajelehtimaan. 

Tämä, millä tarkkuudella noita puheluitakin kirjataan, on asia, johon vaikuttaa luonne ja voi olla nepsysyitäkin. Jollain voi olla tyyli, että pistää kaikki puhelut 15min ja ajattelee, että eiköhän se keskimäärin ole ihan balanssissa. Joku toinen ei vaan pysty tällaiseen ja hänelle on tärkeää selvittää, oliko se nyt 10 min vai 20 min. Tällainen henkilö kokee tekevänsä epärehellisesti ja väärin, jos ruiskaisee siihen 15min ja asia jää painamaan häntä, jos hän ei selvitä sitä.

Tämä on asia, mikä työnantajan pitäisi tiedostaa ja antaa siitä vaikka yleinen ohje, että merkatkaa kaikki lyhyehköt puhelut 15min sen enempi miettimättä. Joillakin ihmisillä se tarve noudattaa sääntöjä menee järjen edelle ja puhelun pituuden selvittelyyn tuhraantuu aikaa. Siksi pitäisi olla työnantajan ohje, jota tällainen henkilö voi sitten hyvällä omallatunnolla noudattaa. Hän voi olla vaikka joku Asperger, joka on koodaushommassa todella pätevä, mutta sitten tuntien kirjauspuolella jää jumittamaan tällaisiin asioihin, kun tulkitsee niitä ohjeita kirjallisemmin kuin muut eikä koe, että voisi omalla päätöksellä vetää vähän linjoja suoriksi. 

Vierailija kirjoitti:

Suunnittelutoimistossa työskentelevänä voin sanoa, että jos tekee päivässä tai viikossa viidelle asiakkaalle hommia, harvoin tulee tehtyä ihan tarkalleen täyttä tuntia tai puolta tuntia, joten jos johonkin hommaan on mennyt 20 minuuttia ja siitä laskutetaan 30min, aika kätevästi kuittautuu se tunyikirjaukseen mennyt aika samalla.

Ei pidä ajatella liian monimutkaisesti. Sama homma jos viikossa asiakkaan kanssa on muutama viiden minuutin sähköpostikeskustelu, kirjaan perjantaille puolituntia kys. projektille.

Hyvä jos sulla toimii noin, että kirjoitat sähköpostin vauhdilla. Mun mies on sellainen, joka hieroo ja hinkkaa niitä sähköposteja, vaikka kyse olisi ihan lyhyestä asiasta. Hieroo lauserakenteita ja sanavalintoja ja miettii, miten tämän nyt muotoilisi fiksusti ja filmaattisesti. Hän on ihan huippuälykäs ja kovapalkkainen mies, mutta ei hän vain pysty sellaiseen, että vain nopeasti kirjoittaisi vastauksen johonkin työkaverin kysymykseen. Sisäiset laatuvaatimukset tuotetulle tekstille on kovat. 

Ja jos ne sähköpostit hoitaa nopeasti, esim. 5 min per posti, niin kirjaatteko te tosiaan niihin exceleihinne joka kerta, että nyt meni 5 min sinne ja tänne? Yhtä paljon kestää aikaa kirjauksissa kuin hommien tekemiseen.

TuntiKORTTIA wat? Missä 80-luvulla te elätte? Nykypäivän insinööritoimistoissa, joissa on paljon nuorta propellipäätä, tunnit mätetään johonkin resurssienseurantasoftaan, esim valueframe. Aloituksesta tuli fiilis, että jossain kynällä täyteltäisiin jotain kortteja? Varmaan on olemassa vielä mestoja, joissa sähköpostitkin tulostetaan. Itse olen ollut nykyisissä hommissa 3 vuotta enkä ole tulostimeen koskenut kertaakaan. 

Vierailija kirjoitti:

TuntiKORTTIA wat? Missä 80-luvulla te elätte? Nykypäivän insinööritoimistoissa, joissa on paljon nuorta propellipäätä, tunnit mätetään johonkin resurssienseurantasoftaan, esim valueframe. Aloituksesta tuli fiilis, että jossain kynällä täyteltäisiin jotain kortteja? Varmaan on olemassa vielä mestoja, joissa sähköpostitkin tulostetaan. Itse olen ollut nykyisissä hommissa 3 vuotta enkä ole tulostimeen koskenut kertaakaan. 

Meepä tekemään raksalle johonkin halliin tekemään remppaa, niin että katsot suunnitelman kännykännäytöllä, kun käsissäkn pitää olla hanskat. 

Jotkut sanonnat on vain vakiintuneet. Vaikka käytetään ohjelmaa, puhutaan kortista. Älylaitteitakin sanotaan vielä puhelimiksi, vaikka niillä nykyään tehdään enemmän kaikkea muuta kuin soitetaan. 

Mä itse asiassa tykkäisin täytellä ihan kynällä korttiin. T: insinööri