Lue keskustelun säännöt.
Yksi ärsyttävimmistä asioista sähköposteja kirjoittaessa: vastaanottaja vastaa liittämällä jonkun kolmannen henkilön mukaan viestiketjuun.
25.05.2018 |
Esim. kirjoitan vaikka sähköpostia Antille, mutta hän vastaa siihen niin, että alkuperäinen viestini näkyy vastauksen perässä ja mukaan liitetään kolmas henkilö Mikko. En ollut tarkoittanut tätä viestiä Mikolle lainkaan, vaan nimenomaan vain Antille. Voi olla jopa niin, että lähetin viestin ainoastaan Antille, koska en halunnut asiaa puitavan ollenkaan Mikon kanssa.
Aargh. Eikö sähköposti ole henkilökohtainen, eikä niitä jaella ympäriinsä muille?
Kommentit (34)
Vierailija kirjoitti:
Esim. kirjoitan vaikka sähköpostia Antille, mutta hän vastaa siihen niin, että alkuperäinen viestini näkyy vastauksen perässä ja mukaan liitetään kolmas henkilö Mikko. En ollut tarkoittanut tätä viestiä Mikolle lainkaan, vaan nimenomaan vain Antille. Voi olla jopa niin, että lähetin viestin ainoastaan Antille, koska en halunnut asiaa puitavan ollenkaan Mikon kanssa.
Aargh. Eikö sähköposti ole henkilökohtainen, eikä niitä jaella ympäriinsä muille?
Kyllä. Ja voi kyllä myös työmailissa.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Kyllä!
"Hei, otin eilen yhteyttä asiakaspalveluunne, mutta en saanut kunnolla vastausta kysymykseeni ja toivoisin, että te esimiehenä voisitte vastata mieltäni askarruttavaan kysymykseen."
Ja esimies vastaa kysymykseeni riittävästi, mutta liittää samalla sen asiakaspalveluhenkilön vastaukseen ja se asiakaspalvelija sitten vastaa minulle, että olisit eilen kysynyt tarkemmin..
No mikset sitten kysynyt tarkemmin asiakaspalvelijalta, miksi heti valittamassa pomolle? Pomo ei välttämättä edes tiedä asioista yhtä hyvin.
No koska asiakaspalvelija oli sellainen kesälissu, joka ei tiennyt mistään mitään. Kysymykseni koski henkilökohtaista asiaani, jota en halunnut alkaa enempää avata sellaisen henkilön kanssa, josta ymmärsin jo puolesta lauseesta, ettei hän ymmärrä asiaani ollenkaan.
Siis tyyliin olen vakavasti sairas ja se pitää ottaa huomioon tietyllä tavalla, kun menen tiettyyn paikkaan. Tuo kesälissu ei tiennyt koko sairaudesta mitään, eikä osannut auttaa yhtään sinne päinkään, joten päätin ottaa yhteyttä suoraan esimieheen (joka tietää jo virkansa puolesta näistä sairauksista). En siis ole sairas, mutta tämä esimerkkinä. Oli sellainen asia, jota tavallisen asiakaspalvelijan ei edes tarvitsisi tietää.
ap
Sairaus pitäisi ottaa huomioon, mutta asiakaspalvelija ei tästä saisi tietää? Miten olisi siis mitenkään mahdollista, että se sairaus otettaisiin huomioon, jos tätä ei asiakaspalvelijalle kerrota?
No tämä oli huono esimerkki. Kyseessä ei ole sairaus. En nyt osannut parempaa esimerkkiä keksiä, kun en halua alkuperäistä asiaani tässä edes anonyymisti puida.
No olkoon nyt mikä tahansa. Jos tarvitset erityistä palvelua jonkin seikan vuoksi, tottakai se seikka pitää olla sen palvelijan tiedossa.
Mulla on ihan periaate että kaikki työmailit on sellaisia, joiden takana voin seistä. Eli asiallisesti hoidettuja työasioita jotka voi tarpeen mukaan jakaa eteenpäin kenelle vain.
Juoruilut voi tehdä kahvihuoneessa, jos on tarvetta.
jos kyseessä on kaveri ja hänelle on jotain kahdenkeskistä asiaa, niin sano asia kasvokkain. tuolloin toinen ei voi levitellä tietoa kolmansille osapuolille.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Kyllä!
"Hei, otin eilen yhteyttä asiakaspalveluunne, mutta en saanut kunnolla vastausta kysymykseeni ja toivoisin, että te esimiehenä voisitte vastata mieltäni askarruttavaan kysymykseen."
Ja esimies vastaa kysymykseeni riittävästi, mutta liittää samalla sen asiakaspalveluhenkilön vastaukseen ja se asiakaspalvelija sitten vastaa minulle, että olisit eilen kysynyt tarkemmin..
No mikset sitten kysynyt tarkemmin asiakaspalvelijalta, miksi heti valittamassa pomolle? Pomo ei välttämättä edes tiedä asioista yhtä hyvin.
No koska asiakaspalvelija oli sellainen kesälissu, joka ei tiennyt mistään mitään. Kysymykseni koski henkilökohtaista asiaani, jota en halunnut alkaa enempää avata sellaisen henkilön kanssa, josta ymmärsin jo puolesta lauseesta, ettei hän ymmärrä asiaani ollenkaan.
Siis tyyliin olen vakavasti sairas ja se pitää ottaa huomioon tietyllä tavalla, kun menen tiettyyn paikkaan. Tuo kesälissu ei tiennyt koko sairaudesta mitään, eikä osannut auttaa yhtään sinne päinkään, joten päätin ottaa yhteyttä suoraan esimieheen (joka tietää jo virkansa puolesta näistä sairauksista). En siis ole sairas, mutta tämä esimerkkinä. Oli sellainen asia, jota tavallisen asiakaspalvelijan ei edes tarvitsisi tietää.
ap
Sairaus pitäisi ottaa huomioon, mutta asiakaspalvelija ei tästä saisi tietää? Miten olisi siis mitenkään mahdollista, että se sairaus otettaisiin huomioon, jos tätä ei asiakaspalvelijalle kerrota?
No tämä oli huono esimerkki. Kyseessä ei ole sairaus. En nyt osannut parempaa esimerkkiä keksiä, kun en halua alkuperäistä asiaani tässä edes anonyymisti puida.
No olkoon nyt mikä tahansa. Jos tarvitset erityistä palvelua jonkin seikan vuoksi, tottakai se seikka pitää olla sen palvelijan tiedossa.
Miksi? Eikö riitä, että pyydän palvelun tavalla X ihan omista syistäni? -eri
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Mä opin aika nopeasti urani alussa, että sähköpostiviestiin, vaikka se menisi luottotyökaverille, ei vuodateta yksityisasioita tai negatiivisia asioita pomosta, työyhteisöstä ym. . Positiivinen sävy tai edes neutraaliin pyrkiminen on parasta. Koskaan et oikeasti tiedä mihin viestisi päätyvät, ja kuka muu niitä voi lukea tarkoittamasi henkilön lisäksi. Meilisi on voinut jäädä koneelle auki kun työkaverisi poistuu hetkeksi paikalta ja joku utelias liisa sen ohimennen lukee, tai vastaanottaja voi printata sen ja unohtaa kopiokoneeseen tai työpöydälleen missä kuka tahansa sen näkee. Tai sitten kuten täälläkin on kuvailtu, työkaveri jatkottaa meilisi eteenpäin huolimattomuuttaan tai koska ei tajua siinä olevaa viestiä herkäksi asiaksi.
Jos on ihan pakko meilissä avautua jostain, se pitää tehdä monitulkintaisesti ei suoraan. Jos joku jättää tekemättä hommiaan, sanotaan esim. että hänellä on varmaan taas niin kiireinen, että hän ei ole ehtinyt, eikä että se on yksi lusmu laiskuri.
Vierailija kirjoitti:
Jep. Jos kirjoitan omille työkavereille mailin:
"Tapasin yhteistyökumppanin edustajat tänään ja olivat vieläkin ihan kiinnostuneen oloisia asista X. Jäi ihan positiivinen tunnelma. Asiassa Y taas ei ole tapahtunut edistystä eikä oikein väliaikatietojakaan vaikka yritin hienovaraisesti selvitellä. Pitää jossain vaiheessa miettiä, kuinka kauan vielä odotetaan vai aletaanko mieluummin toteuttaa Y:tä toisen kumppanin kanssa. Voitaisiin palaveerata uudestaan ensi kuun loppupuolella ja sitä ennen miettiä tätä keskenään."
Jos tähän kokee tarvetta vastata "mulle ei sovi 29.6." niin olisi aika kiva että siihen vastaukseen ei liittäisi näitä yhteistyökumppaneita myös.
Tässä erittäin hyvä esimerkki. Pahimmillaan tuollaisten viestien jakamisesta voi seurata paljonkin vahinkoa. Kaikkia viestejä vain ei ole tarkoitettu kaikille! Myöskään esim. esimiesten välisiä viestejä EI välttämättä ole tarkoitettu työntekijöille jaettavaksi, tai yksittäisen työntekijän henkilöstöasioita jne.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Kyllä!
"Hei, otin eilen yhteyttä asiakaspalveluunne, mutta en saanut kunnolla vastausta kysymykseeni ja toivoisin, että te esimiehenä voisitte vastata mieltäni askarruttavaan kysymykseen."
Ja esimies vastaa kysymykseeni riittävästi, mutta liittää samalla sen asiakaspalveluhenkilön vastaukseen ja se asiakaspalvelija sitten vastaa minulle, että olisit eilen kysynyt tarkemmin..
No mikset sitten kysynyt tarkemmin asiakaspalvelijalta, miksi heti valittamassa pomolle? Pomo ei välttämättä edes tiedä asioista yhtä hyvin.
No koska asiakaspalvelija oli sellainen kesälissu, joka ei tiennyt mistään mitään. Kysymykseni koski henkilökohtaista asiaani, jota en halunnut alkaa enempää avata sellaisen henkilön kanssa, josta ymmärsin jo puolesta lauseesta, ettei hän ymmärrä asiaani ollenkaan.
Siis tyyliin olen vakavasti sairas ja se pitää ottaa huomioon tietyllä tavalla, kun menen tiettyyn paikkaan. Tuo kesälissu ei tiennyt koko sairaudesta mitään, eikä osannut auttaa yhtään sinne päinkään, joten päätin ottaa yhteyttä suoraan esimieheen (joka tietää jo virkansa puolesta näistä sairauksista). En siis ole sairas, mutta tämä esimerkkinä. Oli sellainen asia, jota tavallisen asiakaspalvelijan ei edes tarvitsisi tietää.
ap
Sairaus pitäisi ottaa huomioon, mutta asiakaspalvelija ei tästä saisi tietää? Miten olisi siis mitenkään mahdollista, että se sairaus otettaisiin huomioon, jos tätä ei asiakaspalvelijalle kerrota?
No tämä oli huono esimerkki. Kyseessä ei ole sairaus. En nyt osannut parempaa esimerkkiä keksiä, kun en halua alkuperäistä asiaani tässä edes anonyymisti puida.
No olkoon nyt mikä tahansa. Jos tarvitset erityistä palvelua jonkin seikan vuoksi, tottakai se seikka pitää olla sen palvelijan tiedossa.
Miksi? Eikö riitä, että pyydän palvelun tavalla X ihan omista syistäni? -eri
Riittää. Mutta minä käsitin, että et pyytänyt palvelua tavalla x, vaan ihan sillä tavallisella tavalla. Tässä on vähän ristiriitaista, että esimiehen kuuluu tietää näistä seikoista virkansa puolesta, mutta asiakaspalvelijalla ei ollut mitään keinoa palvella siten, että nämä seikat olisi voitu huomioida. Tuossahan on sitten vain kyse huonosta perehdytyksestä tai sitten sitä palvelua ei ole ollut mahdollistakaan antaa tavalla x.
Vierailija kirjoitti:
Esim. kirjoitan vaikka sähköpostia Antille, mutta hän vastaa siihen niin, että alkuperäinen viestini näkyy vastauksen perässä ja mukaan liitetään kolmas henkilö Mikko. En ollut tarkoittanut tätä viestiä Mikolle lainkaan, vaan nimenomaan vain Antille. Voi olla jopa niin, että lähetin viestin ainoastaan Antille, koska en halunnut asiaa puitavan ollenkaan Mikon kanssa.
Aargh. Eikö sähköposti ole henkilökohtainen, eikä niitä jaella ympäriinsä muille?
Meillä tuo on normaali käytäntö. Esimerkiksi asiakas X pyytää sähköpostitse vaikkapa tarjousta jostain tuotteesta niin forwardoin sen eteenpäin myyntipäällikölle. Pidän itseni CC:nä jotta tiedän saiko asiakas haluamansa.
Toisinaan taas asiakas kysyy jotain asiaa ja vastaan siihen, mutta olen lähdössä seuraavana päivänä lomalle tai liikematkalle, joten otan siihen mukaan CC:ksi työkaverin joka osaa hoitaa asiaa poissaollessani.
Mutta vastaavasti joskus muita pois jos koen ettei asia ole työkavereille enää relevantti. En halua kuormittaa muiden sähköpostia turhan takia.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sähköpostissa pitäisi olla sellainen toiminto, että lähettäjä voisi estää eteenpäin jakamisen. (Vai onko sellainen jo?) Ihan älytöntä että jopa firman sisäisiä asioita vuodetaan sähköpostin kautta.
"Hyvä muistisääntö on mielestäni, että jos lähettäjä olisi halunnut jakaa viestinsä koko tiimille, hän olisi voinut lähettää sen itse koko tiimille, tai kirjoittaa että saa jakaa eteenpäin."
Fiksu vastaanottaja ymmärtää tämän.
Käsittämätöntä, mikäli joku toimii toisin, ellei ole selkeästä reklamaatiosta tai vastaavasta virallisesta asiasta kyse. Yksityisviestin lähettäminen kaikille oman viestiporukkaan kuuluvalle on todella, todella paha moka. Eikä varmaan sellaisen (joukkopostauksen )kohteeksi joutunut toista kertaa liiemmin viestittele tämäntyyppiselle henkilölle jos on vähänkään järkevä.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Itse asiassahan kirjesalaisuus koskee myös sähköpostiviestiä. Ei siis saisi välittää viestiä eteenpäin kolmannelle osapuolelle. Mutta koska niin harva sitä tietää, kannattaa työmeileissä pitäytyä hyvinkin niukassa ja neutraalissa tyylissä.
Vierailija kirjoitti:
Tämän takia mieluummin hoidan soittamalla asiat mitä haluan kysyä vastaanottajalta kahden kesken, jotkut ei käytä mitään järkeä viestien jakamisessa. Hyvä muistisääntö on mielestäni, että jos lähettäjä olisi halunnut jakaa viestinsä koko tiimille, hän olisi voinut lähettää sen itse koko tiimille, tai kirjoittaa että saa jakaa eteenpäin.
Minä taas en vastaa lainkaan näihin meileihin, jotka oikeastaan pitäisi jakaa kaikille tai jos asiaa on jo hoitanut joku toinen (joka mainitaan). Yleensä niiden kirjoittaja vain kokeilee, mistä saisi lisää huomiota, mutta ihan asiallista asiaa ei saisi kysyä sen todelliselta asiantuntijalta.
No tämä oli huono esimerkki. Kyseessä ei ole sairaus. En nyt osannut parempaa esimerkkiä keksiä, kun en halua alkuperäistä asiaani tässä edes anonyymisti puida.