Edunvalvojille vinkki vuositilin tekemiseen

Tämä on siis tarkoitettu meille tavallisille pulliaisille, jotka toimimme jonkun omaisen edunvalvojana. Ammattiedunvalvojilla on varmasti paljon paremmat systeemit.
Edunvalvojanhan pitää maaliskuun loppuun mennessä palauttaa vuositili, jossa pitää eritellä se, kuinka paljon päämies on saanut yhteensä erityyppisiä tuloja ja miten paljon rahaa on mennyt eri asioihin (esim. asuminen, lääkkeet, sairaanhoito, pankkimaksut, taksit jne.) Olen aikaisemmin poiminut aina nämä tiedot käsin tiliotteelta ja laskenut ne yhteen. Aikaa on mennyt vuoden tiliotteiden kanssa pari tuntia. Kaikista ikävintä on ollut virheen etsiminen, kun on huomannut, että omaisuuden muutos vuoden aikana ei täsmääkään tulojen ja menojen erotuksen kanssa.
Viime yönä keksin, että voin tehdä asian selvästi helpommin käyttämällä hyväksi nettipankista saatavaa Excelillä avautuvaa tilitapahtumaluetteloa. Toimin seuraavasti:
1. Hain tiedoston, joka sisältää koko vuoden 2016 tilitiedot (Nordean verkkopankissa kohdasta Tilit->Tilitapahtumat ja tilin tiedot->Tapahtumaluettelo ja sieltä ajanjaksoksi vuosi 2016. Myös muiden pankkien järjestelmissä on tietääkseni vastaava toiminto.)
2. Avasin tiedoston Excelillä (tähän käy yhtä hyvin jokin ilmaiseksi saatava taulukkolaskentaohjelma)
3. Järjestein rivit suuruusjärjestykseen sen sarakkeen mukaan, jossa oli tapahtuman summa (Excelissä Tiedot -> Lajittele). Näin sain erotettu menot ja tulot toisistaan.
4. Järjestin menot ja tulot erikseen maksun saajan / maksajan sisältämän sarakkeen mukaan.
5. Koska päämieheni saa Kelalta monenlaisia erilaisia tuloja, jotka pitää vuositilissä erottaa toisistaan (esim. eläke ja asumistuki), järjestin vielä Kelalta tulleet maksut sarakkeen J mukaan, jossa oli erilainen tunnus sen mukaan, millaisesta maksusta oli kysymys.
6. Nyt eri tulo- ja menolajit olivat jo suunnilleen aina peräkkäisillä riveillä. Siirsin vielä pari riviä toiseen paikkaan.
7. Lisäsin pari tyhjää riviä aina siihen kohtaan, missä meno/tulolaji vaihtui. Sen jälkeen lisäsin ryhmän perään rahasummien alle summa-funktion (Excelissä Lisää->Funktio->SUM) niin, että summasin aina yhteen samaan ryhmään kuuluvat menot / tulot.

Koko hommaan meni alle puoli tuntia. Nyt minulla on valmiina samat tiedot, joitten hakemiseen olen aikaisemmin käyttänyt pari tuntia.
En toki kuvittele olevani ensimmäinen, joka tämän on keksinyt. Halusin kuitenkin jakaa tämän vinkin, koska huomasin itse selviäväni paljon helpommalla näin. Jos maksun saaja / maksaja ei riitä ryhmittelemään eri lajin menoja ja tuloja tarpeeksi hyvin, voi ottaa käyttöön yhden lisäsarakkeen, johon merkitsee itse jonkin tunnuksen. Sitten voi järjestää rivit tämän tunnuksen mukaan.