Miten te toimitte töissä, jos koko ajan tulee uusia tehtäviä ja vanhoja kertyy jonoon

Kestin tuota tilannetta n. 20 vuotta, huh huh, aikas aika! Ahdistus syveni vuosi vuodelta, lopulta tuntui, että olen niin työallerginen, etten enää kestä... ja burnoutin kautta työelämästä ulos. Hankin itselleni potkut. Nyt ansiosidonnaisella. Mitä tapahtuu sen loputtua, en vielä tiedä. Mutta juuri nyt mikään ei saa minua palaamaan töihin, ei edes millekään toiselle alalle. Ei vain nuppi kestä.

Kerro asiasta esimiehelle: palkankorotus tai työtehtävien määrä normaalitasolle.

Mä yleensä menen pomon puheille ja pyydän osastolta apuvoimia tiettyihin tehtäviin. Näin on siis sovittu että saan tehdä, koska mulle on kerätty 5 ihmisen työt yhteen tehtävään.

Eli sitten kun olen pahasti jäljessä niin käyn pyytämässä että henkilö x tulee hoitamaan tehtävän y jahka ehtii.

Joskus käy tuuri ja joku toimeton lähetetään mulle loppupäiväksi avuksi että saa koko päivän palkan. Näillä sitten puran sitä ruuhkaa.

Keskustelu esihenkilön kanssa. Keskeytykset pois tai minimiin. Sähköpostien luku vain kerran päivässä, kaikki hälytykset pois kaikista laitteista. Kuulosuojaimet päähän. Älä  häiritse -kyltti pöydälle. Keskity hommiin mitkä kuuluu sulle, ja vain niihin.

Ja tiedän että tähän tulee vastaukseksi "mutta kun on pakko sitätätäjatota", mutta olen varma että jos oikeasti käyt läpi toimintatapojasi yhdessä johdon kanssa, sieltä löytyy tapoja käyttää työaikasi tehokkaammin.

Yksi työ kerrallaan

Jaat työt kolmeen osaan. Niihin, jotka pitää tehdä heti, niihin, jotka voivat odottaa jonkin aikaa ja niihin, jotka voivat odottaa pitkään.

Tuo on nykypäivää. Teet jo valmiiksi 120% työmäärä ja joka puolen vuoden välein tulee organisaatiouudistus ja uutta työtä ja uusia vastuita työnnetään vanhan päälle - mitään ei tietenkään oteta pois. Laskin taannoin että teen 3 ihmisen työt nykyään verrattuna 8 vuoden takaiseen.

Pitää opetella ja hyväksyä se ajatus että työ ei lopu tekemällä, siis koskaan. Sitten vaan priorisoit ja jätät kylmästi jotain tekemättä. Jos pelottaa tehdä se valinta itse, pyydä esimiestä tekemään se. Eli listaat että tässä on 100 tehtävää joista 20 pystyn tekemään, valitse sinä mitä tehdään ja mikä jätetään tekemättä.

Priorisointi on osa ammattitaitoa. Ajattele vähän niin että kaikkea ei ole edes mahdollista tai tarkoitettu tehtäväksi, ja sun pitää vaan poimia tärkeimmät mitä tehdään.

Työn jakaminen ja työn tehostaminen. Eli keskustelu esimiehen kanssa. Oletko sinä juuri oikea henkilö antamaan apua ja vastaamaan kysymyksiin, jos entisestäänkin on liikaa töitä? Esimies voi määrätä sinulle ohjeisiinlukemiseen aikaa tai antaa perehdytystä. Ovatko kaikki työtehtäväsi oikein priorisoituja, eli kiireellisiä ja tärkeitä. Vai meneekö aikasi kiireellisten, mutta ei niin tärkeiden asioiden hitamiseen?

Vierailija kirjoitti:

Keskustelu esihenkilön kanssa. Keskeytykset pois tai minimiin. Sähköpostien luku vain kerran päivässä, kaikki hälytykset pois kaikista laitteista. Kuulosuojaimet päähän. Älä  häiritse -kyltti pöydälle. Keskity hommiin mitkä kuuluu sulle, ja vain niihin.

Ja tiedän että tähän tulee vastaukseksi "mutta kun on pakko sitätätäjatota", mutta olen varma että jos oikeasti käyt läpi toimintatapojasi yhdessä johdon kanssa, sieltä löytyy tapoja käyttää työaikasi tehokkaammin.

Pitää yrittää... Viimeksi kun ignoorasin sähköpostia vain pari tuntia, eräs kollega lähetteli useampia v**tuuntuneen sävyisiä viestejä koska tietenkin juuri hänen asiansa oli kaikkein tärkein ja hänen oli pakko saada tieto juuri heti. Jotkut myös tuntuvan ajattelevan, että jos näyn ''vapaana'' minulla ei ole juuri silloin mitään tehtävää, joten he alkavat pommittamaan viesteillä.

-ap

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Keskustelu esihenkilön kanssa. Keskeytykset pois tai minimiin. Sähköpostien luku vain kerran päivässä, kaikki hälytykset pois kaikista laitteista. Kuulosuojaimet päähän. Älä  häiritse -kyltti pöydälle. Keskity hommiin mitkä kuuluu sulle, ja vain niihin.

Ja tiedän että tähän tulee vastaukseksi "mutta kun on pakko sitätätäjatota", mutta olen varma että jos oikeasti käyt läpi toimintatapojasi yhdessä johdon kanssa, sieltä löytyy tapoja käyttää työaikasi tehokkaammin.

Pitää yrittää... Viimeksi kun ignoorasin sähköpostia vain pari tuntia, eräs kollega lähetteli useampia v**tuuntuneen sävyisiä viestejä koska tietenkin juuri hänen asiansa oli kaikkein tärkein ja hänen oli pakko saada tieto juuri heti. Jotkut myös tuntuvan ajattelevan, että jos näyn ''vapaana'' minulla ei ole juuri silloin mitään tehtävää, joten he alkavat pommittamaan viesteillä.

-ap

Sen takia mulla on Skype yms aina "kokouksessa" tai kiireinen. Siinähän lähettelevät niitä viestejä. Palaan niihin kun on aikaa. Kaikki on jo pikkuhiljaa oppineet, että teen työt niin nopeasti kuin pystyn ja että pommittaminen ei nopeuta, päinvastoin.

3

Vierailija kirjoitti:

Jaat työt kolmeen osaan. Niihin, jotka pitää tehdä heti, niihin, jotka voivat odottaa jonkin aikaa ja niihin, jotka voivat odottaa pitkään.

Ongelma on se että kiireiset työt ja muiden apua tarvitsevien auttaminen vievät sen työajan ja niille tehtäville jotka ovat b- ja c-luokassa, ei tunnu koskaan löytyvän rauhallista aikaa saada ne hoidetuksi, joten ne vain roikkuvat taka-alalla ja kuormittavat mieltä kun tehtäväjono vain kasvaa. Tehtävät eivät ole sellaisia jotka voi vain jättää kokonaan hoitamatta vaan ne pitäisi joskus saada valmiiksi.

-ap

Oon tehnyt useamman vuoden ylitöitä. Sitten alkoi riittämään, avauduin joka väliin, jossa jotain tehtävää yritettiin nakittaa mulle, vai muuten alkoi vaikutamaan siltä että minä joudun tekemään enemmän töitä, ilmoitan selvästi että "en hoida tätä asiaa, koska muut jo luvatut asiat jäävät hoitamatta, enkä tee enää ylitöitä". Paskan ja hankalan ihmisen maineenhan tästä sitten on saanut ja toki koen syyllisyyttä siitä, että kollegat kiltteinä ihmisinä sitten tekevät enemmän. Ilman tätä syyllisyyttä ja mainetta tilanne on nyt ok, tehtävieni määrä on kohtuullinen ja suoriudun niistä.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Jaat työt kolmeen osaan. Niihin, jotka pitää tehdä heti, niihin, jotka voivat odottaa jonkin aikaa ja niihin, jotka voivat odottaa pitkään.

Ongelma on se että kiireiset työt ja muiden apua tarvitsevien auttaminen vievät sen työajan ja niille tehtäville jotka ovat b- ja c-luokassa, ei tunnu koskaan löytyvän rauhallista aikaa saada ne hoidetuksi, joten ne vain roikkuvat taka-alalla ja kuormittavat mieltä kun tehtäväjono vain kasvaa. Tehtävät eivät ole sellaisia jotka voi vain jättää kokonaan hoitamatta vaan ne pitäisi joskus saada valmiiksi.

-ap

Ja mikä on esihenkilösi ratkaisu tähän pulmaan?

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Jaat työt kolmeen osaan. Niihin, jotka pitää tehdä heti, niihin, jotka voivat odottaa jonkin aikaa ja niihin, jotka voivat odottaa pitkään.

Ongelma on se että kiireiset työt ja muiden apua tarvitsevien auttaminen vievät sen työajan ja niille tehtäville jotka ovat b- ja c-luokassa, ei tunnu koskaan löytyvän rauhallista aikaa saada ne hoidetuksi, joten ne vain roikkuvat taka-alalla ja kuormittavat mieltä kun tehtäväjono vain kasvaa. Tehtävät eivät ole sellaisia jotka voi vain jättää kokonaan hoitamatta vaan ne pitäisi joskus saada valmiiksi.

-ap

Mulla on auttanut tähän pari etätyöpäivää viikossa, jos vaan mahdollista. Silloin ei roiku kukaan ovella kyselemässä turhanpäiväisiä, vaan joutuu selviämään ihan itse, ja mä saan kakkosluokan hommia hoidettua.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Jaat työt kolmeen osaan. Niihin, jotka pitää tehdä heti, niihin, jotka voivat odottaa jonkin aikaa ja niihin, jotka voivat odottaa pitkään.

Ongelma on se että kiireiset työt ja muiden apua tarvitsevien auttaminen vievät sen työajan ja niille tehtäville jotka ovat b- ja c-luokassa, ei tunnu koskaan löytyvän rauhallista aikaa saada ne hoidetuksi, joten ne vain roikkuvat taka-alalla ja kuormittavat mieltä kun tehtäväjono vain kasvaa. Tehtävät eivät ole sellaisia jotka voi vain jättää kokonaan hoitamatta vaan ne pitäisi joskus saada valmiiksi.

-ap

Mulla on auttanut tähän pari etätyöpäivää viikossa, jos vaan mahdollista. Silloin ei roiku kukaan ovella kyselemässä turhanpäiväisiä, vaan joutuu selviämään ihan itse, ja mä saan kakkosluokan hommia hoidettua.

Tämän huomasi korona-aikana kun oli koko ajan etätöissä. Mulla ei kertaakaan päässyt työt kerääntymään kun kukaan ei koko ajan häirinnyt.

Teen ihan rauhassa tehtävät annetussa järjestyksessä. Jos en ehdi kaikkea tehdä, ei ole minun ongelma. Työnantajalla on valta palkata lisää työntekijöitä, ja myöskin valta olla palkkaamatta.

Vierailija kirjoitti:

Mä yleensä menen pomon puheille ja pyydän osastolta apuvoimia tiettyihin tehtäviin. Näin on siis sovittu että saan tehdä, koska mulle on kerätty 5 ihmisen työt yhteen tehtävään.

Eli sitten kun olen pahasti jäljessä niin käyn pyytämässä että henkilö x tulee hoitamaan tehtävän y jahka ehtii.

Joskus käy tuuri ja joku toimeton lähetetään mulle loppupäiväksi avuksi että saa koko päivän palkan. Näillä sitten puran sitä ruuhkaa.

Miksei sulle vaan palkata apua, jos kerran on tiedossa että sulla on töitä liikaa?

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Jaat työt kolmeen osaan. Niihin, jotka pitää tehdä heti, niihin, jotka voivat odottaa jonkin aikaa ja niihin, jotka voivat odottaa pitkään.

Ongelma on se että kiireiset työt ja muiden apua tarvitsevien auttaminen vievät sen työajan ja niille tehtäville jotka ovat b- ja c-luokassa, ei tunnu koskaan löytyvän rauhallista aikaa saada ne hoidetuksi, joten ne vain roikkuvat taka-alalla ja kuormittavat mieltä kun tehtäväjono vain kasvaa. Tehtävät eivät ole sellaisia jotka voi vain jättää kokonaan hoitamatta vaan ne pitäisi joskus saada valmiiksi.

-ap

Ja mikä on esihenkilösi ratkaisu tähän pulmaan?

Olen esimiehen kanssa keskustellut ja hän tietää tilanteen, ollaan puhuttu priorisoinneista mutta ei se auta kun ne tehtävät on kuitenkin joskus hoidettava. Joitain töitä esimies on onneksi saanut viime kuukausina blokattua niin, että ne eivät landanneet pöydälleni.

-ap

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Keskustelu esihenkilön kanssa. Keskeytykset pois tai minimiin. Sähköpostien luku vain kerran päivässä, kaikki hälytykset pois kaikista laitteista. Kuulosuojaimet päähän. Älä  häiritse -kyltti pöydälle. Keskity hommiin mitkä kuuluu sulle, ja vain niihin.

Ja tiedän että tähän tulee vastaukseksi "mutta kun on pakko sitätätäjatota", mutta olen varma että jos oikeasti käyt läpi toimintatapojasi yhdessä johdon kanssa, sieltä löytyy tapoja käyttää työaikasi tehokkaammin.

Pitää yrittää... Viimeksi kun ignoorasin sähköpostia vain pari tuntia, eräs kollega lähetteli useampia v**tuuntuneen sävyisiä viestejä koska tietenkin juuri hänen asiansa oli kaikkein tärkein ja hänen oli pakko saada tieto juuri heti. Jotkut myös tuntuvan ajattelevan, että jos näyn ''vapaana'' minulla ei ole juuri silloin mitään tehtävää, joten he alkavat pommittamaan viesteillä.

-ap

Salaisuus onkin laittaa kalenteriin varattu-merkintä, jotta saa olla rauhassa silloin, kun tekee keskittymistä vaativaa työtä.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Keskustelu esihenkilön kanssa. Keskeytykset pois tai minimiin. Sähköpostien luku vain kerran päivässä, kaikki hälytykset pois kaikista laitteista. Kuulosuojaimet päähän. Älä  häiritse -kyltti pöydälle. Keskity hommiin mitkä kuuluu sulle, ja vain niihin.

Ja tiedän että tähän tulee vastaukseksi "mutta kun on pakko sitätätäjatota", mutta olen varma että jos oikeasti käyt läpi toimintatapojasi yhdessä johdon kanssa, sieltä löytyy tapoja käyttää työaikasi tehokkaammin.

Pitää yrittää... Viimeksi kun ignoorasin sähköpostia vain pari tuntia, eräs kollega lähetteli useampia v**tuuntuneen sävyisiä viestejä koska tietenkin juuri hänen asiansa oli kaikkein tärkein ja hänen oli pakko saada tieto juuri heti. Jotkut myös tuntuvan ajattelevan, että jos näyn ''vapaana'' minulla ei ole juuri silloin mitään tehtävää, joten he alkavat pommittamaan viesteillä.

-ap

Niin kauan kuin annat kolleegasi määrittää, milloin sinut voi keskeyttää, tilanteesi jatkuu. Miksi annat hänen tehdä niin?

Merkitse kalenteriisi aika myös omalle työllesi, ja laita itsesi varattu- tai ei saa häiritä -tilaan.