Miksi työelämässä törmää niin usein siihen, että jos sähköpostissa on kolmea asiaa, niin niistä vastataan korkeintaan yhteen?

Olisikin vain 3! Mulla saattaa olla 50 viestiä aamulla odottamassa koska muu maailma toimii meidän ”virastoajan” jälkeenkin. Ehkä 5 sellaista mitkä voi siivota pois heti mutta muut yleensä vaatii toimenpiteitä.

Yritän vastata viesteihin heti esim: Hei olen saanut viestisi ja palaan siihen mahdollisimman pian

Lisäksi siivoan esimieheni meilin samalla tavalla ja merkitsen hänelle kiireelliset

Yhteen sähköpostiin laitetaan vain yksi asia, ihan viestinnän perussääntö.

Vierailija kirjoitti:

Yhteen sähköpostiin laitetaan vain yksi asia, ihan viestinnän perussääntö.

Mutta se yksi asia voi pakostakin sisältää monta asiaa. Työskentelen laskutuksessa ja  minulle tulee laskutettavaksi lasku, jossa ei ole työnumeroa ja tuotteet ovat jotenkin epäselviä. Ei ole ajankäytön kannalta järkevää tehdä samasta asiasta kahta sähköpostia.

Tietysti ei samassa sähköpostissa kannata kysellä yhden laskun työnumeroa ja toisen laskun tuotetietoja, vaan näistä tekisin eri sähköpostit.

On tosiaan aika tyypillistä. Ei auta mikään muu kuin lakata nolostelemasta ja kysyä niin monta kertaa että kaikkiin asioihin tulee selvä vastaus, tai selvä syy miksi vastausta ei ole tulossa.

Olen huomannut, että ihan helposti käy näin, jos kiireessä lukee lähettäjän viestin ja heti vastaa siihen. Sitten jälkeenpäin vasta huomaa, että ahaa, siellä oli vielä toinenkin kysymys.

Nykyään teen itse sähköposteja lähettäessä siten, että oikein alleviivaan kirjoittaessa, että minulla olisi useampi (ei mitään maratonkyselyä kuitenkaan, max. kolme) kysymys ja sitten listaan ne selkeästi. Ajattelen tässä siis viestin vastaanottajaa, jolle on helpompi näin kartoittaa siitä viestistä ne asiat.

Ja jos jossain on sääntö, että yksi kysymys per viesti, niin on se hankalampaa, jos joku pommittaa esim. kolme viestiä tietoisesti peräjälkeen eikä kysy samassa, vaikka olisi ollut mahdollista.

Nimenomaan, tai sitten jos kysyy yhtä yksinkertaista asiaa, johon on kaksi vastausvaihtoehtoa, kyllä tai ei, vaihtoehto A tai vaihtoehto B, niin ei vastata koko kysymykseen mitään, vaan ihan jotain muuta mitä ei oltu kysytty.

Esimerkiksi kerran kun lähetin esimiehelleni erään yksinkertaisen lomakkeen täytettäväksi, niin hän ei sitä täyttänyt vaan lähetti ihan toisen asiakirjan minulle. Sitten oli kiusallista minulle palata siihen asiaan ja pyytää uudelleen tämän lomakkeen täyttämistä,ihan kuin puhuisi ekaluokkalaiselle. Kyse oli kuitenkin henkilöstä, joka työskenteli esimiehenä, joten voisi kuvitella, että siinä hommassa pitäisi olla edes normaalitason ÄO.

Jaa'a, samaa varmasti miettii aika moni. Hieman saattaa auttaa, jos heti viestin alkuun laittaa, että minulla on kolme kysymystä, joihin tarvitsen vastauksen, että asia etenee, ja sitten selkeästi numeroi ne kysymykset ja esittää ne tarpeeksi lyhyinä ja ytimekkäinä ilman turhaan jaarittelua. Esim. 1) Kuka on vastuussa sopimuspaperin laatimisesta? 2) Mihin osoitteeseen ja mille kustannuspaikalle laskut tulee lähettää? ja 3) Kuka on ensisijaisesti vastuussa asiakkaan kysymyksiin vastaamisesta projektin aikana?

Mutta tämäkään ei aina toimi.

Syiksi epäilisin ensinnäkin sitä, että ihmisille tulee niin paljon sähköpostia, että yksittäiseen ei ehdi syventyä. Ne lukaistaan pintapuolisesti ja vastataan, mihin muistetaan ja ehditään, ettei unohdu kokonaan vastaamattomaksi. Ja toisekseen sitä, että ihmiset vastaavat siihen, mihin vastauksen helposti ja mistään kaivelematta tietävät, koska heillä on kiire tai he eivät vain viitsi paneutua asiaan, ja toivovat, että toinen itse kaivaisi jostain muualta vastaukset muihin kysymyksiin. Tai he eivät vain kehtaa tunnustaa, että eivät tiedä, eivätkä viitsi myöskään kysyä keltään.

Kuten joku jo sanoikin, ei tuohon auta, kuin kysyä uudestaan niin kauan, että saa vastauksen. Aikaahan siinä tuhlaantuu, mutta eipä sille sitten muutakaan voi, jos ei asia muuten etene.

Jos kysymykset on upotettu tekstin sekaan, on ihan inhimillistä että ne ohitetaan epähuomiossa.

Kannattaa listata vastattavat/epäselvät kohdat allekkain ja mielellään erilleen muusta tekstistä tyhjällä rivillä tai parilla.

Lähetin hiljattain yrityksen asiakaspalveluun viestin, jossa minulla oli kolme kysymystä tuotteesta. Asiakaspalvelija vastasi yhteen kysymyksistä ja sitten kaikkeen muuhun, mitä en kysynyt. Laitoin uuden viestin, jossa kysyin uudestaan vastaamatta jääneet kysymykset: asiakaspalvelija vastasi toiseen niistä. Sen jälkeen olin että pitäkää v*ttu tuotteenne...

Vierailija kirjoitti:

Yhteen sähköpostiin laitetaan vain yksi asia, ihan viestinnän perussääntö.

Turha tätä on alapeukuttaa. Kokeilkaa: toimii.

Ihmiset ovat usein niin kiireessä, ettei ns. normaalin aivotoiminnan varaan voi laskea.

T. Eri

Oma moka, jos kysyy kolmea eri asiaa samassa viestissä. Silloin vastauksia voi tulla 1-3:een asiaan 1-3:lla eri sähköpostilla. 

Mä en taas voi sietää noita kolmea pistettä, joita ap viljelee.

"Tätä tapahtuu todella usein..." eli ei tapahdukaan usein??

Vierailija kirjoitti:

Mä en taas voi sietää noita kolmea pistettä, joita ap viljelee.

"Tätä tapahtuu todella usein..." eli ei tapahdukaan usein??

Lumihiutaleita, onko heitä?

Vierailija kirjoitti:

Oma moka, jos kysyy kolmea eri asiaa samassa viestissä. Silloin vastauksia voi tulla 1-3:een asiaan 1-3:lla eri sähköpostilla. 

Jos viittaat minuun (nro 9), niin minulla oli kolme kysymystä samasta asiasta. Ei kai kukaan nyt lähetä johonkin yrityksen asiakaspalveluun kolmea eri viestiä, jos kyse yhdestä ja samasta tuotteesta.

Vierailija kirjoitti:

Olisikin vain 3! Mulla saattaa olla 50 viestiä aamulla odottamassa koska muu maailma toimii meidän ”virastoajan” jälkeenkin. Ehkä 5 sellaista mitkä voi siivota pois heti mutta muut yleensä vaatii toimenpiteitä.

Yritän vastata viesteihin heti esim: Hei olen saanut viestisi ja palaan siihen mahdollisimman pian

Lisäksi siivoan esimieheni meilin samalla tavalla ja merkitsen hänelle kiireelliset

Öh, tää nyt on eri asia kuin tuo, mistä AP kirjoitti.

Ja olen huomannut saman, että jos samassa viestissä on useampi kysymys, vain yhteen vastataan. Olenkin ottanut tavaksi kirjoittaa jokaisen kysymyksen erikseen, bulletoituna, jolloin näkyy selkeästi, mihin kaikkeen odotan vastausta. Joskus ei kyllä tämäkään auta.

Itselle tulee se reilut 100 sähköpostia päivässä, joten aika vähän niihin pystyy panostamaan. Onneksi jokaiseen ei tarvitse ihmeemmin vastailla, koska niitähän tippuu 4,5 minuutin välein ja töitäkin pitäisi tehdä.

Omasta mielestä ihan normaalia kysellä lisää jos joku asia jää epäselväksi tai epähuomiossa jää vastaamatta. Päivän päätteeksi onkin sitten yleensä läjä vahingossa kesken jääneitä drafteja mitkä luulet jo lähettäneesi. Nämä menee suoraan send ja kone kiinni.

Ainut ehkä mikä näissä välillä mättää on kiitos viestit ja niitähän riittää, ei ole laskettu mukaan tuohon 100 viestiin.

Syitähän on monia.

-Joko vastaaja ei tiedä asiaa

- ei kuulu hänen arvioitavaksi

- ei halua vastata tai asia ei ole valmis eli sitä ei voi kommentoida

-sähköpostin saajan mielestä sinun pitäisi tietää asia kyselemättä tai

-selvität asian itsekin pienellä viitseliäisyydellä

-ei huomaa kiireessä kuin ensimmäisen tms. kysymyksen

-jne.

 Tai jos lähetit miespuoliselle henkilölle niin kai tiedät että useampi kysymys tai vaihtoehto vain hämmentää poloista. Miehet (yleistys) ei kykene käsittelemään useampaa vaihtoehtoa. KISS eli keep it simple, stupid on hyvä muistaa miesten kanssa ;D 

Vierailija kirjoitti:

Yhteen sähköpostiin laitetaan vain yksi asia, ihan viestinnän perussääntö.

Yksi asia voi tarkoittaa, että joutuu kysymään monta kysymystä. Ainakin omassa työssäni joudun useinkin kysymään monta kysymystä. Teen firmassa raportteja, ja usein saan pyynnön toimittaa "raportin asiakkaasta x". Silloin on pakko kysyä esim. mitä tietoja tyyppi raportille haluaa, miltä aikaväliltä data pitää hakea, miten hän haluaa datan rajattavan ja missä tiedostoformaatissa hän sen raportin haluaa itselleen. Nämä jos kirjoittaisi erillisiin sähköposteihin, saisi koko päivän vain kirjoitella sähköposteja.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Yhteen sähköpostiin laitetaan vain yksi asia, ihan viestinnän perussääntö.

Mutta se yksi asia voi pakostakin sisältää monta asiaa. Työskentelen laskutuksessa ja  minulle tulee laskutettavaksi lasku, jossa ei ole työnumeroa ja tuotteet ovat jotenkin epäselviä. Ei ole ajankäytön kannalta järkevää tehdä samasta asiasta kahta sähköpostia.

Tietysti ei samassa sähköpostissa kannata kysellä yhden laskun työnumeroa ja toisen laskun tuotetietoja, vaan näistä tekisin eri sähköpostit.

Sekä on sitten ajankäytön kannalta järkevää, että joudut samaa viestiä moneen kertaan kysymään, kun et saa vastausta?

Kokeile ihan kolmea viestiä seuraavan kerran: selkeät otsikot ja joka viestiin vain yksi kysymys, ei muuta. Taatusti aikaa kokonaisuudessaan säästyy..

Liian suuri työmäärä ja satoja sähköposteja vastattavana. Siinä on pakko priorisoida ja vastata vain tärkeimpään, muuten lukuisat muut tehtävät jää hoitamatta.

Itsellä tällä hetkellä 800 lukematonta viestiä, jos yksityiskohtaisesti vastaisin kaikkiin, ei jäisi yhtään aikaa itse käytännön tehtäviin enkä saisi mitään aikaiseksi. Siksi vastaan vain tärkeimpiin. Jos asia on oikeasti tärkeä, kyllä siitä muistutetaan.