Lue keskustelun säännöt.
Alue: Aihe vapaa
Miksi työelämässä törmää niin usein siihen, että jos sähköpostissa on kolmea asiaa, niin niistä vastataan korkeintaan yhteen?
21.01.2020 |
Ikään kuin niitä kahta muuta ei olisi ikinä ollut olemassakaan!
Tätä tapahtuu todella usein... ja on niin noloa ruveta "nyhtämään", että no mites tämä ja tämä...
Kommentit (37)
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Yhteen sähköpostiin laitetaan vain yksi asia, ihan viestinnän perussääntö.
Mutta se yksi asia voi pakostakin sisältää monta asiaa. Työskentelen laskutuksessa ja minulle tulee laskutettavaksi lasku, jossa ei ole työnumeroa ja tuotteet ovat jotenkin epäselviä. Ei ole ajankäytön kannalta järkevää tehdä samasta asiasta kahta sähköpostia.
Tietysti ei samassa sähköpostissa kannata kysellä yhden laskun työnumeroa ja toisen laskun tuotetietoja, vaan näistä tekisin eri sähköpostit.
Sekä on sitten ajankäytön kannalta järkevää, että joudut samaa viestiä moneen kertaan kysymään, kun et saa vastausta?
Kokeile ihan kolmea viestiä seuraavan kerran: selkeät otsikot ja joka viestiin vain yksi kysymys, ei muuta. Taatusti aikaa kokonaisuudessaan säästyy..
Keneltä säästyy aikaa?
Kirjoitat sähköpostiin ensimmäisen kysymyksen ja lähetät. Odotat vastausta, ja sen saatuasi vastaat toisella kysymyksellä. Odotat taas vastausta ja vastaat lopuksi kolmannella kysymyksellä. Sitten vasta kolmannen vastauksen saatuasi alat töihin.
Tai vaihtoehtoisesti kirjotat sähköpostiin ensimmäisen kysymyksen ja lähetät. Kirjoitat sähköpostiin toisen kysymyksen ja lähetät. Sittne kirjoitat vielä kolmannen kysymyksen ja lähetät. Ja sen jälkeen alat odotella, hoksaako vastaanottaja vastata jokaiseen lähettämääsi sähköpostiin erikseen.
Eikö olisi vain helpointa, kun kirjaisi nämä kaikki kolme kysymystä yhteen sähköpostiin, johon sitten vastattaisiin vastaamalla jokaiseen kolmeen kysymykseen yhdellä sähköpostilla?
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Katoitteko taannoin putkiremontti-ohjelmaa, jossa seurattiin erään taloyhtiön putkiremonttia? Suurin osa asukkaista vanhuksia. Jos jaettavassa tiedotteessa oli enemmän kuin 1 asia, loput meni ohi. Mummot luki vain ekan ja remppafirma tuskaili, kun valitettiin asioista, mitä oli kyllä kerrottu.
Vierailija kirjoitti:
Hassua, että jonkun mielestä ei ole järkevää laittaa kolmea eri viestiä, mutta samalla tuskaillaan, että pitää moneen kertaan kysyä.. koittakaa nyt uskoa, että monesti eniten aikaa säästyy, kun ne kysymykset jakaa eri viesteihin. Toki tilanteet ovat erilaisia, mutta esim. tuollainen laskun osoite, työnumero jne. Toki jos saat suoraan vastauksen kolmeen kysymykseen, niin älä silloin muuta strategiaa.
Hassua, että niin monen mielestä on ok olla lukematta saamaansa sähköpostia kunnolla ja olla vastaamatta kaikkiin siinä oleviin kysymyksiin. Kyllä sillä vastaajallakin on oma vastuunsa siitä, että asia hoituu.
Ja vielä sellainen pointti, että sähköposti ei ole pikaviestin siinä missä vaikka Whatsapp tai Skype, missä on järkevintä kysyä jokainen kysymys erikseen. Sähköposti sallii pidemmän ja jäsennellymmän tekstin (ei esseemittaista kutienkaan), jolloin yhdessä sähköpostissa voi käsitellä asiaa laajemmin ja pyytää vastauksia useampaan kysymykseen samasta aiheesta.
Kyllä te voitte pimppi- ja pippeliragettaa asiasta miten paljon haluatte, ei se muuta sitä, mikä on tehokkain tapa viestiä. Yksi kysymys yhteen viestiin.
Jos haluaa laittaa useamman, kannattaa mainita se heti viestin alussa tai jopa otsikossa ja numeroida kysymykset.
En minä sano, että olisi hienoa tai korkean moraalin tai ammattitaidon osoitus jättää vastaamatta osaan kysymyksistä, sanon vain, mikä toimii.
Asiakaspalvelijalta odottaisin kyllä parempaa vastausvalmiutta.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Oma moka, jos kysyy kolmea eri asiaa samassa viestissä. Silloin vastauksia voi tulla 1-3:een asiaan 1-3:lla eri sähköpostilla.
Jos viittaat minuun (nro 9), niin minulla oli kolme kysymystä samasta asiasta. Ei kai kukaan nyt lähetä johonkin yrityksen asiakaspalveluun kolmea eri viestiä, jos kyse yhdestä ja samasta tuotteesta.
Useampi kysymys samasta asiasta on toki eri asia kuin monta eri asiaa samassa viestissä.
Sähköpostissa voi ja on helppo jaaritella pitkällisesti ja sekavasti, jolloin vastaanottaja ei ehkä ihan tajua koko pointtia tai ei jaksa jäsennellä löytääkseen kysymykset, joihin halutaan vastaus (ja erotellakseen ne retorisista ja pohdiskelevista). Sähköpostissa on parasta heti alussa ilmaista asian ydin yhdellä lauseella tiiviisti ja suoraan erikseen ilmoittaa, että aiheesta on kysymyksiä, joihin haluaa vastauksen. Sitten vielä listaa numeroituna tai ranskalaisin viivoin jokaisen kysymyksen selkeästi allekkain irti mahdollisesta muusta selittelystä tai tekstimassasta. Tuohon on helppo vastata ja sen melkein jokainen tajuaa kiireemmässäkin.
Ja todellakin vain yksi asia per viesti.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Mulle tulee viikossa 500-1000 sähköpostia. Itse lähetän viikon aikana noin 100 sähköpostia.
En tykkää yhtään sähköposteistsa, joissa on vain yksi kysymys. Sitä varten on whatsapp, mese, teams ja kaikki muut pikaviestipalvelimet.
Sähköposti on pidempiin kysymyksiin.
Vierailija kirjoitti:
Liian suuri työmäärä ja satoja sähköposteja vastattavana. Siinä on pakko priorisoida ja vastata vain tärkeimpään, muuten lukuisat muut tehtävät jää hoitamatta.
Itsellä tällä hetkellä 800 lukematonta viestiä, jos yksityiskohtaisesti vastaisin kaikkiin, ei jäisi yhtään aikaa itse käytännön tehtäviin enkä saisi mitään aikaiseksi. Siksi vastaan vain tärkeimpiin. Jos asia on oikeasti tärkeä, kyllä siitä muistutetaan.
Jos sulla on oikeasti 800 lukematonta viestiä, niin kyllä ne tärkeät muistutuksetkin hukkuu sinne sekaan.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Liian suuri työmäärä ja satoja sähköposteja vastattavana. Siinä on pakko priorisoida ja vastata vain tärkeimpään, muuten lukuisat muut tehtävät jää hoitamatta.
Itsellä tällä hetkellä 800 lukematonta viestiä, jos yksityiskohtaisesti vastaisin kaikkiin, ei jäisi yhtään aikaa itse käytännön tehtäviin enkä saisi mitään aikaiseksi. Siksi vastaan vain tärkeimpiin. Jos asia on oikeasti tärkeä, kyllä siitä muistutetaan.
Ootpa melko guru, kun lukematta tiedät, mikä on tärkeä ja mikä ei.
Tähän törmää itsekin todella usein ja on kyllä aika raivostuttavaa. Itse olen ottanut tavaksi vajaan vastauksen saatuani lähettää täsmälleen saman viestin uusiksi. Toisella kertaa vaan lihavoin siitä kaikki kysymykset ja ehkä jopa numeroin ne. Tätä viestiä lähetän sitten niin kauan että saan vastaukset kaikkiin kysymyksiin. Jotkut hermostuu ja alkaa veetuilla, jotkut tajuaa jatkossa lukea huolella koko postin ja alkavat vastailla kattavammin.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Liian suuri työmäärä ja satoja sähköposteja vastattavana. Siinä on pakko priorisoida ja vastata vain tärkeimpään, muuten lukuisat muut tehtävät jää hoitamatta.
Itsellä tällä hetkellä 800 lukematonta viestiä, jos yksityiskohtaisesti vastaisin kaikkiin, ei jäisi yhtään aikaa itse käytännön tehtäviin enkä saisi mitään aikaiseksi. Siksi vastaan vain tärkeimpiin. Jos asia on oikeasti tärkeä, kyllä siitä muistutetaan.
Jos sulla on oikeasti 800 lukematonta viestiä, niin kyllä ne tärkeät muistutuksetkin hukkuu sinne sekaan.
Tämän takia sähköposti on viestintävälineenä rikki.
Heikosti jäsennelty alkuperäinen sähköposti, kiire ja multitaskaus ovat varmaan yleisimmät syyt.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Syitähän on monia.
-Joko vastaaja ei tiedä asiaa
- ei kuulu hänen arvioitavaksi
- ei halua vastata tai asia ei ole valmis eli sitä ei voi kommentoida
-sähköpostin saajan mielestä sinun pitäisi tietää asia kyselemättä tai
-selvität asian itsekin pienellä viitseliäisyydellä
-ei huomaa kiireessä kuin ensimmäisen tms. kysymyksen
-jne.
Tai jos lähetit miespuoliselle henkilölle niin kai tiedät että useampi kysymys tai vaihtoehto vain hämmentää poloista. Miehet (yleistys) ei kykene käsittelemään useampaa vaihtoehtoa. KISS eli keep it simple, stupid on hyvä muistaa miesten kanssa ;D
Tää KISS on niiin totta; kiitos, otan heti aktiiviseen sanavarastooni! Olkoonkin vähän rasistinen... Mutta koska työskentelen isossa teollisuudessa, jossa 99% sähköpostieni saajista on miehiä, olen huomannut 10v aikana tämän ; viestin PITÄÄ OLLA äärimmäisen LYHYT ja SELKEÄ, mielellään luettelomainen ja joskus jopa töykeä. Miesten kommunikointi on töykeää. Mutta siitä ei ota nokkiinsa muut kuin naiset... Joten, naiset: mallia miehistä tässäkin!
Ehkä työntekijän kannattaisi lukea sähköpostit ajatuksen kanssa. Vaikka siinä menisi enemmän aikaa, niin pitemmän päälle kaikkien aikaa säästyy kun ihmisten ei tarvitse kysellä samaa asiaa moneen kertaan tai jäädä kokonaan ilman tarvitsemaansa vastausta siksi ettei kehtaa enää kysyä.
Itse olen laittanut kaupungin työntekijöille sähköpostia ehkä vuodesta 2018 asti jokaista vuodenaikaa kohti, pyytänyt kahta muuta työntekijää puhelimitse laittamaan viestiä eteenpäin ja ottanut vielä yhteyttä Facebookissa.
Tekisi mieli laittaa kuva jostain kuolinvuodepotilaasta ja kysyä voisitteko viimeisillä voimilla vastata yhteen viestiin vai joko pääsit lepoon?
Alue: Aihe vapaa
Hassua, että jonkun mielestä ei ole järkevää laittaa kolmea eri viestiä, mutta samalla tuskaillaan, että pitää moneen kertaan kysyä.. koittakaa nyt uskoa, että monesti eniten aikaa säästyy, kun ne kysymykset jakaa eri viesteihin. Toki tilanteet ovat erilaisia, mutta esim. tuollainen laskun osoite, työnumero jne. Toki jos saat suoraan vastauksen kolmeen kysymykseen, niin älä silloin muuta strategiaa.