Projektikoordinaattori / -päällikkö, hankepäällikkö tms. kerro työpäivästäsi

Joskus kieltämättä ihmetyttää, miten esim.johonkin jonkin alueen matkailuyritysten kartoittamiseen (n.20 yritystä) ja matkailutuotteiden kehittämiseen tarvitaan joku kahden vuoden hanke, ja mitään tulosta ei hankkeen jälkeen kuitenkaan näy, vain muutama ehdotus matkailutuotteiksi.. Anteeksi, ei ole tarkoitus lytätä hankkeita, mutta siis kiinnostaa, kun en tiedä, mitä niissä käytännössä tehdään. Sen tiedän, että kirjoitetaan raportteja ja osallistutaan hanketta käsitteleviin seminaareihin, mutta mitä muuta. Kuten ap kysyi, mitä työpäivään käytännössä kuuluu?

koska koordinoin useita, lyhyitä projekteja enkä yhtä pitkää. Työsuhteeni on myös vakituinen.



Työnantajani myy asiakasyrityksille tiettyjä palveluja, joten kun sopimus saadaan, myyntipuolelta joku lähettää minulle tiedon asiasta ja minä luon projektille aikataulun ja nimitän eri vaiheille tekijät (alihankkijat tai talon sisältä) siten, että homma luistaa sujuvasti.

Myynnin jälkeen minä toimin yleensä ainoana yhteyshenkilönä asiakasyritykseen ja olen vastuussa projektin laadusta ja asiakkaan toiveiden täyttymisestä sekä mahdollisten ongelmien korjaamisesta. Tyypilliset työprojektit ovat pituudeltaan vain muutamia päiviä, ja näitä on samanaikaisesti menossa parisenkymmentä. En tosiaankaan ehdi turhia huilailla. :)

Mun hankesalkkuun kuuluu noin 20 erilaista projektia, joita vetää projektipäälliköt. Osa omia, osa alihankkijoita. Liikevaihto on noin 5 meuroa vuodessa. Neuvottelen asiakkaiden kanssa sopimukset, hinnat jne. samoin alihankkijoiden. Myyn hankkeita asiakkaille, vastaan reklamaatioihim.



Noi tittelit on sellaisia, että ne tarkoittaa eri aloilla eri asioita. Meillä hankepäällikkö vastaa liiketoiminnasta, projari siitä yksittäisestä projektista.

hankkeita 2 kpl. Iso osa ajasta menee erilaisten raporttien laatimiseen joku hankerahoittajalle tai omalle organisaatiolle. Ne ovat tietyn kaavan mukaisia, tietysti molemmat erilaisia, joten kuukaudessa ei riitä 1 lomake vaan aina vähintään 2.



Kerään tietoja eri rekistereistä, koostan niitä, vertaan projektisuunnitelmiin. Järjestän erilaisia tilaisuuksia (hankkeissani koulutetaan eli hankin kouluttajia jne., siheerit varaavat tilat ja tarjoilut ja huolehtivat osallistujalistat jne.). Käyn erilaisissa tilaisuuksissa kertomassa projekteista eli tavallaan myyn niitä. Elämä on aika aikataulutettua eli päivät on täytetty kuukautta eteenpäin näillä palavereilla.



Lisäksi joudun vähän väliä haastettelemaan uusia työntekijöitä, väki projekteissa vaihtuu tiuhaan. Kirjanpidon seuraaminen on oma taiteenlajinsa: näissä hankkeissa kun on ihan omanlaisiaan sääntöjä.

Mutta palkka on varmaan huippuhyvä.

Pienemmällä paikkakunnalla projektin vetäjä, kuten myös sen ainoa täysipäiväinen työskentelijä, apunani on joukko muita alan työntekijöitä, joiden kanssa teemme yhteistyötä ja joille organisoin töitä. Kartoitan omalta osaltani kuulemis- ja osallisuusmenetelmiä nuorille, pyrin täyttämään lain määräämät vaatimukset esim. koulumaailmassa sekä vapaa-ajalla lasten ja nuorten osallisuudelle (eli käytännössä vierailen koululta koululle, pidän lasten / nuorten kanssa kokouksia, pyöritän pienryhmiä, järjestän tapaamisia päättäjien kanssa jne.) ja kehitän kaupungille omaa kuulemisjärjestelmää, joka jää elämään myös hankkeen jälkeenkin. Tässä projektissa autan siis tiettyjä käytänteitä käynnistämään, keksin uusia, aktivoin nuoria ja olen käytännön apuna heidän kanssaan toimivien henkilöiden kanssa.



Ja työtä riittää.

Perustyöpäivä projektipäälliköllä (esimerkki IT-alalta):

1. Aamupalaveri oman tiimin kesken: mitä kukin on tehnyt eilen, ja mitä tulee tekemään tänään

2. Aamupalaveri asiakkaan kanssa: mitä on tehty eilen ja mitä tullaan tekemään tänään

Kohtien 1 ja 2 välissä pitää tehdä yhteenveto 1-palaverin annista, jotta sen osaa järkevästi asiakkaalle (asiakas ei halua kuulla, mitä 10 eri tyyppiä on tehnyt/tekee, vaan järkevän koonnin, mitä ko. projektissa tapahtuu)

3. Päivän aikana pari palaveria käynnissä olevista kehitystöistä (määritellään esim. teknisellä tasolla, miten asiakkaan jokin toive saadaan toteutettua: projektissa siis koko ajan käynnissa kymmeniä tai satoja erilaisia toiveiden toteutuksia, joista sitten se kokonaisprojekti koostuu). Tällaisia palavereja on erilaisia; joskus mukana asiakas ja minä, joskus minä ja oma tiimi tai sitten sekoitus. Plus mukana voi olla muitakin toteuttaja-osapuolia (jos projektia toteuttaa meidän firman lisäksi muitakin firmoja)

ja koko ajan pitää pitää ajan tasalla projektin kokonaiskuvaa ja aikataulua, jossa nuo kymmenet ja sadat toteutuskohteet siis pitää huomioida siten, että ne tehdään oikeas järjestyksessä, mutta silti aikataulullisesti järkevästi (ettei se iso tuotos myöhästy). Pitää ottaa huomioon, ettei toteutus B voi kentis alkaa ennenkuin Toteutus A on riittävän pitkällä.

Ja sitten kerrotaan tämä työmäärä projektien määrällä (joskus menossa vain 1 projektin kerrallaan, mutta projektien koosta riippuen voi olla montakin = monta eri asiakasta). Kaikki haluavat tuntea olevansa prioriteetti 1, joten koskaan et voi sanoa, että ei ehditä, koska Asiakkaan X projekti on tärkeämpi. Eli yhden projektin osien lisäksi pidät yllä kokonaiskuvaa kaikkien projektiesi osasista, ja varmistat, että ne KAIKKI etenee asiakkaan toivomalla tavalla.

Eli jos kuvittelet projektin vaikkapa auton rakentamiseksi.

Ensin pitää määritellä, mitä osia autoon tarvitaan (renkaat, vanteet, kori, moottori). Mutta esim. moottoria ei voi alkaa tehdä ennenkuin tiedetään, mistä se moottori oikein koostuu. Toisaalta auton mittoja (kori) ei voi tietää ennenkuin tiedetään, millainen se moottori tulee olemaan. Se, joka osaa kertoa, millainen moottori tarvitaan, ei osaa koota, saatika tilata oikeita osia ==> projektipäällikkö nimeää nämä henkilöt ja pitää huolen, että he tietävät, milloin voivat työnsä aloittaa (milloin toinen on valmis & jos tulee viivästyksiä, ottaa ne myös huomioon ja kommunikoi). Projari myös tilaa ne osat siihen moottoriin (ja taas valvoo, että ne tulee ajallaan & ottaa huomioon  viivästykset ja kommunikoi). Ja koko ajan näitä osa-kokonaisuuksia hallinoidessaan yhtenä tärkeimpänä vastuuna on pitää se auton tilaaja ajantasalla, missä mennään & ollaanko aikataulussa & milloin tarvitaan esim. asiakkaan panosta kertomaan auton väri ja haluttu korin muoto. Eli projekti palastellaan tosi pienii osiin ja sitten pidetään huolta siitä, että niistä pienistä osista tosiaan koostuu halutussa aikataulussa se lopputulos. Esim. se moottorin kokoaja todellakin huolehtii vai siitä, ja jos hän on vaikkapa kipeä, niin eipä häntä kiinnosta se, että kaikki muu viivästyy sen takia. Projari on se, joka KOKO ajan pitää huolen, että projektin osien toteuttaminen etenee & ylipäätään tiedetään, mitä projektiosia projektissa on; jossei itse osaa määritellä niitä osasia, niin taas saatiin yksi osanen lisää: tarvitaan osanen joka huolehtii osasiin jakamisesta).

Kerrankin asialline ketju 👏🏿