Lue keskustelun säännöt.
Mikä on osastosihteerin/yksikön assistentin rooli organisaatiossanne?
15.05.2017 |
Mitä häneltä voi odottaa? Ihmettelen vain, koska aloitin reilu kuukausi sitten uudessa työssä julkisella sektorilla ja en ole huomannut paikan osastosihteerin tekevän paljon mitään muuta kuin selailevan kännykkäänsä.
Mihinkään ei osaa vastata ja ei, en kysy mitään vaikeita vaan perusjuttuja toimiston käytännöistä. Kuulin hänen vastaavaan ''ei kuulu toimenkuvaani'' kun vanhempi työntekijä kysyi apua asiakirjan asetteluissa ja kun ihmettelin tätä kolmannelle henkilölle, tämä sanoi että osastosihteeri ei itsekään osaa käyttää Wordia eikä kuulemma muitakaan Office-ohjelmia sen paremmin. Eikö noiden pitäisi olla ihan perusjuttua assistentille? Osastosihteerimme ei ole ihan nuori, mutta eläkeikään on kuitenkin kymmenisen vuotta ainakin. Tulin tähän yksityiseltä puolelta ja vaikea kuvitella, että entisessä työpaikassani olisi katseltu pitkään assistenttia, joka ei tee muuta kuin lukee iltalehteä kännykällään ja varaa kaksi kokousta viikossa. Mitä lisäarvoa tällaisesta henkilöstä on organisaatiolle??
Kommentit (20)
Kai heillä on joitain avustavia tehtäviä. Lisäksi lounareiden jakaminen
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Ei vuonna 2017 enää tarvita tuollaisia. Ne jotka moisissa positioissa vielä ovat, ovat joko tulilinjalla seuraavissa yt:issä tai suojatyöpaikoissa.
Eräs kokeneempi assari neuvoi minua että pitää näyttää kiireiseltä. Suositteli kolisevia kenkiä joilla tepastellaan stressaantuneen oloisena tulostimelle.
Edellisessä työpaikassa valtiolla osastonsihteeri hoiti henkilöstöhallintoa, käsitteli laskut, tilaukset, toimi kokouksissa sihteerinä jne. Nykyisessä työpaikassa yksityisellä näyttää huolehtivan lähinnä lomamökin viikkovarausten ylläpidosta. Ei kun hei, se tulostaa myös uusia henkilökortteja. 😂
Mitä ehdotat ratkaisuksi? Potkujako, ja sitten elämistä sinun verovaroillasi, koska hän ei todennäköisesti saa enää uutta työpaikka?
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Toimii sihteerinä yksikön palavereissa, huolehtii taloontulijoiden kamat ja työpisteet, jakaa lounarit, päivittää henkilörekisteriin koulutukset ja projektit, hallinnoi laskutuksen pyörimistä, kirjaa lomat, tietää jotain meidän kustannusseurantaohjelmasta, joten varmaan käyttää sitäkin jossain määrin. Tuntee "kaikki" talossa ja osaa ohjata oikealle taholle kyselemään.
Tekee varmaan paljon muutakin johtoportaan kanssa, mutta noihin asioihin ainakin itse olen saanut apua tai huomannut hänen työpanoksensa.
Verovaroilla tuettujen työpaikkojen arki. Mä olin sihteerinä jonkin aikaa julkisella. Siellä mun 1 pv yksityisellä vastasi 2,5 pv:n työpanosta julkisella. Boreout iski + hankalat työkaverit, jotka eivät ajatelleet yhtään organisaation etua; siirryin takaisin yksityiselle. Mun tilalle palkattiin 2 työntekijää.
En väitä, että kaikissa julkisen puolen positioissa olisi ollut yhtä lepsua, mutta sellainen mielikuva on yksityisillä työnantajilla ja sattui myös omalle kohdalleni. Oli aikamoinen työ vakuuttaa työhaastattelussa, että tein työt julkisella puolella yksityisen sektorin edellyttämään tahtiin ja työni laatu oli myös sitä, mitä yksityisellä puolella aidosti maksavat asiakkaat olivat valmiita maksamaan. En sammaloitunut siellä.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Edellisessä työpaikassa valtiolla osastonsihteeri hoiti henkilöstöhallintoa, käsitteli laskut, tilaukset, toimi kokouksissa sihteerinä jne. Nykyisessä työpaikassa yksityisellä näyttää huolehtivan lähinnä lomamökin viikkovarausten ylläpidosta. Ei kun hei, se tulostaa myös uusia henkilökortteja. 😂
Meillä on sitten ihan päinvastainen kokemus. Muut työntekijät tuntuvat tottuneen siihen, että osastosihteeriltä ei voi odottaa mitään apua, mutta itse olin ensimmäiset viikot taloon tultuani pöllästynyt, koska vanhassa työpaikassa pystyi luottamaan siihen, että meidän assari tiesi lähes kaiken tai jos ei tiennyt, ainakin osasi neuvoa eteenpäin. Nyt sihteeri katsoo hoomoilasena tai mutisee jotain ja karkaa paikalta. Ehkä se on sitten se paljon puhuttu suojatyöpaikka kyseessä.
ap
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Edellisessä työpaikassa valtiolla osastonsihteeri hoiti henkilöstöhallintoa, käsitteli laskut, tilaukset, toimi kokouksissa sihteerinä jne. Nykyisessä työpaikassa yksityisellä näyttää huolehtivan lähinnä lomamökin viikkovarausten ylläpidosta. Ei kun hei, se tulostaa myös uusia henkilökortteja. 😂
Meillä on sitten ihan päinvastainen kokemus. Muut työntekijät tuntuvat tottuneen siihen, että osastosihteeriltä ei voi odottaa mitään apua, mutta itse olin ensimmäiset viikot taloon tultuani pöllästynyt, koska vanhassa työpaikassa pystyi luottamaan siihen, että meidän assari tiesi lähes kaiken tai jos ei tiennyt, ainakin osasi neuvoa eteenpäin. Nyt sihteeri katsoo hoomoilasena tai mutisee jotain ja karkaa paikalta. Ehkä se on sitten se paljon puhuttu suojatyöpaikka kyseessä.
ap
Luulen, että kyse on enemmän assarista, sen osaamisesta ja persoonasta ja siitä, millaisia hommia se tekee. Ja lähtö tulee niin yksityiseltä kuin julkiseltakin, jos talous on tiukilla.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Nyt kun olet kohdannut yhden tälläisen henkilön niin leimaat koko ammattikunnan? Hyvin kypsää toimintaa..
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Oon julkisella sektorilla. Meidän sihteeri (viisikymppinen) hoitaa henkilöstöasioita (perehdytys, kulkuoikeudet, loma-asioita), taloushallintoa (budjetointi, projektien seuraaminen, matkalaskuasioita), johtoryhmän kokousten valmistelut ja muistiot, kokousjärjestelyt yleensä, toimii siihen päälle vielä johtajan sihteerinä ja kaikille yleisenä neuvonantajana ja keittää vielä iltapäiväkahvitkin. Pärjäisi varmaan yksityiselläkin sektorilla :)
Vierailija kirjoitti:
Nyt kun olet kohdannut yhden tälläisen henkilön niin leimaat koko ammattikunnan? Hyvin kypsää toimintaa..
Enhän leimaa. Jos luit koko viestiketjun, huomasit kai että kerroin aiemman kokemukseni olleen ihan päinvastaisen kuin nyt tässä työpaikassa.
ap
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Oon julkisella sektorilla. Meidän sihteeri (viisikymppinen) hoitaa henkilöstöasioita (perehdytys, kulkuoikeudet, loma-asioita), taloushallintoa (budjetointi, projektien seuraaminen, matkalaskuasioita), johtoryhmän kokousten valmistelut ja muistiot, kokousjärjestelyt yleensä, toimii siihen päälle vielä johtajan sihteerinä ja kaikille yleisenä neuvonantajana ja keittää vielä iltapäiväkahvitkin. Pärjäisi varmaan yksityiselläkin sektorilla :)
Meillä samanlainen, mutta jo 60 :) Sen lisäksi pelastaa ihan jokaisesta pinteestä. Pelottaa ajatuskin, että jää pian eläkkeelle. Arvokkaampi kuin moni "asiantuntija"!
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Oon julkisella sektorilla. Meidän sihteeri (viisikymppinen) hoitaa henkilöstöasioita (perehdytys, kulkuoikeudet, loma-asioita), taloushallintoa (budjetointi, projektien seuraaminen, matkalaskuasioita), johtoryhmän kokousten valmistelut ja muistiot, kokousjärjestelyt yleensä, toimii siihen päälle vielä johtajan sihteerinä ja kaikille yleisenä neuvonantajana ja keittää vielä iltapäiväkahvitkin. Pärjäisi varmaan yksityiselläkin sektorilla :)
Meillä samanlainen, mutta jo 60 :) Sen lisäksi pelastaa ihan jokaisesta pinteestä. Pelottaa ajatuskin, että jää pian eläkkeelle. Arvokkaampi kuin moni "asiantuntija"!
Meilläkin tämmöinen yksityisellä. Lisäksi jakaa työt n.20 hengen toimistolle ja yleensä tietää kaikesta kaiken. Pelottaa kun eläkkeelle jäännin hetki koittaa.
Minkähän takia sitten yksityisellä puolella helpommin heittäydytään työttömiksi? Julkisella sektorilla ollaan pitempään töissä, jopa yli 60-vuotiaana. Yksityinen puoli tuijottaa vaan liikaa neljännesvuosituloksia ja ns. tehokkuutta. Tällä tavalla yrityksellä ei ole minkäänlaista pitkäjänteisyyttä tehdä mitään järkevää. Se kuitenkin olisi tuloksenteon edellytys. Ehkä julkisen sektorin puolelta olisi jotain oppimista?!
Assarin funktio on tyhjentää bossin kassit.
Kunnalla töissä. Sihteeri hoitaa tilaukset, laskut, valmistelee pomolle päätökset ym. Hallinnolliset asiakirjat, arkistoi ja hakee arkistosta, järjestää kokoukset ja koulutukset, palvelee asiakkaita osastollaan, kokoaa lautakunnan esityslistat ja tarvittaessa vslmistelee sinne pykäliä, toimii lautakunnan ja muissa kokouksissa sihteerinä, toimii rrilaisissa projekteissa projektisihteerinä jne jne ja nämä vaan mitä olen sivusta nähnyt.
Meidän osastolla oli kyllä yksi mainitsemasi lainen assistentti, häntä oli jotain ongelmaa alkoholin ja mielenterveyden kanssa, alkoi saikuttaa ja jäi varhain sairaseläkkeelle.
19 muisti lisää, budjetti ja talousarvio, lomat ja rekrytointiasiat
Kynnysmatto, johon pyyhitään jalat.