Lue keskustelun säännöt.
Aivoja kuormittava, silppuinen työ - Miten hallitsette
10.01.2025 |
Mulla on taas tänään töissä tällainen tilanne:
Olen merkinnyt To Do -listaani kolme asiaa jotka pitää tehdä: kirjoittaa/koota yksi parin sivun teksti, tehdä/täyttää liitteineen yksi hakemuskaavake, lisäksi tsekata kevään kalenteri ja aikatauluja: lähettää kutsuja palavereihin, muistuttaa aikatauluista ja hankkeeseen liittyvistä deadlineista osallisia jne.
Mitä tapahtuu todellisuudessa: Olen saanut edellä mainituista asioista yhtä edistettyä jonkin verran, muu aika on kulunut Teams-viesteihin vastailuun, puhelimessa puhumiseen ja äkkiä eteen tulevien asioiden hoitamiseen. Tätä muuta silppua ja sälää, kysymyksiä jne on tullut jo aamun aikana _kymmenen_ eri asiaa. Laskin!
Jatkuvat keskeytykset kuormittavat. Lisäksi ne usein ovat asioita, jotka minun pitää muistaa ja huomioida työssäni eli kuormittavat aivoja ja muistia. Lisäksi niistä usein seuraa lisätöitä eli asia ei selviä lyhyellä "joku kysyy, minä vastaan" -taktiikalla, vaan sen lisäksi täytyykin soittaa vielä puhelu X, lisätä suunnitelmaan asia Y tai muuta vastaavaa.
Te, joilla on tällainen silppuinen, paljon keskeytyksiä ja muistamista sisältävä työ - Laittakaa vinkit jakoon: miten olette järjestäneet työtänne, kuinka muistatte, miten suojelette aivojanne?
Kommentit (45)
Vierailija kirjoitti:
Rauhoitat max 4 tuntia kolmen työn tekemiseen (kenties 2 riittää) lopun työajan teet sitä sälää.
Esim 1-2 aamutuntia ja klo 12 alkaen 1-2 tuntia.
Kukaan ei kuole tähän, ellet ole sairaalan ainoa sydänkirurgi
Aika monilla on projektitason työtuntiseuranta eli esim. teet neljää projektia päällekkäin, projekti A voit tehdä 16 tuntia viikossa, projekti B 12h, projekti C on pitää valmistua NYT mutta siihen ei saa käyttää enää tunteja, projekti D aloituskokous on ensi viikolla eli tee tarjous ja tuntisuunnitelma jne.
Kun teet projektia A, niin projektin B vetäjä soittaa että tarvitsee piirustuksen huomiselle, projektin C asiakas lähettää viestiä että hups unohdin lähettää nämä tiedot mutta ne pitää olla työstettynä ennen kuin lähettää tuotteen omalle asiakkaalleen, pomo haluaa nähdä projektin D tuntisuunnitelman jo huomenaamulla kun hänellä on lomaa keskiviikosta perjantaihin ja kokoushan on vasta maanantaina niin onhan sulla aikaa jne jne jne.
Pointtina siis että ei voi jakaa päivää mitenkään "töihin" ja "silppuun" vaan selkeästi pitää ilmaista joku "3h projekti A + 1,5h projekt B + 0,5h itkeminen vessassa + 3h projekti D tarjouspyynnön teko". Jokaisilla projektilla on myös oma silppunsa niin ei ole olemassa mitään työntekoa + silppusälää. Kun kaikki on tuollaista hapero-oksennusta ja tuhannesta eri kanavasta tunkevaa viestien tulvaa.
Itse rauhoitan päiväni kuin ala-asteen lukkarissa: nyt tuplatunti projektia A, sitten loppupäivä projektia B. Projektia vaihtaessa laitan sekavan silpun selkeäksi listaksi ja sitten teen/kommunikoin/soitan/kysyn/piirrän/lähetän mitä siinä silppukasassa on nyt ikinä kysyttykin. Ja toisto seuraavalle projektille.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vastamelukuulokkeet ja keskittymistä edistävä musiikki auttaa itsellä. Kävely luonnossa työpäivän jälkeen.
"Aika monilla on projektitason työtuntiseuranta eli esim. teet neljää projektia päällekkäin"
Vastasin Ap:lle ja hänellä oli esimerkkipäivässä 3 työtä/pv. Jos ei 4 tunnissa saa niitä tehtyä, (yl. menee vähemmän) niin ihmettelen.
Suurin osa kuvaamasi kaltaisista, 4 projektia päällekkäin stressaajista eivät
A) osaa vaatia selkeää työn jakoa
B) delegoida
C) sanoa ei, silloin kun projekteja on riittävästi.
D) haluavat tuntea itsensä korvaamattomiksi
Ihan normaalia, että töitä on päällekkäin. Usealla työntekijällä vielä enemmän kuin sinulla.
Onko teillä tapana jakaa yrityksessä sun kalenteri kaikkien nähtäväksi ja tietysti toisin päin että näet muiden kalenterit? Jos on näin niin rohkeasti varaat itsellesi joka päivä pari tuntia ja kalenteriin ilmoitus busy. Työkaverit näkevät että olet muualla kiinni eivätkä oleta sun vastaavan viesteihisi just nyt. Muutenkin voisi sopia että asioihin palataan yhden päivän varoajalla, eli että vastausta ei saa samaten. Sitten kun olet busy-tilassa niin laitat s.postit, chatit ja teamsit myös siihen tilaan että kaikki näkee että et ole tavoitettavissa. Pomolle tietysti tieto että voi koska vaan olla suhun yhteydessä jos tarve vaatii. Musta ainakin ihan ok että 2-3 tuntia päivässä pystyy tekee niitä omia kriittisiä töitä ja loppupäivän sitten ratkaisee muiden ongelmia ja istuu palavereissä. Kannattaa vaikka sopia työkaverin kanssa että pidätte busy tunnit samaan aikaan niin helpottaa.
Minulla on monitorin alareuna täynnä postit-lappuja joissa on ehkä maailman tyhmimmän kuuloisia muistutuksia, eli meneillään olevista projekteista projektikoodi, meneillään oleva vaihe, ja softaversio (=vuosiluku) joissa ne on piirretty. Olo tuntuu ihan joltain alzheimer-potilaalta kun kollega tulee kysymään jotain projektista niin ekana pitää tarkistaa semmoiset pikkuseikat kuin 1) öö mikä projekti 2) ai mistä se löytyy 3) mitä me muka tehtiin siinä viimeksi ja 4) millä me piirretään sitä.
Toisaalta auttaa mentaalista kuormaa kun nuo on rimpsuna nenän alla eikä mielessä pyöri kuutta eri projektikoodia, vaihetta ja projektien softaversiota.
Minulla on siis työn alla ollut viime 6 vuoden aikana melkein 90 projektia (outlook-inboxissani on järjestyksessä numeroidut projektimapit), nämä voi olla vaiheissa hankinta, luonnos, esisuunnitelma, suunnitelma, tekninen piirros, produktiopiirros tai jälkihoito, ja softaversiossa 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023, 2024 tai 2025 jotka pitää aina avata samalla vuosiversiolla kun muuten tuhoat projektitiedostot.
Tietokoneen työpöydällä pidän projektipost-itit joissa on taaperotason lista tyylin TÄÄ PITÄÄ TEHDÄ ja TEHTY ja ODOTAN INFOA/KENELTÄ.
Kokouksissa kirjoitan kaiken fyysiseen muistikirjaan ja siitä siirrän tärkeimmät joko suoraan projektiin tehtäväksi tai odottamaan noille muistilapuille.
olen ihan räjähtänyt pöllö mutta kaiken jonnekin kirjoittaminen ainakin siirtää kaaoksen pois päästäni.