Lue keskustelun säännöt.
Aivoja kuormittava, silppuinen työ - Miten hallitsette
10.01.2025 |
Mulla on taas tänään töissä tällainen tilanne:
Olen merkinnyt To Do -listaani kolme asiaa jotka pitää tehdä: kirjoittaa/koota yksi parin sivun teksti, tehdä/täyttää liitteineen yksi hakemuskaavake, lisäksi tsekata kevään kalenteri ja aikatauluja: lähettää kutsuja palavereihin, muistuttaa aikatauluista ja hankkeeseen liittyvistä deadlineista osallisia jne.
Mitä tapahtuu todellisuudessa: Olen saanut edellä mainituista asioista yhtä edistettyä jonkin verran, muu aika on kulunut Teams-viesteihin vastailuun, puhelimessa puhumiseen ja äkkiä eteen tulevien asioiden hoitamiseen. Tätä muuta silppua ja sälää, kysymyksiä jne on tullut jo aamun aikana _kymmenen_ eri asiaa. Laskin!
Jatkuvat keskeytykset kuormittavat. Lisäksi ne usein ovat asioita, jotka minun pitää muistaa ja huomioida työssäni eli kuormittavat aivoja ja muistia. Lisäksi niistä usein seuraa lisätöitä eli asia ei selviä lyhyellä "joku kysyy, minä vastaan" -taktiikalla, vaan sen lisäksi täytyykin soittaa vielä puhelu X, lisätä suunnitelmaan asia Y tai muuta vastaavaa.
Te, joilla on tällainen silppuinen, paljon keskeytyksiä ja muistamista sisältävä työ - Laittakaa vinkit jakoon: miten olette järjestäneet työtänne, kuinka muistatte, miten suojelette aivojanne?
Kommentit (45)
Hyviä käytännön vinkkejä on jo tullut. Kannattaa myös muuttaa vähän ajatusmaailmaa ja asennettaan siihen "ylimääräiseen" silppuun, sälään ja keskeytyksiin. Ne ovat osa työtä ja monesti vähintään yhtä tärkeitä, kuin ne muut, oikeiksi mielletyt työtehtävät. Kun niihin alkaa suhtautua sellaisina ja varaa niillekin tarpeeksi aikaa, ne eivät enää turhauta ja rasita niin paljoa.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Ten kerran viikossa pidemmän päivän, jolloin alkuillasta on ihanan rauhallista tehdä töitä.
Silloin tällöin lauantaitkin ovat ihan mahtavia työpäiviä. Ei niin mitään keskeytyksiä.
Erikoista että tuo on teitä muijia niin niiin kuormittava, mutta miehet kyllä tekevät työt mukisematta ja tehokkaasti.
Vierailija kirjoitti:
Erikoista että tuo on teitä muijia niin niiin kuormittava, mutta miehet kyllä tekevät työt mukisematta ja tehokkaasti.
Heikompi astia.
👱: YYYHYYY KUORMITUS UUPUMUS AIVOSUMU MENKAT NAISEN EURO AHISTUS YHYYYYYY
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
En osaa sanoa, en hanskaa mitenkään. Aamusta iltaan palavereissa ja sitten odotetaan kuitenkin hoitavan esihenkilön hommat, suunnittelut, talouden seurannat, toiminnan kehittämisen, puhelut, teams-viestit jne. Olen harkinnut downshiftaamista
Olet esihenkilö, mutta et saa päättää mistään?
Älä ainakaan ala miksikään sihteeriksi/assariksi. Kaikki päivät tuollaisia, toimeksiantoja tulee kymmeniä päivässä sähköpostiin/teamsiin ja kaikki pitää vilkaista tyyliin heti, koska sieltä voi tulla johtajilta tehtäviä, joihin pitää tarttua samantien. 10 kpl päivässä olisi tosi vähän. Niin ja sehän ei riitä, että pidät oman kalenterisi ja tehtävät ajantasalla, kun sun pitää vielä muutaman johtajan kalenteritkin hallita.
Priorisointi on tärkeintä, merkkaa ne sähköpostit mille pitää jotakin tehdä. Laita kalenteriin ylös tehtävät ja deadlinet. Ja sitten keskityt niihin kiireellisimpiin. Tarvittaessa jatkat päivää ja yrität joku toinen päivä ottaa tunnit pois.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Erikoista että tuo on teitä muijia niin niiin kuormittava, mutta miehet kyllä tekevät työt mukisematta ja tehokkaasti.
No, kerropa omasta työpäivästäsi. Kuinka paljon palavereja ja missä vaiheessa teet työt? Konkretiaa kiitos tai toi on pelkkää persuhöpinää.
Todo-lista ekseliin, tehtävät mahdollisimman pieniin osiin. Värikoodausta joka asialle ja kirjaus seuraavaan soluun, miten homma etenee. Eli vihreällä valmiit, keltaisella odottaa mun omaa tekemistä, punaiset odottaa jonkun muun tekemistä tms.
Tämä lista voi sitten olla projektin jossain vaiheessa tuhansia rivejä pitkä.
Ja öisin yöpöydälle vihko, johon voi illalla ennen nukahtamistaan kirjata kaikki mieleen pulpahtaneet ja mieltä painavat asiat, jotka seuraavana päivänä voi sitten siirtää ekseliin.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
En osaa sanoa, en hanskaa mitenkään. Aamusta iltaan palavereissa ja sitten odotetaan kuitenkin hoitavan esihenkilön hommat, suunnittelut, talouden seurannat, toiminnan kehittämisen, puhelut, teams-viestit jne. Olen harkinnut downshiftaamista
Olet esihenkilö, mutta et saa päättää mistään?
Päätän mä asioista mutta kyllä mun pitää työni hoitaa. En voi ilmoittaa etten tule palaveriin, mikä koskee yksikköäni. Toki noista olen pyrkinyt jo karsimaan turhat mutta silti niitä on.
Hyviä vinkkejä tullutkin.
Itse kirjaan _kaikki_ tehtävät ylös ja luokittelen seuraavasti:
- kiireellinen/ tärkeä
- ei-kiireellinen/ tärkeä
- kiireellinen/ ei-tärkeä
- ei-kiireellinen/ ei-tärkeä
Näistä ensimmäisen kategorian hommat priorisoin, 2. ja 3. kategorian asiat hoidan työtilanteen mukaan ja 4. kategorian asioista mietin, hoidanko ollenkaan ja kuuluvatko toimenkuvaani.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Hyviä vinkkejä tullutkin.
Itse kirjaan _kaikki_ tehtävät ylös ja luokittelen seuraavasti:
- kiireellinen/ tärkeä
- ei-kiireellinen/ tärkeä
- kiireellinen/ ei-tärkeä
- ei-kiireellinen/ ei-tärkeä
Näistä ensimmäisen kategorian hommat priorisoin, 2. ja 3. kategorian asiat hoidan työtilanteen mukaan ja 4. kategorian asioista mietin, hoidanko ollenkaan ja kuuluvatko toimenkuvaani.
Älä ainakaan tähän sorru vahingossakaan. Eisenhowerin matriisiksi kutsuttu kyhäelmä on luotu autoteollisuudessa joskus 100 vuotta sitten eikä millään tasolla sovellu tämän päivän tietotyöhön.
Tuo jaottelu voi tuntua juuri sillä hetkellä toimivalta, kun sen tekee, mutta tilanteet muuttuu sitä vauhtia, että jaottelu voi olla jo iltapäivällä/huomisaamun täysin toisin.
Ne jotka on kiireellisiä ja tärkeitä, kuuluvat joka tapauksessa kalenteriin, sillä niiden edistämiseen on varattava aikaa just nyt Ja sitten ne, jotka tärkeitä, mutta ei kiireellisiä - tällä luokittelulla otat ne todennäköisesti hoidettavaksi vasta silloin, kun ne ovat muuttuneet kiireellisiksi.
Liian pitkälle viety priorisointi on myös tietotyöläiselle kirosana. Se nimenomaan johtaa usein siihen, että työtä tehdään jatkuvasti tulipaloperusteisesti. Tartutaa aina siihen tehtävään, joka on pakko saada just nyt tehtyä - eli nousee prioriteettilistan kärkeen.
Kannattaa panostaa oman työn suunnitteluun, varata päivään ad-hoc-aikaa, pistää tiukat aikataulut kalenteriin ja kontekstikohtaiset tehtävälistat kuntoon. Ja kalenteriin vakituiseksi elementiksi "viikkokatsastus", joka tarkoittaa sitä, että pysähdyt töittesi äärelle, katsot kalenteria eteen ja taakse ja varmistut, ettei mitään mene sormien lävitse eikä mikään räjähdä silmille lähipäivinä.
Vierailija kirjoitti:
Erikoista että tuo on teitä muijia niin niiin kuormittava, mutta miehet kyllä tekevät työt mukisematta ja tehokkaasti.
Minä tunnen useita miehiä, jotka ovat palaneet loppuun tuosta syystä. Kaikki ohjelmistoalalla.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
pitää nostaa kissa rohkeasti pöydälle ja sanoa että "etkö sä v*tun persesittiäinen tajua että ei voi ehtiä. En mä ole mikään v*tun kone,saatana!"
Rauhoitat max 4 tuntia kolmen työn tekemiseen (kenties 2 riittää) lopun työajan teet sitä sälää.
Esim 1-2 aamutuntia ja klo 12 alkaen 1-2 tuntia.
Kukaan ei kuole tähän, ellet ole sairaalan ainoa sydänkirurgi
Älä vastaa noihin viesteihin välittömästi. Mitä helpompi hyppyytettävä olet, sitä helpommin sinuah hyppyytetään. Tule töihin aiemmin ja varaa 2h keskeytyksetöntä työaikaa. Sitten vasta puoli tuntia maileihin, sitten taas 2 tuntia keskeytyksetöntä työaikaa. Vedä rajat ja pidä kiinni niistä.
Muutamalla näyttää olevan samankaltainen tehtävä kuin minulla. Niillä vikatiketeillä on vasteaika ja sitä TA käyttää mittarina miten suoriudut työstäsi. Kun ollaan töissä, niin hommat hoidetaan. Vapaalla yritän olla katsomatta sähköpostia/ Teamsia.
Kirjoitan kaikki muistuttavat asiat ylös.
Käytän kalenteria
Teen joka aamu listan, jossa järjestyksessä sen päivän hoidettavat asiat järjestyksessä. Keskeytyksen jälkeen palaan listaan.
Saatan laittaa teamsin, sähköpostin kiinni/ äänettömällä, jos on jokin oikein keskittymistä vaativaa tehtävä. Puhelimella saa kiinni akuutissa asiassa tarvittaessa. (Minun ei ole pakko olla saavutettavissa koko ajan).
Vierailija kirjoitti:
Ihan sama täällä, olen koodari. Tuntuu että siihen itse koodaamiseen jää kovin vähän aikaa ja se on silppuista, koska palaverit, viestit Teamsissa ja parin asiakkaan Slackissa, sähköpostit, kollegoiden kysymykset, yllättäen tipahtavat kiireelliset ylläpitotiketit. Mulla ei ole edes mahdolliista pitää aikoja, jolloin en vaikka katsoisi Teamsia ja maileja tuntiin, koska häiriötiketeille on puolen tunnin reagointiaika, eli aina kun joku kilahtaa, täytyy käydä katsomassa ettei ole välitöintä reagointia vaativa tuotannon järjestelmähäiriö kyseessä. Sitten vatuttaa, jos se onkin jotain puujalkavitsiä kollegalta tms. Tuntuu, että aina kun pääsee kunnolla alkuun niissä varsinaisissa kehitys- eli koodaustehtävissä, joku keskeyttää ja sitten on taas vaikea sen jälkeen päästä uudestaan keskittyneeseen tilaan.
Olen alkanut miettiä, että mun aivot ei taida vaan sopia tällaiseen, ne sopisi kyllä koodaamiseen, mutta tällaiseen jatkuvaan häir
Tämän takia ylläpitäjät ja kehittäjät ei yleensä ole samoja henkilöitä. Ei myöskään ole hyvä jos sama henkilö kehittää ja vie muutokset tuotantoon (riskiyhdistelmä).
Ten kerran viikossa pidemmän päivän, jolloin alkuillasta on ihanan rauhallista tehdä töitä.