kokousjärjestelyt sihteerin työssä, mitä ne on?

Kokousjärjestelyt on kyllä aika laaja kokonaisuus. Kaikki nuo edellämainitut kuuluvat siihen mutta ihan hyvin voi olla myös vaikka hotellivarauksien ja tarjoilujen suunnittelua maailman toiselle puolen, tulkkausapua, vieraiden vastaanottoa, osanottajalistojen laatimista ja ilmoittautumisten vastaanottoa, turvajärjestelyjä, helikopterikyydin järkkäilyä, lentolippujen varausta, yksityisjetin varausta, kokous- ja seminaaritilojen tarjouskilpailutusta kuudella kielellä ym.

Voi olla ihan mitä vaan, kuten kahdeksikko sanoi., Kannattaa siis kysyä, mitä käytännössä tarkoittaa.

Eiköhän se tarkota sitä että varaa sopivat tilat ja hoitaa paikalle kahvit ja pullat. Harvoinhan kokouksissa kukaan varsinaisesti tarjoilee, vaan ne tarjottavat on siinä pöydässä.

Varata tilat ja tarjoilut, tehdä kutsut ja toimia kokouksen sihteerinä, tehdä pöytäkirja.

Varaa neukkarit. Välittää kalenterikutsut osallistujille. Tilaa kahvit yms. tarjoilut sinne. Tarvittaessa hoitaa aulavaksin kanssa kulkuluvat.

Meillä se on

- tilavaraus, videoyhteyden varaus (ja yhteyden varmistus ennen kokousta)

- läppäri jne. kokoustilaan (ei ole kiinteitä laitteita)

- kahvien ja hedelmien varaaminen

- kynät, lehtiöt jne. kokoustilaan, samoin fläppitaulu, jos tarvitaan

- jos mukana on ns. ulkopuolinen luennoitsija, hänen kanssaan pp-esityksestä sopiminen, ennen kokousta teknisenä tukihenkilönä toimiminen, vieraan vastaanottaminen

- tarvittaessa materiaalin tulostus etukäteen (aika harvoin enää)

- kokouksen jälkeen tilan siivous eli pois kynät, lehtiöt jne.

Eli ei tarvitse siellä kahvinkeittäjänä ja tarjoilijana toimia? Jos ei,niin ei tuo sitten pahalta kuulosta..

[quote author="Vierailija" time="17.04.2015 klo 19:49"]Eli ei tarvitse siellä kahvinkeittäjänä ja tarjoilijana toimia? Jos ei,niin ei tuo sitten pahalta kuulosta..
[/quote]

No riippuu kuule ihan firmasta. Hyvä sihteeri on kultaakin arvokkaampi, mutta asenteella liikkeellä olevat ovat karmivia.