Asiantuntijatyötä tekevä, mitä systeemiä/ohjelmaa käytät työajansuunnitteluun

Trello + kalenteri

Eksel

Ruutuvihko.

Me on tehty itse Exceliin simppeli sovellus, kun meitä on kolme suunnittelijaa. Toimii pienessä firmassa ihan hyvin, uskoisin että saman saisi toimimaan useammankin käyttäjän sovelluksena hieman muokattuna. 

Haluaisin systeemin jota en jaa kellekkään. Merkkaisin vaan itelleni ylös. Ongelma on itse asiassa se että kalenterit on avattava töissä julkisiksi. Aiemmin merkkasin kaiken kalenteriin ja se toimi hyvin. Mietin sitäkin jos avaan vaan toisen kalenterin joka on henkilökohtasempi.

Ap

Aivot.

Sähköiseen kalenteriin (julkinen) varaan isommille kokonaisuuksille työstöaikaa, muistettavat asiat ja siinä näkyy kokousvaraukset.

Sähköinen kalenteri. Se on julkinen vain esimiehelle, muille merkinnät näkyy ainoastaan yleisenä kalenterimerkintöinä.

Sähköistä kalenteria käytän myös mutta julkiseksi laittaminen häiritsee kun tapanani on kirjoittaa muistiinpanot niin että ymmärrän itse heti kalenteria vilkaisemalla mistä on kyse mutta asiat ei välttämättä kuulu koko työyhteisölle. Ehkä ratkaisuna onkin avata kaksi kalenteria.

Ap

Eikö sähköisessä kalenterissa saa käyttää ”private” merkintää? Sen taakse voit kirjoittaa muistiinpanoja ja muitakin tietoja vaikka päällekäin varsinaisen/julkisen varauksen kanssa.

No tee itsellesi oma sovellus, jos et voi käyttää työnantajan Exceliä, tee vaikka Google sheetsiin. Helppo homma, teet ruudukon johon merkkaat projektit. Sun ei tartte laittaa projektista mitään kattavaa tietoa ulkopuolisille, vaan jotaijn sellaista, että itse huomaat. Punaisella kiireelliset ja sitten värikoodaat muita kiireellisyysjärjestyksen mukaan. Esim. jos sulla on vaikka Yritys Firma Oy:n projekti, merkkaa YO, niin tiedät itse mistä on kyse, muut eivät tiedä. Laitat yläreunaan esim. viikkojen numerot ja sivulle projektien tiedot. 

Tuo kalenterin käyttäminen voi olla ongelmallista, jos sinulle halutaan lähettää kokouskutsu. Kalenterisi vaikuttaa koko ajan olevan täynnä.

Itse tosiaan käytän ruutuvihkoa ja lisäksi värikoodaan sähköposteja.

Olen vaativalla alalla asiantuntijana, meillä ei seurata kelloa,vaan että tekee mitä pitää.

Joskus teen töitä viikon putkeen ja käyn sitte pari viikkoa lomalla.

Helppoa kun osaa,ei tarvi suunnitella edes.

Käytän ihan tylsästi Wordiä eräänlaisena lokitiedostona ja tehtävälistana.

Ihan ylimpänä ovat ne muutamat asiat, mitkä pitäisi tehdä lähipäivinä, seuraavana kuluvan päivän tehtävät, ja aiemmin tehdyt päivät aikajärjestyksessä. Lopussa ovat ne tehtävät, joiden kanssa ei ole kiirettä ja joita voi kurkata Ctrl-End näppäinyhdistelmällä.

Aamulla katson, jäikö jotain edellisenä päivänä tekemättä, kopioin ne tämänpäiväiseen tehtävälistaan ja lisään listaan kiireelliset työt.

Lisäksi laitan samaan tiedostoon kaikki yksityiskohdat, joita en jaksa pitää mielessäni, mutta saatan vielä tarvita.

Vierailija kirjoitti:

Haluaisin systeemin jota en jaa kellekkään. Merkkaisin vaan itelleni ylös. Ongelma on itse asiassa se että kalenterit on avattava töissä julkisiksi. Aiemmin merkkasin kaiken kalenteriin ja se toimi hyvin. Mietin sitäkin jos avaan vaan toisen kalenterin joka on henkilökohtasempi.

Ap

Hyvin ajateltu. Tietotyöläisen kannattaa rakentaa oma työnantajan järjestelmistä riippumaton systeemi jäsentää tietoa. Vain tällä tavoin aivot voivat saada tarvitsemansa levon. Edellytys on, että on olemassa systeemi johon aivosi voivat täysin luottaa ja se ei silloin tietenkään voi olla systeemi jota muut puukottavat kaiken aikaa. Se mistä sinä ja aivosi ovat vastuussa pitää olla täysin omassa hanskassa. Tämän lisäksi tieto viedään toki yhteisiin järjestelmiin soveltuvin osin. Vaikkapa nyt yhteiseen tai julkiseen kalenteriin.