Miksi toimistotyön tekijät lajittelevat sähköpostinsa eri alakansioihin eivätkä anna olla saapuneissa?

Omassa työpaikassa työsähköposti kaikkien käytössä. Sähköpostia tulee paljon, joten sitä ei löydä, jos ne kaikki on samassa kasassa. Ei kai sinulla ole kaikki vaatteetkaan samassa kaapissa sekaisin isossa kasassa?

On helpompaa, kun saapuneissa ei ole vanhoja posteja,vaan vain sellaista, johon pitää jotenkin reagoida (edes xeletoimalla). Näin ei vanha posti hukuta joukkoonsa mitään, mille pitäisi tehdä jotain.

Jos ja kun asiaan pitää myöhemmin palata, on sen kehitystä helpompii seurata kun kaikki asiaan liittyvät postit on samassa kansiossa, eukä siellä ole muuta.

Aika paljon helpompi löytää ne myöhemmin, jos on lajiteltu.

Ei kai kukaan tosissaan kysy noin tyhmiå?

Voi mennä ja usein meneekin tukkoon vaikka sähköpostia on jo pari kertaa laajennettu.

1. viestit löytyy helpommin kun ne jakaa alihakemistoihin aiheittain

2.  joissain sähköpostijärjestelmissä saattaa olla saapuneille viesteille kokorajoitus, jolloin kannattaa siirtää viestit jonnekin muualle jos ne haluaa säästää

Vierailija kirjoitti:

Aika paljon helpompi löytää ne myöhemmin, jos on lajiteltu.

Hakutoiminto toiminut tähän asti ihan hyvin...

Kansioihin lajittelu on jäänne ajalta ennen tehokkaita hakuja. Nykyisin turhaa ajanhukkaa. Ensin lajitteluvaihe syö aikaa ja lisäksi hakuvaiheessa useat kansiot on haitaksi.

Eikö esim. "muut/tarpeettomat" -kansio mene ihan samalla tavalla tukkoon kuin saapuneet?

ap

Mulla on erittäin järjestelmällinen kollega, ja hänellä on sähköpostissa miljoona alakansiota. Helpottaa kummasti esim. mahdollisen seuraajan työtä, kun viestit on lajiteltu aihepiireittäin. Itsellä kaikki on yhtä suurta ja harmaata massaa eikä mua kiinnosta, miten tekevät asiat sitten, kun minut toisella korvataan.

Juuri ennen kesälomalle lähtöäni siivosin Saapuneet-kansioni. Sinne oli joulun jälkeen tullut 2500 sellaista sähköpostia, joita en ollut suoraan tuhonnut. Jos pitäisin kaikki Saapuneet-kansiossa, olisi siellä kahden vuoden jälkeen 10000 sähköpostia. On paljon helpompaa, kun vanhat sähköpostit ovat aiheittain omissa kansioissaa.

Minkä kukin itse katsoo parhaaksi menetelmäksi.

Jossain joku kehotti poistamaan(!) sähköpostin sen jälkeen, kun sitä koskeva työ oli tehty.

Toisessa ääripäässä työkaverini, jolla on viimeisen 20 vuoden ajalta kaikki sähköpostit tallessa. Jos joku väittää jonkun asian olleen toisin kuin se oli, hän kaivaa arkistostaan faktat pöytään.

Sähköpostiin kannattaa suhtautua kuin laatikkoon saapuvaan, fyysiseen postiin; ethän sinä sitäkään lue ja tunge takaisin laatikkoon. Viesti käsitellään, kun se saapuu ja sijoitetaan sinne minne se kuuluu.

Itse olen tehnyt liki 20 vuotta työtä jossa olen käyttänyt sähköpostia ( siis toimistotyöntekijä )... minä en ole koskaan oppinut käyttämään kansioita sillä tavalla kuin ehkä pitäisi.

Joillakin kollegoilla on ollut vain muutama sähköposti inboxissa ja loput kansioissa, itselläni muutama kansio ja loput inboxissa. Silti löydän tarvitsemani vanhat postit hakusanalla erittäin hyvin enkä ole kokenut omaa systeemiäni huonoksi.

Lajittelen, jotta löydän johonkin tiettyyn asiaan, projektiin tms. liittyvät postit helposti.

Tietysti ison osan postista voi tuhota heti, mutta ne jotka pitää säilyttää, mieluummin lajittelen selkeästi. 

Juu-u.. Mulla tulee normaalin vilkkaana päivänä noin 100 sähköpostia käsiteltäväksi. Asioihin joutuu myös palaamaan. Lähettäjät ovat pääasiassa lähiseudun yhteistyökumppaneita, joten samoilta ihmisiltä tulee paljon viestejä. Lisäksi kaikki sähköpostit pitää säilyttää 2 vuotta (työpaikan sääntö). Pakko ne on lajitella, että sitten jos/kun asiaan joutuu palaamaan, se löytyy helpommin. 

Kun  inboxissa on tuhansia ellei kymmeniä tuhansia avattuja viestejä, se tuntuu samalta kuin henkisessä eteisessäni olisi hirveä käsittelemättömien asioiden vyöry. Tykkään pitää inboxissa vain ne viestit joihin en ole ehtinyt reagoida ja ne, jotka pitää säilyttää hetken mutta eivät ole niin tärkeitä kuitenkaan, että niihin olisi hyvä palata joskus, esim. pomo ilmoittaa että meille tulee uusi kesätyöntekijä päivänä x.  Loput poistan tai laitan aiheeseen liittyvään alakansioon. Sen kyllä myönnän, että alakansioita on vähän liikaa ja niitä tulee siivottua harvemmin, vaikka syytä olisi.

Vierailija kirjoitti:

Kansioihin lajittelu on jäänne ajalta ennen tehokkaita hakuja. Nykyisin turhaa ajanhukkaa. Ensin lajitteluvaihe syö aikaa ja lisäksi hakuvaiheessa useat kansiot on haitaksi.

Samaa mieltä ja lopetinkin

Kansioinnin vuosia sitten. Hakutoiminnot ovat niin hyvät nykyisin, että hyvällä hakusanalla löytää haluamansa helposti. Kyllä nuo alikansiotkin täyttyvät tai sitten niitä pitää olla joka noppeliadialle erikseen. Tietokin vanhenee nykyisin niin nopeasti. Yksi toive olisi sähkööosteilijoille, opetelkaa otsikoimaan viestinne asiaa kuvaavalla sanalla. Ärsyttää kun s postissa pyörii pitkään tärkeitäkin meili ketjuja otsikolla Moi tai Kysymys jne.

No vaikka siksi, että tulee n. 100 viestiä päivässä, joista osa on automaattisia ilmoituksia, ja ne on hyvä ohjata suoraan omiin kansioihinsa, etteivät oikeat postit huku niitten joukkoon. (Ei, niitä ei voi poistaa suoraan eikä estää, kun joskus pitää löytää ne myöhemmin). Lajittelen myös eri tahoilta tulevia viestejä erikseen, jos heti tietää, mihin aiheeseen ne liittyvät (esim. palkkis, HR, kiinteistöhuolto)

Meillä (kunnalla) on todella vähän tilaa saapuneet-kansiossa. Menee lukkoon jos joku lähettää useamman kuvan. Pakko siis nopeasti siivota varsinkin liitetiedostolliset postit muualle.

Lisäksi moni ei tajua kirjoittaa postiinsa mitään kuvaavia sanoja, joten etsiminen on vaikeaa. Esim. pomoni saattaa lähettää postin, jonka otsikko on "Tiedoksi" ja viesti kuuluu, "Tässä tiedosti josta puhuttiin." ja liitteenä "Asiakirja 3". Yritä nyt tuota sitten etsiä muiden samanlaisten joukosta vuoden päästä.