Aivoja kuormittava, silppuinen työ - Miten hallitsette

Ainakaan en tule työaikana kirjoittamaan vauvapalstalle, vaan menen muutamaksi minuutiksi ulos hengähtämään. 

Vaihtamalla työpaikkaa.

Valitettavasti en osaa antaa vinkkejä, koska kärsin suunnattomasti samasta asiasta. Työelämä on mennyt ihan hulluksi viime vuosina, koko ajan tulee uusia pyyntöjä, joihin on vastattava heti ja suunnitellut työt jäävät tekemättä. Lisäksi pitää opetella koko ajan uusia järjestelmiä ja uusia toimintatapoja ja tämä osin vielä asiakkaiden sanelemaa eli ei riitä, että osaa oman työpaikan toimintatavat vaan lisäksi pitää hallita monia asiakaskohtaisia. Epäkohtiin ei puututa, vaikka niitä tuodaan työntekijöiden taholta esille, koko ajan vaan kiristetään vaatimuksia ja on joku ihmeellinen käsitys, että vanhat työt hoituvat itsestään ja tasaisin väliajoin voi lastata uutta lisäksi. Itselläni on auttanut vain se, että härskisti jätän tekemättä sen, mitä en millään ehdi. Valitusta tulee, mutta sillä tavalla olen saanut esihenkilön tekemään välillä tehtäviäni, mutta se on vain kuormituksen siirtämistä toisaalle.

Itse ratkaisin asian vetäytymällä työelämästä kokonaan. Piti valita terveyden ja työn välillä.

Vierailija kirjoitti:

Ainakaan en tule työaikana kirjoittamaan vauvapalstalle, vaan menen muutamaksi minuutiksi ulos hengähtämään. 

Tuo on ihan hyvä vinkki, mutta ei kuitenkaan anna aihetta tuntea paremmuutta. Joskus ajatukset saa pois töistä parhaiten tekemällä jotain ihan muuta, pelkkä kävely ei välttämättä riitä. Itselleni palstailu on vähän vastaavaa kuin vanhojen aikojen kahvitauot, niitä ei etätyötä tehdessä ole työkavereiden kanssa.

Laita hälytykset pois päältä ja tarkista esim. Teams-viestit, säpot ym. kanavat vain tiettyinä aikoina. Näistä pelisäännöistä olisi hyvä sopia yritystasolla laajemminkin, ettei joku esim. vedä hernettä nenään, kun et reagoikaan kaikkeen silmänräpäyksessä kuten ennen.

Huomioi, että esim. juuri Teamsissa voi laittaa itsesi "älä häiritse" -tilaan turvataksesi keskeytyksestöntä työaikaa.

Jos sinulla on tehtävä, joka on pakko hoitaa tiettynä päivänä/tiettyyn aikaan, niin varaa kalenteriin kokous itsesi kanssa, silloin työkaverit ei voi lykätä kokousta siihen kohti.

Ja kirjoita kaikki asiat aina ylös sillä hetkellä >> et unohda niitä ja voit käsitellä ne rauhassa erikseen silloin, kun se työnkulkuusi ja aikatauluihisi paremmin sopii.

Kannattaa ylipäätään tutustua GTD (getting things done) -systeemiin. Sillä tietotyöläinen saa työnkulkunsa kuntoon. Netissä on runsaasti tarjolla ilmaiseksi korkeatasoista materiaalia sekä suomeksi että englanniksi. Tutustu vaikka ekana https://gtdnordic.fi/ ja kirjastosta voi hakea lainaan GTD - itsensä johtamisen 5 askelta (Jukka Backman, suomenkielinen tiivistelmä) tai alkuperäinen David Allenin "GTD - the art of stress free productivity".

Tuollaista on nykypäivänä todella monen asiantuntijatehtävissä työskentelevän duuni. Karseaksi on maailma ja työelämä muuttunut. 

Itselläni auttaa se, että kalenteroin itselleni esimerkiksi sitä kirjoitusrauhaa vaikka pari tuntia päivään. Laitan silloin puhelimen äänettömälle ja teamsin & sähköpostin pois päältä. En yritä muistaa mitään, vaan kirjoitan kaikki ne pikkusäläasiat ja käytävällä tai puhelimessa sanotut jutut paperille. Mulla on ihan oma vihko tätä varten. Päivämäärä, asia ja kuka sanoi. Välillä teen ylitöitä lauantaina muutaman tunnin, jos perhe-elämä antaa myöten siihen. En tiedä, voiko tällaista nyt suositella kenellekään, mutta on ihanaa tehdä töitä rauhassa, kun muu firman väki on vapaalla. Ei yhtäkään keskeytystä, ei edes sähköpostia. Välillä tuntuu, että saan tehtyä muutamassa tunnissa koko viikon hommat, kun vaan saan rauhassa keskittyä ja tehdä järjestelmällisesti asia ja kokonaisuus kerrallaan.   

Vierailija kirjoitti:

Laita hälytykset pois päältä ja tarkista esim. Teams-viestit, säpot ym. kanavat vain tiettyinä aikoina. Näistä pelisäännöistä olisi hyvä sopia yritystasolla laajemminkin, ettei joku esim. vedä hernettä nenään, kun et reagoikaan kaikkeen silmänräpäyksessä kuten ennen.

Huomioi, että esim. juuri Teamsissa voi laittaa itsesi "älä häiritse" -tilaan turvataksesi keskeytyksestöntä työaikaa.

Jos sinulla on tehtävä, joka on pakko hoitaa tiettynä päivänä/tiettyyn aikaan, niin varaa kalenteriin kokous itsesi kanssa, silloin työkaverit ei voi lykätä kokousta siihen kohti.

Ja kirjoita kaikki asiat aina ylös sillä hetkellä >> et unohda niitä ja voit käsitellä ne rauhassa erikseen silloin, kun se työnkulkuusi ja aikatauluihisi paremmin sopii.

Kannattaa ylipäätään tutustua GTD (getting things done) -systeemiin. Sillä tietotyöläinen saa työnkulkunsa kuntoon. Netissä on runsaasti tarjolla ilmaiseksi kor

Kiitos! Nämä oli tosi hyviä neuvoja. GTD ihan uusi asia minulle, täytyy perehtyä siihen. AP

Onko puheluihin ja viesteihin aina pakko vastata heti?

Joskus teen itse niin, että merkkaan kalenteriin ajan varatuksi (sisäisissä viestimissä näkyy muille, että olen varattu), laitan puhelimen äänettömälle ja en lue sähköposteja heti, jos on jotain mitä on oikeasti pakko sinä päivänä saada valmiiksi. Eli joskus suhtaudun hoidettaviin asioihin kuin ne olisivat palaveri/kokous jolloin olen tavoittamattomissa.

Ja jos on jotain säännöllisesti toistuvia rutiinihommia (esim. säännöllisesti tehtävä tiedote tai laskujen tarkastus) merkkaan niiden tekoajan itselleni kalenteriin. Eli kalenteroin töitä.

Vierailija kirjoitti:

Ainakaan en tule työaikana kirjoittamaan vauvapalstalle, vaan menen muutamaksi minuutiksi ulos hengähtämään. 

Oletko kuullut mikrotauoista? Niissä keskitetään ajatus hetkeksi (1-5 min) pois töistä ja tehdään jotain muuta (tuijotetaan seinää, syvähengitetään silmät kiinni, palstaillaan, pelataan puhelimella, mikä nyt ikinä on sinulle paras tapa ottaa pään pikanollaus). Itse olen tämän tavan huomannut hyväksi keskittyniskyvylle ja jaksamiselle.

Vierailija kirjoitti:

Onko puheluihin ja viesteihin aina pakko vastata heti?

Joskus teen itse niin, että merkkaan kalenteriin ajan varatuksi (sisäisissä viestimissä näkyy muille, että olen varattu), laitan puhelimen äänettömälle ja en lue sähköposteja heti, jos on jotain mitä on oikeasti pakko sinä päivänä saada valmiiksi. Eli joskus suhtaudun hoidettaviin asioihin kuin ne olisivat palaveri/kokous jolloin olen tavoittamattomissa.

Ja jos on jotain säännöllisesti toistuvia rutiinihommia (esim. säännöllisesti tehtävä tiedote tai laskujen tarkastus) merkkaan niiden tekoajan itselleni kalenteriin. Eli kalenteroin töitä.

Meillä noita merkintöjä pidetään vain muistiinpanoina ja sisäisiä kalenterikutsuja lähetellään päälle, jos ei oikeasti ole jossain asiakaspalaverissa. Jos jollekin ei puolessa tunnissa vastaa, saattaa jo mennä tieto esimiehelle.

Tosi hyviä vinkkejä tullut jo parilta aiemmalta vastaajalta. Mulla on ihan samanlainen työ ja kärsin samasta ongelmasta.

Mulla auttaa myös sähköpostin ja Teamsin merkkaaminen älä häiritse -tilaan ja oman puhelimen laitan kauemmas niin ettei se ole työpöydällä tietokoneen lähellä. Pidän mikrotaukoja noin 45 min välein, nyt oli vasta sellainen tutkimustulos että staattinen työasento rasittaa kaikkein eniten. Jos istut, nouse välillä seisomaan, jos teet seisomapäydällä töitä,  pitäis välillä kävellä tai istua.

Mä huomasin, että mun tauot ei olleet kunnolla palauttavia, koska ruokatauolla saatoin selata somea tms. Kuitenkin jos teet aivoja kuormittavaa tietotyötä, sun olis hyvä tauolla olla pois kaikilta laitteilta eikä edes lukea paperilehtiäkään, vain niin aivot saa kunnolla levätä. Tauolla siis pieni kävely ulkona, tai tyhjyyteen tuijottelu sisällä, ihan lyhyt makoilu sohvalla silmät kiinni tai istuskelu jossain muussa kuin työtuolissa.

Vasemmalla kädellä joutuu vetää duunit. Jos ei ole rauhaa keskittyä niin sitten on tälläinen juttu tilattu. 

Tulin vain osoittamaan sympatiaa ja kertomaan, että samassa veneessä täälläkin.

Pidän työstäni kovasti, olen siinä vaatimattomasti sanottuna ihan hemmetin hyvä ja palkkakin on oikein riittävä. Tällä koulutuksella parempaa paikkaa tuskin saa joten työpaikan vaihto ei ole ratkaisu.

Jatkuvat keskeytykset ja vaatimus siitä että olen koko ajan välittömästi tavoitettavissa, lennossa tapahtuvat muutokset kuormittavat, kun työ on keskittymistä ja aivoja vaativaa. Työnkuva on sellainen että ehdottomasti pitäisi saada tehdä aina yksi osa-alue rauhassa loppuun ja sitten siirtyä seuraavaan, mutta samalla työn luonne vaatii valmiutta koko ajan ottamaan jotain kiireellistä välissä, vaihtamaan asioiden järjestystä ja pysymään kärryillä aikatauluista ja yksityiskohdista, jotka muuttuvat nopeasti ja yllättäen.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Onko puheluihin ja viesteihin aina pakko vastata heti?

Joskus teen itse niin, että merkkaan kalenteriin ajan varatuksi (sisäisissä viestimissä näkyy muille, että olen varattu), laitan puhelimen äänettömälle ja en lue sähköposteja heti, jos on jotain mitä on oikeasti pakko sinä päivänä saada valmiiksi. Eli joskus suhtaudun hoidettaviin asioihin kuin ne olisivat palaveri/kokous jolloin olen tavoittamattomissa.

Ja jos on jotain säännöllisesti toistuvia rutiinihommia (esim. säännöllisesti tehtävä tiedote tai laskujen tarkastus) merkkaan niiden tekoajan itselleni kalenteriin. Eli kalenteroin töitä.

Meillä noita merkintöjä pidetään vain muistiinpanoina ja sisäisiä kalenterikutsuja lähetellään päälle, jos ei oikeasti ole jossain asiakaspalaverissa. Jos jollekin ei puolessa tunnissa vastaa, saattaa jo mennä tieto esimiehelle.

 

Sitten teillä on ikävä ongelma sisäisessä kulttuurissa ja johtamisessa. Jos ei organisaatiotasolla saa millään järkeä tuohon touhuun (keskustelulla ja toimintatapojen sopimisella pomon ja kollegoiden kanssa), ainoa keino on vaihtaa työpaikkaa. 

En osaa sanoa, en hanskaa mitenkään. Aamusta iltaan palavereissa ja sitten odotetaan kuitenkin hoitavan esihenkilön hommat, suunnittelut, talouden seurannat, toiminnan kehittämisen, puhelut, teams-viestit jne. Olen harkinnut downshiftaamista

Tsekkaat puhelimen, teamsin ja meilin vain tiettyinä aikoina. Et reagoi niihin heti vaan sopivalla hetkellä. 

Mietit realistisesti sen, mitä voit saada aikaiseksi yhdessä päivässä. Ja jos et siihen pääse, etsit oikean syyn: oletko arvioinut väärin, tuliko eteesi jotain pakollisempaa, olitko väsynyt tms. Sitten et syyllistä itseäsi siitä vaan toteat, että nyt tuli jotain muuta, joten tämä siirtyy. 

Ihan sama täällä, olen koodari. Tuntuu että siihen itse koodaamiseen jää kovin vähän aikaa ja se on silppuista, koska palaverit, viestit Teamsissa ja parin asiakkaan Slackissa, sähköpostit, kollegoiden kysymykset, yllättäen tipahtavat kiireelliset ylläpitotiketit. Mulla ei ole edes mahdolliista pitää aikoja, jolloin en vaikka katsoisi Teamsia ja maileja tuntiin, koska häiriötiketeille on puolen tunnin reagointiaika, eli aina kun joku kilahtaa, täytyy käydä katsomassa ettei ole välitöintä reagointia vaativa tuotannon järjestelmähäiriö kyseessä. Sitten vatuttaa, jos se onkin jotain puujalkavitsiä kollegalta tms. Tuntuu, että aina kun pääsee kunnolla alkuun niissä varsinaisissa kehitys- eli koodaustehtävissä, joku keskeyttää ja sitten on taas vaikea sen jälkeen päästä uudestaan keskittyneeseen tilaan.

Olen alkanut miettiä, että mun aivot ei taida vaan sopia tällaiseen, ne sopisi kyllä koodaamiseen, mutta tällaiseen jatkuvaan häiriökuormaan ja siihen että pitäisi tuosta vaan pystyä vaihtelemaan eri asioiden välillä. Mulla aina kestää kauan, että pääsen taas keskeytyksen jälkeen työhön kiinni.

Vierailija kirjoitti:

Ihan sama täällä, olen koodari. Tuntuu että siihen itse koodaamiseen jää kovin vähän aikaa ja se on silppuista, koska palaverit, viestit Teamsissa ja parin asiakkaan Slackissa, sähköpostit, kollegoiden kysymykset, yllättäen tipahtavat kiireelliset ylläpitotiketit. Mulla ei ole edes mahdolliista pitää aikoja, jolloin en vaikka katsoisi Teamsia ja maileja tuntiin, koska häiriötiketeille on puolen tunnin reagointiaika, eli aina kun joku kilahtaa, täytyy käydä katsomassa ettei ole välitöintä reagointia vaativa tuotannon järjestelmähäiriö kyseessä. Sitten vatuttaa, jos se onkin jotain puujalkavitsiä kollegalta tms. Tuntuu, että aina kun pääsee kunnolla alkuun niissä varsinaisissa kehitys- eli koodaustehtävissä, joku keskeyttää ja sitten on taas vaikea sen jälkeen päästä uudestaan keskittyneeseen tilaan.

Olen alkanut miettiä, että mun aivot ei taida vaan sopia tällaiseen, ne sopisi kyllä koodaamiseen, mutta tällaiseen jatkuvaan häir

Jos katsot viestit vain 25 minuutin välein? Siinä samalla saat pidettyä mikrotauon, jos ei ole tullut mitään rasittavaa tehtävää viestinä.

Olen määräaikaisella tk-eläkkeellä keskittymiskykyni menettäneenä, joten suosittelen teitä etsimään keinoja etupainotteisesti ja suojelemaan omia aivojanne. Toki itselläni on traumataustaa myös, mutta sitäkin taustakuormaa on monella muullakin, jonka pitäisi saada aivot pidettyä kunnossa vaativaan ajatustyöhön.