Oletteko törmänneet työelämässä sellaiseen ilmiöön, että sähköposteihin ei vaan vastata?

Kyllä tätä tapahtuu aivan tahattomasti. Jos ja kun ei ole mahdollisuutta vastata heti, niin viesti hautautuu helposti uusien viestien alle. Heikoin aika tiedustella mitään on perjantai iltapäivä.

 En kykene vastaamaan puhelimeenkaan jatkuvasti.

On nähty että ei vastata sähköpostiin.

Ja sit on nämä  kun lähetät sähköpostia ja  kysyt jotain niin tulevat joko vastamaan sinulle henkilökohtaisesti tai soittavat puhelimella. Olen ollut havaitsevani että nämä on niitä jotka eivät halua jättää mitään jälkeä tekemisistään ja vastaamisistaan ehkä pelkäävät että asia otetaan tarkasteluun joskus?

On joitain ihmisiä, joilta ei saa vastausta tai sen saa pitkän ajan jälkeen. Joskus on tilanteita, joissa homma ei vaan etene, ennen kuin vastaus tulee. Parhaita on nää, jotka pyytää tekemään jotain hyvin puutteellisin tiedoin, vastaat sähköpostiin samalla minuutilla ja pyydät lisätietoja ja vastausta ei tule. Tyyliin "tarvitsen raportin asiakkaasta X" (jaa miltä aikaväliltä tarvitset, mitä tietoja haluat raportissa näkyvän, missä muodossa raportin sinulle toimitan jne). Jos vastausta ei tule, siirryn seuraavan pyynnön kimppuun, muuten tuo ei minun elämääni vaikuta. Paitsi sitten, kun tyyppi hoksaa tuntia ennen asiakastapaamista, ettei hänellä ole sitä raporttia ja sitten on kiirekiire (aiemmin ei siis tietenkään ollut mainittu, että data tarvitaan asiakastapaamiseen päivänä xx.xx.xxxxx).

Paras tapa on lisätä ko. vastaanottajan esimies mukaan jakeluun. Ja tietenkin kannattaa mainita, että asiaa on jo kyselty pari viikkoa, mutta ko. henkilöltä ei ole saatu vastausta.

Vierailija kirjoitti:

On nähty että ei vastata sähköpostiin.

Ja sit on nämä  kun lähetät sähköpostia ja  kysyt jotain niin tulevat joko vastamaan sinulle henkilökohtaisesti tai soittavat puhelimella. Olen ollut havaitsevani että nämä on niitä jotka eivät halua jättää mitään jälkeä tekemisistään ja vastaamisistaan ehkä pelkäävät että asia otetaan tarkasteluun joskus?

Palveluntuottajissa olen havainnut tavan ilmoittaa viat ja mokat puhelimitse, niin ei jää todisteita asiasta. Eräs kanadalainen it-firma on tässä aivan erikoisen hyvä.

Vierailija kirjoitti:

On nähty että ei vastata sähköpostiin.

Ja sit on nämä  kun lähetät sähköpostia ja  kysyt jotain niin tulevat joko vastamaan sinulle henkilökohtaisesti tai soittavat puhelimella. Olen ollut havaitsevani että nämä on niitä jotka eivät halua jättää mitään jälkeä tekemisistään ja vastaamisistaan ehkä pelkäävät että asia otetaan tarkasteluun joskus?

Meillä onneksi kaikki pitää olla kirjallisena. Voi toki soittaakin ja selittää asian, mutta silti pitää lähettää vielä kirjallisena. Tämä siksi, että meillä ei tehdä mitään ilman, että siitä on kirjallinen selvitys tikettijärjestelmässä. Kuuluu meidän laaduntarkkailuun eli jälkeenpäin voidaan varmistaa, että on tehty juuri kuten oli sovittukin. 

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Jatkuvasti. En tiedä miksi eivät ole saaneet kenkää.

Sitten olisi vastaajia vieläkin vähemmän.

Ehkä tilalle voisi ottaa tekijän joka ei väheksy toisen lähettämää sähköpostia.

Itse katson sähköposteista pelkästään otsikon. Jos asia edellyttää vastaamista ja on tiivistetty otsikkoon niin, että voin otsikon luettuani vastata enintään kolmella sanalla, niin kirjoitan vastauksen. Muussa tapauksessa menee roskiin. Lähettäköön uudelleen niin, ettei tarvitse tuhrata enempää aikaa.

Meillä esimies haalii itselleen niin paljon sähköposteja, ettei vaivaudu edes avaamaan kaikkia posteja. Kun yrittää saada muutosta asiaan ehdottomalla, että delegoi tämä ja tämä mulle, niin ei halua. Ärsyttää, sitten ei vastaa niihin asioihin, mitkä itsellä vaan odottaa ja odottaa hänen päätöstään.

Minä lopetin aikoinaan aivan turhiin pyyntöihin vastaamisen tykkänään.

Olin siis tekemässä suurta projektia, sanotaan vaikka että olin laskemassa meren pohjaan isoa putkea paikasta a paikkaan b.

Tästä projektista lähtee kaikki tieto, ihan kaikki yhtenä meilinä sen projektin hallinnoivalle/tilaajalle sinne konttoriin.

Aletaan itse duuniin,joka vie kaiken keskittymisen ja hereilläolo aikani.

Niin kas, siellä konttorissa havahtuu yksi jos toinenkin pikkupomo ja välikäsi sekä välikäden assistentti huolehtimaan omasta tuolistaan! Ja pyytävät että jos voisin ystävällisesti lähettää vielä ne samat tiedot myös hänelle, ja sitten vielä hänelle. Ja sitten vieläkin joku pyytää samoja tietoja vielä itselleen.

Vastasin kylmän viileästi, että kaikki data on lähtenyt teille konttoriin silloin-ja-silloin, henkilölle x. Mitä tahans tietoa tarvitsette siellä niin pyydäppä sieltä. Olen varma että hän lähettää sen sinulle. Minä nimittäin en ehdi.

Eivät tykänneen arvatenkin. Mutta se meni siihen piikkiin että olen töksäyttelvä suomalainen.

Vierailija kirjoitti:

Paras tapa on lisätä ko. vastaanottajan esimies mukaan jakeluun. Ja tietenkin kannattaa mainita, että asiaa on jo kyselty pari viikkoa, mutta ko. henkilöltä ei ole saatu vastausta.

Juuri näin. Tämä toimii tehokkaasti ja tämän takia kannattaa arkitoida kaikki itse lähettämänsä sähköpostit. Kun joku urputtaa, voi niiden avulla aina osoittaa, että "kysytty on tuolloin ja tällöin ja vielä pari kertaa sen jälkeen, mutta ei ole suvainnut vastata". Tämä turvaa oman selustan.