Oletteko törmänneet työelämässä sellaiseen ilmiöön, että sähköposteihin ei vaan vastata?

Ei jaksa ei viitsi ei huvita kirjoitti:

Tämä ilmiö on ollut olemassa jo ainakin 15 vuotta. Koitapa saada yhteys johonkin valtionhallinnon tai kunnan virkamieheen, valta-asemasta ja asian tärkeydestä riippumatta. Isompien pomojen osalta tilanne varmasti onkin se, että sähköpostitulva on suuri mutta pikkunilkit ovat oppineet saman toimintatavan. Virkamiesten osalta tämä on lainvaistaista, koska virkamiesten velvollisuus on vastata kansalaisten heille esittämiin kysymyksiin.

Itse asiassa kansalaisen meilinä esittämään kysymykseen ei tarvitse vastata, jos se koskee yksityistä asiaa.

Vierailija kirjoitti:

Meillä koko tiimin väki kävi tehokkaan työnteon koulutuksen. Meille opetettiin, että sähköposteihin vastataan korkeintaan 30 minuuttia päivässä, esimerkiksi heti aamulla. Sen jälkeen koko posti suljetaan, sitä ei edes vilkaista. Seuraavana aamuna aloitetaan vastaaminen aikajärjestyksessä ja edetään niin pitkälle kuin päästään, loput meilit tuhotaan. Puhelimeen ei vastata iltapäivisin lainkaan. Asiat hoidetaan kasvokkain tai niitä ei hoideta lainkaan.

Tehokkuus kasvoi, mutta aika monesta tärkeästä asiasta on jääty paitsi, kun tärkeät meilit jää lukematta.

Oletko tosissasi? Mitä hiton järkeä tuossa oikein on? Vastaillaan siis randomisti puolen tunnin ajan ja laitetaan loput roskiin? Mitä jos joku sähköposti olisi ollut oikeasti tärkeä? Itse lähetän jostain asiasta sähköpostin. Mikäli homma ei etene niin se on ns. Voi Voi. Kun aiheesta tullaan nillittämään jälkikäteen niin voin näyttää lähettämäni sähköpostin.

En.

Viesteihin vastataan aina, ja jos on jotain epäselvää soitetaan.

Minä työskentelen yksityisessä firmassa,  ja täällä jokainen sähköposti on tärkeä niin asiakkaille kuin työtovereillekin.

Eräässä vanhassa työpaikassani työkuorma oli niin järjettömän suuri, että kaikkiin viesteihin ei yksinkertaisesti ollut aikaa reagoida. Se oli sellaista tulipalojen sammuttelua - se kuka "huusi" eniten ja äänekkäimmin, sai vastaukset.

Tunnollisena ihmisenä tällainen kyvyttömyys hoitaa asiat aikataulussa aiheuttaa todella suuren riittämättömyyden tunteen. Karsea työpaikka, onneksi pääsin pois sieltä. (Ja linkedin-stalkkauksen perusteella vanhasta tiimistäni on lähtenyt mun jälkeeni eli viimeisen vuoden aikana 7 henkilöä meidän about 22 hengen tiimistä).

Joskus muistan kun olin todella ylityöllistetty ja päivässä saattoi tulla yli satakin uutta sähköpostia kaikkien muiden hommieni lisäksi, niin en yksinkertaisesti tuolloin kerennyt aina vastaamaan edes niihin tärkeisiin sähköposteihin.

Jos sähköpostia tulee päivässä 50-100 kpl niin niiden lukemiseen menee pari tuntia. Jos muutamaan joutuu tekemään selvityksiä ja vastaamaan niin äkkiä on toiset pari tuntia käytetty. Sitten pitäisi vielä tehdä ne päivän työt. Ennen soitettiin perään jos oli kiireellistä. Nyt on onneksi nuo chatit.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Meillä koko tiimin väki kävi tehokkaan työnteon koulutuksen. Meille opetettiin, että sähköposteihin vastataan korkeintaan 30 minuuttia päivässä, esimerkiksi heti aamulla. Sen jälkeen koko posti suljetaan, sitä ei edes vilkaista. Seuraavana aamuna aloitetaan vastaaminen aikajärjestyksessä ja edetään niin pitkälle kuin päästään, loput meilit tuhotaan. Puhelimeen ei vastata iltapäivisin lainkaan. Asiat hoidetaan kasvokkain tai niitä ei hoideta lainkaan.

Tehokkuus kasvoi, mutta aika monesta tärkeästä asiasta on jääty paitsi, kun tärkeät meilit jää lukematta.

Oletko tosissasi? Mitä hiton järkeä tuossa oikein on? Vastaillaan siis randomisti puolen tunnin ajan ja laitetaan loput roskiin? Mitä jos joku sähköposti olisi ollut oikeasti tärkeä? Itse lähetän jostain asiasta sähköpostin. Mikäli homma ei etene niin se on ns. Voi Voi. Kun aiheesta tullaan nillittämään jälkikäteen niin voin näyttää lähettämäni sähköpostin.

Tuohan on aivan järjetön tekniikka.  Minkä alan  yritys kyseessä?

Vierailija kirjoitti:

Meillä koko tiimin väki kävi tehokkaan työnteon koulutuksen. Meille opetettiin, että sähköposteihin vastataan korkeintaan 30 minuuttia päivässä, esimerkiksi heti aamulla. Sen jälkeen koko posti suljetaan, sitä ei edes vilkaista. Seuraavana aamuna aloitetaan vastaaminen aikajärjestyksessä ja edetään niin pitkälle kuin päästään, loput meilit tuhotaan. Puhelimeen ei vastata iltapäivisin lainkaan. Asiat hoidetaan kasvokkain tai niitä ei hoideta lainkaan.

Tehokkuus kasvoi, mutta aika monesta tärkeästä asiasta on jääty paitsi, kun tärkeät meilit jää lukematta.

Joku nerokas "kouluttaja" näemmä ollut asialla. On keksinyt mahti-idean ja kouluttanut, että silloin ei ole liikaa sähköpostia, kun osa niistä vaan tuhotaan. Helppoa kuin mikä. 

Ei tulisi meillä kuuloonkaan. Toivottavasti en joudu tekemisiin ko. "kouluttajan" kouluttamien työntekijöiden kanssa. 

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Meillä koko tiimin väki kävi tehokkaan työnteon koulutuksen. Meille opetettiin, että sähköposteihin vastataan korkeintaan 30 minuuttia päivässä, esimerkiksi heti aamulla. Sen jälkeen koko posti suljetaan, sitä ei edes vilkaista. Seuraavana aamuna aloitetaan vastaaminen aikajärjestyksessä ja edetään niin pitkälle kuin päästään, loput meilit tuhotaan. Puhelimeen ei vastata iltapäivisin lainkaan. Asiat hoidetaan kasvokkain tai niitä ei hoideta lainkaan.

Tehokkuus kasvoi, mutta aika monesta tärkeästä asiasta on jääty paitsi, kun tärkeät meilit jää lukematta.

Joku nerokas "kouluttaja" näemmä ollut asialla. On keksinyt mahti-idean ja kouluttanut, että silloin ei ole liikaa sähköpostia, kun osa niistä vaan tuhotaan. Helppoa kuin mikä. 

Ei tulisi meillä kuuloonkaan. Toivottavasti en joudu tekemisiin ko. "kouluttajan" kouluttamien työntekijöiden kanssa. 

Kannattaisi tuhota ne kaikki, silloin säästyy tuo 30 min myös.

Tässä on vielä parempi idea :) Patentoi se äkkiä ja perusta oma konsultointifirma. 

Joskus jää vastaamatta viesteihin, tunnustan. Suurin syy ajoittainen ylikuormitus ja työsuma. Tyypillinen vastaamatta jäävä viesti on varsinaiseen ydintyöhön liittymätön, joltain ulkopuoliselta tullut yhteydenotto, joka on sisällöltään niin monimutkainen, epämääräinen tai paljon vaativa, ettei siihen jaksa/ehdi lyhyen mietinnänkään jälkeen ryhtyä sorvailemaan vastausta. Ja sitten viesti hautautuu jonnekin uusien alle.

Tähän on tehokas ratkaisu; kirjoita automaatti, joka lähettää sitä samaa viestiä yhä kiihtyvällä frekvenssillä. Siinä vaiheessa, kun sama meili ilmestyy kerran puolessa tunnissa, uppiniskaisinkin vastaa.

Vierailija kirjoitti:

No, omalla alallani on henkeä kohti niin paljon hommaa, ettei kaikkia asioita yksinkertaisesti millään saa hoidettua ajoissa. Siitä huolimatta, että osa tekee jatkuvaa plussasaldoa (peruspalkalla ylityötä). Itse en moiseen ryhdy. No can do. Odota vuoroasi, joskus se tulee. Ehkä huomenna, ehkä viikon päästä, ehkä 2 kuukauden päästä mutta joskus. Odota ja ole iloinen, jos itse ehdit heti vastata viesteihin.

Idiootti.

Meillä pursuavaan työjonoon oli ohjeistus: 'sitten pitää priorisoida tehtäviä', eikä sitten sen tarkempaa määritelmää. Sen pohjalta onkin kiva jättää johtajaa pienempien nilkkien viestit huomiotta, kun ei vaan ehdi. Mukavien ihmisten hommat kyllä hoidan, mutta ruikuttajat jää aina jonon perälle.

Nyt korona-aikana tämä vaan korotustuu! Ennen vanhaan kun oli puhelin, pysyit keskustelemaan vain yhden henkilön kanssa kerralla. Nyt kun on sähköposti, voit saada kymmenen toimeksiantoa yhtä aikaa! Tietysti jos on hiljaisempia hetkiä, näitä voi jaksottaa myöhemmin tehtäväksi, mutta jos heti seuraavana hetkenä tulee toiset kymmenen toimeksiantoa jne., ei kertakaikkiaan ehdi vastata ja tehdä kaikkea.. Sori vaan riittämättömyyttäni.

En ole törmännyt,jos meilissä on vain yksi vastaanottaja. Jos taas jakelussa on useampia, on yllättävän tavallista, että kukaan ei vastaa. 

Vierailija kirjoitti:

Tähän on tehokas ratkaisu; kirjoita automaatti, joka lähettää sitä samaa viestiä yhä kiihtyvällä frekvenssillä. Siinä vaiheessa, kun sama meili ilmestyy kerran puolessa tunnissa, uppiniskaisinkin vastaa.

Tähän on Outlookissa vastalääke. Ko. lähettäjän voi merkata estetyksi, jolloin hänen viestinsä päätyvät automaatisesti roskakoriin.

Vierailija kirjoitti:

Joskus jää vastaamatta viesteihin, tunnustan. Suurin syy ajoittainen ylikuormitus ja työsuma. Tyypillinen vastaamatta jäävä viesti on varsinaiseen ydintyöhön liittymätön, joltain ulkopuoliselta tullut yhteydenotto, joka on sisällöltään niin monimutkainen, epämääräinen tai paljon vaativa, ettei siihen jaksa/ehdi lyhyen mietinnänkään jälkeen ryhtyä sorvailemaan vastausta. Ja sitten viesti hautautuu jonnekin uusien alle.

Joo, pahimpia on ne viestit, jossa on jo kymmenien viestien ketju pohjalla, ja pyydetään jotain täysin käsittämätöntä. Eli koko ketju pitäisi lukea läpi, etsiä sieltä se sinua koskeva asia ja tulkita, mitä tälle pitäisi tehdä. Jää yleensä tekemättä.

Meidän alalla tulee kyllä paljon turhaa sähköpostia. Tässä nämä kuvat. Kymmen minuutin päästä tulee, hups, piti tehdä muutos, tässä uudet. Seuraavana päivänä: asikas halusikin tehdä näin, tässä nämä kuvat taas. Tämä on suunnittelun ja harkinnan puutetta. Siltä asiakkaalta ei kysytä asioita ajoissa. Meille tulee siis kuvia suunnittelua varten joltain arkkitehti- tai rakennusinsinööritoimistolta ja tuo häslääminen on ihan arkipäivää. Pahimmat tapaukset on niitä, että suunnittelija muuttuu välillä, ei ole ottanut viimeisimpiä muutosversioita, joita ei ehkä ole edeltäjä merkinnyt asianmukaisesti, vaikka alalla on siitä erittäin selvät pelisäännöt, ja vanhat virheet palautuu.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Joskus jää vastaamatta viesteihin, tunnustan. Suurin syy ajoittainen ylikuormitus ja työsuma. Tyypillinen vastaamatta jäävä viesti on varsinaiseen ydintyöhön liittymätön, joltain ulkopuoliselta tullut yhteydenotto, joka on sisällöltään niin monimutkainen, epämääräinen tai paljon vaativa, ettei siihen jaksa/ehdi lyhyen mietinnänkään jälkeen ryhtyä sorvailemaan vastausta. Ja sitten viesti hautautuu jonnekin uusien alle.

Joo, pahimpia on ne viestit, jossa on jo kymmenien viestien ketju pohjalla, ja pyydetään jotain täysin käsittämätöntä. Eli koko ketju pitäisi lukea läpi, etsiä sieltä se sinua koskeva asia ja tulkita, mitä tälle pitäisi tehdä. Jää yleensä tekemättä.

Sitten nämä, minulle sopii palaveriaika klo xx. Niitä tulee 20. Toiset haluaa nähdä, mitä toisille sopii, mutta tällaiset asiat pitäisi pystyä sopimaan esim. jollain chatilla. Vaan kun kalkkikset tyypit ei halua sellaista ristikseen.