Lue keskustelun säännöt.
TOimittajia paikalla: tiedottamisen aikataulusta kysymys?
21.01.2013 |
Järjestän keskustelutilaisuutta, jossa myös julkistetaan erään projektin tuloksia ja jonka ainakin pitäisi kiinnostaa "valistunutta yleisöä", mitä se sitten onkaan. Meidän organisaation oma tiedotusosasto on niin avuton, että niistä ei voi laskea olevan paljon apua. Niinpä joudun hoitamaan tiedotuksen ihan itse, amatööripohjalta. Asiaankuuluvan ammattiryhmän tiedotuksen, siis sen, josta suurin osa yleisestö tulee, haltsaankin. Mutta miten minun pitäisi toimia kun haluaisin, että joku toimittaja innostuisi tekemään aiheesta pienen jutun?
Juu, laadin tiedotteen ja lähetän medioihin - mutta milloin? Toiset saamani neuvot sanovat, että mahdollisimman myöhään, koska muuten toimittaja katsoo, tiedotteen päivämäärästä, että tämähän on jo vanha juttu tapahtumapäivänä. Toiset taas sanovat, että hyvissä ajoin, jotta toimittajat ehtivät reagoida. MILLOIN mun pitäisi se lähettää?
Minun puolestani olisi kiva kun joku toimittaja tulisi ainakin käväisemään paikallakin, vaikka en oleta, että kukaan viitsii istua siellä koko kokopäivän kestävän tapahtuman ajan. Vaan onko tämä liikaa toivottu ja juttu tapahtuman jälkeisenä päivänä jo vanha? ja onko tarkoitus, että ne tiedotteet ovat jotain, minkä kiireinen toimittaja voi vaan lähettää painokoneelle sellaisenaan, vai voinko siihen kirjoittaa, että paikalle saa tulla ja puhujia voi nykäistä hihasta jos haluaa vaikka haastatella lisätietoja?
Kyselee tyhmä amatoööri
Kommentit (8)
Tilaisuudesta lähetetään tosiaan lehdistökutsu hyvissä ajoin ja samalla kannattaa hehkuttaa pääpuhujaa ja hänen aihettaan - kertomatta tarkalleen, mikä uutinen on tarkoitus tilaisuudessa kertoa. Laita siihen lehdistökutsuun myös sen nimi ja kännykkänumero, jonka kautta voi sopia kahdenkeskisiä haastatteluja mm. sen pääpuhujan kanssa (ja ota selvää, koska hän ehtii jutella toimittajille).
JA sitten panet lehdistötiedotteen menemään samana päivänä, siihenkin laitat nimen ja numeron sille, jolta voi kysyä lisätietoja. Älä tee liian pitkää, ja vältä ammattijargonia. Käytä nasevaa tekstiä ja yritä selittää, mitä projekti merkitsee ja miten se muuttaa mitään/edesauttaa jonkin ongelman ratkaisua.
Aivan totta on, että toimittajat tuskin ehtivät istumaan paikalla koko päivää, sen vuoksi pääpuhuja kannattaa sijoittaa joko heti ohjelman alkuun tai joko ennen tai jälkeen lounastauon niin, että silloin voi ehkä jututtaa sitä pääpuhujaa kahden kesken.
Jos tunnet jonkun asiaa liippaavan lehden toimittajan, voit toki soittaa hänelle ja mainostaa tilaisuutta.
Mutta mitenkään välttämätöntä se ei ole, jos aihe ja uutinen on tarpeeksi vetävä.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Ja palkkakin olen saanut siitä jo vuosikausia. Toimittajan saan paljon tidotteita tapahtumista, ja kyllä niihin reagoidaankin. Mutta todellakin aika varhaisessa vaiheessa on hyvä saada tietää taphtumasta, sillä lehden juttuja suunnitellaan pitkälti etukäteen.
Lähetä tiedote tapahtumapäivänä mutta kutsu viikko (tai pari) ennen varsinaista tapahtumaa. Kutsussa et kerro varsinaisia tutkimustuloksia vaan päivän agendan. Kutsun ei tarvitse olla samanlainen kuin "varsinaisille vieraille" vaan enemmän toimittajan näkökulmasta laadittu; toimittaja itse ei välttämättä ole juuri tämän alan huippuasiantuntija vaikka aiheesta kirjoittaakin. Älä pyydä etukäteisilmoittautumista.
Varsinainen tiedote lähetetään tapahtumapäivänä, vaikka siihen aikaan kun tapahtuma alkaa. Tiedote max. yksi liuska kuten aiempi kommentoija jo mainitsikin. Laita otsikkoon se mikä tapahtumassa on merkittävintä (esim. tutkimustulos "kansankielelle" käännettynä). Tärkein asia alkuun (ingressiin), mukaan sitaatti joltain merkittävältä puhujaltanne ja loppuun yhteystiedot (sinun omasi & varsinaisesta aiheesta parhaiten tietävän, esim. tutkijan). Tiedotteen on hyvä olla sellainen että sen voisi suoraan julkaista pikku-uutisena sellaisenaan. Vältä jargonia.
Jos sinulla on kuvamateriaalia aiheeseen liittyen, voit laittaa tiedot mistä kuvia saa, ovatko ne löydettävissä esimerkiksi nettisivuiltanne painokelpoisessa muodossa, saako niitä sinulta tms.
Saatat saada jutun julkaistua vaikka vaikka tilaisuudessa ei olisi ainuttakaan toimittajaa kunhan tiedote on toimittajalle helpoksi laadittu ja aihe kiinnostava. Helpoiten jutun saat läpi päivälehtiin.
Kutsussa ei tarvitse olla erikseen mainintaa siitä että puhujia voi nykäistä hihasta, toimittajat kysyvät kyllä jos jos paikalle tulevat. Sinun on toki hyvä varmistaa että heillä todella on siihen mahdollisuus (onhan kommentoiti/kysyminen sallittu kesken esitysten?).
Onko sinulla jo toimittajien/toimitusten osoitteisto valmiina? Sellainen kannattaa kerätä etukäteen, ehkäpä viestinnästänne löytyy jo jotain..? Tai sitten ei, jos tiedotusosastonne on "kädetön". Miten teillä niin kökkö tiedotusosasto on? :/
Mutta kannattaa mainita, kenen kautta voi sopia etukäteen haastattelusta. Ota huomioon, että osa mediasta tulee radiosta tai vaikkapa Ylen aluetoimituksesta tekemään tv-haastattelua, ja ko. välineiden toimittajat tarvitsevat rauhallisen haastattelutilanteen, jonka he haluavat mieluiten sopia etukäteen.
Aika on rahaa, nääsen.
-6-
eli lehdistökutsu ja tiedote ovat kaksi eri asiaa.
Jos haluat toimittajia paikalle tapahtumaan, kutsu ja seminaariohjelma kannattaa lähettää viikko-pari aikaisemmin.
Tiedote lähetetään sitten seminaaripäivänä tai viimeistään seuraavana.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Haluatko sen sanomalehteen vai päivälehteen yms? Jos aikakausilehdet tai viikkojulkaisut on kohteena, niin silloin pari viikkoa ennen sen lehden ilmestymistä, jonka seuraavanviikon ajalle tapahtuma sijoittuu.
Varmana vinkkinä sanosin, että laähetä tiedote hyvissä ajoin, mahdollisimman aikaisin. Voithan sitten lähempänä tapahtumaa lähettää uuden tiedotteen muistutukseksi. Liian aikaista ei ole oikeastaan koskaan.
ja joo, lähinnä tarkoitan sanoma- tai päivälehtiä. Ei nyt tule mieleen yhtään viikkolehteä, joka kiinnostuisi tästä. (Tai itse asiassa yhtään viikkolehteä ylipäänsä. Ehkä niistäkin pitäisi ottaa selvää)
eipä näytä olevan toimittajia paikalla.
Saat toimittajan paikalle parhaiten niin, että tunnet jonkun toimittajan, johon otat yhteyttä. Näin toimii kaikkein ammattimaisin tiedotus, se perustuu suhteisiin.
Älä missään nimessä tee yli liuskan tiedotetta, älä laita sitä myöskään liitteeksi. Jos laitat liitteen, niin pane sama teksti viestikenttään.
Lähetä tiedote ainakin kaksi kertaa.
Kaikkein tärkeintä: otsikoi viesti niin hyvin, että siitä selviää heti mistä on kyse. Lyhyt otsikko. Jos otsikko on epäselvä, viesti tuhotaan lukematta.
Jos et osaa tiedottaa, tee mieluummin kotikutoinen sähköposti. Niitä kaikenmaailman "virallisia kirjeitä" tulee niin paljon, että niihin suhtaudutaan kyllästyksellä.
Tsemppiä.