Eikö sähköpostiin tarvitse vastata?!?

Jos ei ole vahinko...

Epäkohteliasta se tosin voi joissakin tapauksissa olla, mutta jos viestin vastaanottajalla on oikeasti kiire (mitä sinä et ap ulkopuolisena voi tietää), niin ymmärrän hyvin, ettei vastaa johonkin vapaamuotoiseen työpaikkakyselyyn, jos paikkoja ei edes ole auki.



Minä en välillä itse ehdi lukea useampaan päivään sähköpostejani ja kun luen, voi sellaisen "ok, viesti vastaanotettu" -viestin lähettäminen olla jo myöhäistä.

Ja tuskin puhelimessakaan kukaan lyö luuria korvaan, jos soittajan kysymys tai asia ei miellytä.

vaikket mitään muodollista hakemusta kirjoittanutkaan. Tilannetta kartoittavat kyselytkin ovat ok, totta kai.



T: toimitusjohtaja

on aikaa vastata jokaiseen sähköpostiin heti. Ja osa viesteistä on sellaisia, ettei niihin vastaaminen ole heti mahdollista ja sitten asia unohtuu. Minä ainakin priorisoin sähköpostivastauksetkin; ensin vastaan esimieheltä ja maksavilta asiakkailta tulleisiin viesteihin, erilaiset epämääräiset kyselyt jätän jonoon odottamaan parempaa aikaa.

Olen nyt kaksi kertaa lyhyen ajan sisällä törmännyt tähän ilmiöön: ensin kysyin opiskeluihini liittyviä apuja eräästä valtion tutkimuslaitoksesta. Minulle ei vastattu.

Erilaisia kyselyjä mitä ihmeellisimmistä asioista tulee varmaankin melkoisesti ja etenkin lomakauden tienoilla ne saattavat hukkua muun postin joukkoon. On myös mahdollista, ettei tutkimuslaitoksen henkilökunnalla ole aikaa vastata erilaisiin kysymyksiin, kas kun kirjallisen vastauksen on oltava aivan oikein, eikä kaikkiin kysymyksiin ole olemassa helppoja, valmiita ja nopeita vastauksia.

Nyt sitten hain kesäksi työtä eräästä pikkukaupungin pienestä yrityksestä. Lähetin vastaavalle henkilölle ihan epämuodollisen kysyvän sähköpostin, jossa tiedustelin mahdollisuuksistani päästä nyt tai tulevaisuudessa sinne työhön. Viestini oli hyvin kohtelias, mutta en siis lähettänyt muodollista hakemusta, sillä halusin ensin vähän kartottaa maaperää. Vastausta ei ole kuulunut. Kysymys ei ole mistään tulipalokiireisestä huippujohtajasta jolle satelisi työhakemuksia satoja päivässä - tuskin tässä ajanpuutteesta on kyse.

Tuskinpa ne erilaiset työhakemukset ovat kenenkään päätyö ja jos ei kesätyöntekijöitä ole tarkoitus ottaa (taloustilanne on koko maassa aika kehno) niin mitäpä sitä vastaamaan. Ihan oikeasti, et sinä ole maailman napa.

jos odotan yhden lauseen mittaista vastausta viestiini?

Totta kai pitää vastata kyselyihin, mutta mä en pelkän sähköpostin varassa hoitaisi tärkeitä asioita.



Ensinnäkin: sille pikkuvirkamiehellekin voi tulla kymmeniä/jopa satojakin maileja päivässä, joten voi jäädä vain vastaamatta. Voi olla tullut sairaslomaa, uusia työtehtäviä, ihan virheitäkin sattuu, viesti on vain jäänyt saapumatta, sellaistakin tapahtuu.



Siksi toisekseen: viestin perillemeno on lähettäjän vastuulla. Olisit kummassakin tapauksessa voinut ihan soittaa perään ja kysyä, että saitko viestini?



Minusta ihmiset luottavat liikaa sähköpostiin ja tekstiviestiin tärkeissä asioissa. Ennen asioita hoidettiin nopeammin puhelinsoitolla.

opiskeleville ja tutkiville. Kyselin asiakaspalvelusta. Ja kysyin aukioloaikoja.

Ilemisesti s-posti ei sitten ole ihan niin vakavasti otettava viestinnän muoto kuin puhelu tai kirje? Minä käytän mieluiten s-postia, mutta ehkä se ei ole vielä ihan niin vakiintunut kuin vanhemmat tavat.

käytän paljon sähköpostia, ei tarvitse roikkua puhelimessa odottelemassa, koska kenetkin saa kiinni, kaikilla ei ole edes vastaajaa...



Vastaan joka ikiseen yksityiseen sähköpostiin ja ryhmämeileihinkin, jos kommenttia odotetaan tai sisältää jonkin kysymyksen, johon osaan vastata. Jos en muuta vastaa, niin tuon, että "Sain viestisi, palaan asiaan myöhemmin."



Saan työni puolesta kymmeniä, joskus satoja viestejä päivässä, ja kun on tottunut rivakasti ja järjestelmällisesti työskentelemään, ne sähköpostien käsittelyyn ei siltikään mene kovin pitkää aikaa. Itse myös kirjoitan nopeasti, mutta hitaammillakaan ei voi mennä kovin pitkää aikaa kahden näppäimen painamiseen (ok).



Suurimmassa osassa sähköpostiohjelmia on jonkinlainen kansiointi- tai otsikointimahdollisuus, joten voi laittaa odottelevat omaansa, ihan kaikki. Sitten kun niitä ehtii käymään läpi ja vastaamaan kunnolla, niin heti poistoon sitten, ettei samassa kansiossa ole ikinä vastaamattomia ja vastattuja. Näin homma toimii.



Eli: On vastattava aina sähköpostiin jollain tapaa, ajasta se ei ole kiinni, vaan viitseliäisyydestä!

eikä kirjeisiinkään vastata, sen lisäksi että niiden lähettäminen on s-postia vaivalloisempaa...



Useat firmat esim. toivovat että yhteyttä otetaan s-postitse ettei puhelinlinjat menisi tukkoon, mutta niihin viesteihin ei sitten koskaan vastata.

Jos niissä on selkeä kysymys (paljon tulee myös postia "tiedoksi" johon en usko odotettavankaan vastausta) ja jos ovat noin yleensaottaen asiallisia (ihan sekaviakin tulee joskus niin että niihin on vaikea vastata vaikka hyvää tahtoa olisikin kun itse kysymystäkään ei ymmärrä). Eli ap:n kuvaaman kaltaisiin s-posteihin vastaisin ehdottomasti; toisaalta joskus jokin s-posti voi tahattomasti unohtua kiireessä, koska ainakin itselleni tulee työpäivän aikana kymmeniä ellei satoja s-posteja. Eli kannattaa soittaa perään jos vastausta ei kuulu.

Mutta työhakemuksiin pitäisi vastata, se on osa firman ulkoista kuvaa