Töissäolijat; paljonko teille tulee työsähköpostia/päivä?

0-10. Kaikkiin ei tarvitse ottaa mitään kantaa tai vastata ollenkaan. On vain yleistä tietoa. Katson sähköpostit 1-3 kertaa työvuoron aikana. En tee työtä näytön äärellä, tai teen mutten sen koneen, jolla sähköpostit ovat, vaan lukuisten monitoreitten.

Ei koskaan ensimmäistäkään.

Alle kymmenen, usein ei yhtäkään, keskimäärinkin ehkä yksi.

0-5
Eivät ole kiireellisiä
Yleensä

40-50 sähköpostia ja  lähetän ehkä 50-60.

Yleensä aloitan työt n 7.30 jolloin  mulla on 1,5h aikaa ennenkuin suurin säpinä töissä alkaa, saan juuri ja juuri perattua meilit. Noista ehkä 10 on vain "fyi", 10 sellaista mitkä liittyy toisiinsa ja loput sellaisia mitkä vaatii jatkotoimia, ne jätän auki ja ryhdyn yksitellen tekemään.

Toisen kerran katson meilit lounaan jälkeen. Pyrin siihen etten hyppää joka kerran katsomaan kun huomaan meilin tulleen, turhaan katkaisee ajatuksen ja sen mitä olin tekemässä. Viimeisen kerran katson postit juuri ennen töiden lopettamista. Toki jos on ns tilanne päällä katson sp vielä illallakin

En ole nyt töissä vaan hoitovapaalla, mutta kun olin, laskeskelin, että tuli n. 50-100 päivässä. Noin 20-40 piti reagoida, loput oli spämmiä, tiedotteita, mainoksia... Osan siirsin työjonoon, osaan vastasin heti, toisiin lyhyesti, toisiin pidemmin. Lisäksi piti lähettää itse maileja, vastata pikaviesteihin, olla parissa palaverissa, kirjoittaa suunnitelmia, seurata budjettia, ohjeistaa alaisia, vastata puhelimeen, hoitaa projekteja... Noin 4 kertaa päivässä katsoin mailit läpi. Joskus vielä kotonakin illalla, jos jokin tärkeä juttu kesken. Kyllä siihen tottuu, että monesti tekee 5 asiaa yhtäaikaa. Olen esimies julkishallinnossa.

10-15 ja lisäksi noin 3 wilmaviestiä. Olen opettaja, joten ei uskoisi, että tämä työ nyt olisi niin sähköpostipainotteista, mutta on se vaan. En ehdi vastaamaan sähköposteihin päivisin mitään, vastaan niihin yleensä illalla klo 21-22.

Noin 50 - 100. Näistä 90 % vaatii yleensä jotain reaktiota. Sähköposti on jatkuvasti näkösällä, en siis käy niitä erikseen läpi. Järjestän postit sitä myöten kun niitä tulee, Outlook on täynnä erilaisia kansioita aihealueen ja kiireellisyyden mukaan, näin itse inbox pysyy siistinä. Ja näiden lisäksi tietysti ne palaverit, pikaviestit, puhelin ja ihan perustyöt, mm. käännökset ja tekstien tuotto, mitä nro 7 tuossa luetteli. Iltaisin en sen sijaan sähköpostia lue, en pääse siihen kotoa käsiksi, eikä minulle siitä maksetakaan. Olen assistentti kansainvälisessä yrityksessä (ei Suomessa). 

Samaa 50-100 mailia/pv ja siitä on jo pois pelkät systeemiviestit/ muutama automaattisesti kansioituva viesti ja spämmi. Tuskastuttaa yrittää pysyä niiden kanssa ajantasalla ja eniten raivostuttaa kun ihmiset ei osaa otsikoida oikein / vaihtaa jakelulistaa kesken kaiken / sama katju jakautuu kahteen tai useampaan uuteen ketjuun samalla otsikolla jne. Oma työ on 90% sähköpostin käsittelyä joten se ajanhallintaneuvo, että tarkistaisi vain tiettyinä kellonaikoina päivässä ei toimi. Joskus odotetaan vastausta mailiin ennenkuin joku kolmas asia etenee, joskus joku maili menee kiireellisyydessään kaiken muun ohi ja siihen on vaan reagoitava välittömästi.

20-30. Niistä ehkä 20 vaatii reagointia.

[quote author="Vierailija" time="21.05.2015 klo 09:04"]

Samaa 50-100 mailia/pv ja siitä on jo pois pelkät systeemiviestit/ muutama automaattisesti kansioituva viesti ja spämmi. Tuskastuttaa yrittää pysyä niiden kanssa ajantasalla ja eniten raivostuttaa kun ihmiset ei osaa otsikoida oikein / vaihtaa jakelulistaa kesken kaiken / sama katju jakautuu kahteen tai useampaan uuteen ketjuun samalla otsikolla jne. Oma työ on 90% sähköpostin käsittelyä joten se ajanhallintaneuvo, että tarkistaisi vain tiettyinä kellonaikoina päivässä ei toimi. Joskus odotetaan vastausta mailiin ennenkuin joku kolmas asia etenee, joskus joku maili menee kiireellisyydessään kaiken muun ohi ja siihen on vaan reagoitava välittömästi.

[/quote]

Tuo otsikoinnin puutteellisuus on kyllä ärsyttävää.

t: 9

Ohjaa kaikki sinulle cc:nä eli tiedoksi lähetetyt postit yhteen kansioon. Jos asia on sinulle tiedoksi, lähettäjä ei voi olettaa sinun reagoivan asiaan tai lukevan postia heti. Kahlaa tämä kansio läpi vaikka kerran viikossa, onko sinne mennyt jotain oleellista. Samoin voi ohjata kaikki tietyllä jakelulla tulevat postit omaan kansioon esim. tiedotteet koko henkilökunnalle.