Projektipäälliköt? Millaisia muutoksia ohjausryhmä voi tehdä/on tehnyt suunnitelmaan?

Ohjausryhmä mm. hyväksyy; osaprojektien päättymisajan muutokset, projektiryhmän jäsenten muutokset, projektin riskitekijöiden eliminoinnin, sopimusmuutokset.

kyllä kaiken sen teoriassa. Haen vain käytännön kokemuksia. Sellaista yksittäistä konkreettista esimerkkiä, millaisia muutoksia ohjausryhmä tekee usein tai harvemmin.



Teoria minulla on hallussa. Käytäntö ei sitten olekaan...



ap

käynyt noita projektin henkilöiden muutoksia, mm. projektikoordinaattori on laitettu pois ja joku assari sitten pistetty hoitamaan hommat oman työnsä ohella, mikä taas oli ihan prseestä...

Ohjausryhmä mm. hyväksyy; osaprojektien päättymisajan muutokset, projektiryhmän jäsentenmuutokset, projektin riskitekijöiden eliminoinnin, sopimusmuutokset.

sdfsdf

Minun projektissa ohjausryhmä on vaihtanut projektipäällikön, budjetin, työmääräarviot, projektisuunnitelman. Ihan laidasta laitaan kaikkea valtuuksiin kuuluvaa.



Tyypillisimmin ohry seuraa projektin etenemistä aikataulun+budun puitteissa.

Eli minä siis suunnittelen kurssia. Annan opiskelijoille tehtäväksi laatia projektisuunnitelma kaikkien ohjeiden mukaan. Sitten minä olen se ohjausryhmä ja sekoitan heidän hienon suunnitelmansa. Etsin siis niitä käytännön toimenpiteitä, mitä muuta voin tehdä kuin leikata heidän suunnitellusta budjetista viidenneksen pois.



Eli siksi etsin kaikkia mahdollisia muutoksia, mitä voidaan tehdä. Kaipaan siis lisäapuja pohtimiseen, koska minulla itselläni ei ole kokemusta siitä, että projekti on mennyt pipariksi ja uusiksi.

että projekti ei valmistu aikatauun puitteissa ja lisätä pari kuukautta lisäaikaa.

No yleensä tehdään niin, että projektipäällikkö valmistelee tehtävät muutosehdotukset sille ohjausryhmälle. Jotka sitten ohjausryhmä sitten hyväksyy. Aika huono projektin seuranta projektipäälliköltä (sekä asiakkaan että toimittajan), jos ohjausryhmä joutuu itse niitä muutostarpeita etsimään.



Oletan, että ohjausryhmä on sama kuin projektin johtoryhmä.

Sanotaan, että 30-40 % projekteista kusee. Eihän se nyt aina ole projektipäälliköstä kiinni. Muotoilen siis kysymykseni toisin: mitä yllättäviä tilanteista on kohdallenne tullut, joita voisin käyttää esimerkkeinä?

ap

Aika huono projektin seuranta projektipäälliköltä jos ohjausryhmä joutuu itse niitä muutostarpeita etsimään. i]

No ohjausryhmä päättää kustannuksia, aikataulua ja laajuutta koskevista muutoksista. Jos näihin joudutaan tekemään muutoksia, niin yleensä ne muutokset johtuvat siitä, että lähtötilannetta ei ole ymmärretty oikein. Siis ei ole oikein selvää mitä on lähdetty tekemään. Sitten tietysti ympäristö voi aiheuttaa muutoksia kesken projektin. Asiakkaan business case muuttuu, tulee lainsäädäntövaatimuksia, säästötarpeita jne.



Jos ap opetat projektihallintaa, niin eikö nämä esimerkit pitäisi löytyä nyt ihan omasta kokemuksistasi? Ei kai projektihallintoa voi opettaa jos ei ole itse koskaan ollut projektipäällikkönä?

Joudun ottamaan tämän kurssin, vaikka en haluaisi. Kieltäydyin, mutta ei ole tällä hetkellä parempaa tarjolla.



On minulla jonkin verran kokemusta, mutta ei siinä mittakaavassa kuin haluaisin. Enkä ole ollut projektissa, mikä olisi mennyt ihan pieleen. Käytännössä minä myös jaan sitä teoriaa ja palkkaan projektipäälliköitä kertomaan kokemuksistaan.



Nyt pohdin siis harjoitustehtävää. Opiskelijat kuitenkin (luulisin siis) suunnittelevat työnään jonkun messun järjestämisen tai konserttitapahtuman tms. Enkä minä ole sellaisissa ollut mukana. Minun on vaikea hahmottaa, missä ominaisuudessa minä sitten ohjausryhmän asemassa tai force majeurina sekaannun suunnitelman sekoittamiseen.



Mutta sellaista se opettaminen on, että asiat hahmottuvat sitten, kun ne tulevat kohdalle. Yritän tässä vain orientoitua tällä hetkellä.



ap

No tuossa tilanteessa kantsisi varmaan tehdä niin, että luot niitä ympäristömuutoksia. Projekti on suunniteltu vaikka budjetille 100000 euroa. Firma säästää ja kaikkien pitää säästää 10 %. Sitten käsket projektipäälliköiden suunnitella miten tuo 10 prossaa säästetään, tuovat muutosehdotukset ja sitten sinä päätät ohjausryhmänä.



Yleensä tosiaan projektipäällikkö valmistelee kaikki muutosehdotukset ja sitten ohjausryhmässä vaan hyväksytään ja hylätään.

muuttaa priorisointia, hyväksyy lisäbudjetin jne.



Mitäs jos simuloisit tosielämää ja puhuisit asioita ristiin? Eli ensin hyväksyt jonkun muutoksen ja seuraavalla kerralla taas alat vaatimaan selitystä, miksi suunnitelma on alkuperäisestä taas kerran muuttunut...:)

ohjausryhmä on tehnyt vaikka mitä muutoksia.



Usein ohjausryhmästä on tullut esimerkiksi muutoksia scopeen, halutaan ottaa mukaan asioita joita ei ole alkuperäisessä toimituksen kuvauksessa.



Toisaalta ohjausryhmä on myös alkanut vaatimaan toimitukseen mukaan sellaisia asioita joita ei toimittajan mukaan toimitukseen kuulu. Eli on tarttunut projektisuunnitelman ja toimituksen kuvauksessa kohtiin jotka tulkinnanvaraisia.



Scopen muutokset varmaan tavallisimpia eri muodoissaan. Harvinaisempia omissa projekteissa ollut muutokset budjettissa alaspäin ja todella harvinaisia muutokset projektin henkilöissä. Kerran on projektipäällikkö vaihdettu, tulin toisen tilalle.

Unohdetaan kuinka sovittu jokin määrittelyn kohta tulkittavaksi ja valitetaan että miksi tehty toisin kuin asiakkaan mielestä sovittu. Sitten vaaditaan ilmaista työtä jne...



Mutta niinkuin joku totesi ei ohjausryhmä vaadi muutoksia vaan tekee päätöksiä projektipäälliköiden (toimittajan ja asiakkaan) esityksestä noin pääsääntöisesti. Muutostoiveet ohjausryhmän puolesta ovat juuri noita "väärinymmäryksiä" ja muita tulkintaeroavaisuuksia.

- Tyypillisin on se, että budjetti on mitoitettu liian tiukaksi ja se ylitetään rankasti. Esim työmääriksi arvioitu 100pv, todellisuudessa pp on unohtanut huomioida jonkun osatekijän (esim taloushallinnon järjestelmän käyttöönotossa unohdettu sähköinen laskun kierrätysjärjestelmä ja siihen vaadittavan erityisen liittymän rakentaminen) tästä työmäärää lisää 5pv. Lisäksi joku 20pv kokonaisuus ylitetään 5pv:llä teknisten ongemien vuoksi. Lisäksi vielä jonkun osa-alueen koodaus ei vaan onnistu suunnitellusti ja siihen varatut 10pv tuplaantuvat. Yhtäkkiä toteutunut onkin 20pv enemmän kuin arvioitu.



- Toinen hyvin yleinen ongelma on henkilökemiat. Asiakkaan ja toimittajan projektipäälliköt eivät tule toimeen. Toinen on extrovertti ja toinen introvertti. Tällöin toinen on vaihdettava jotta projektista ylipäänsä voi tulla mitään.



- Asiakkaalla on erilaiset odotukset projektista. Myyjä on myydessään puhunut leikkimökistä sisustuksineen. Rahan puutteessa ja asiakkaan tinkiessä tarjous on tehty kuitenkin pelkästä leikkimökistä ilman sisustuksia ja asiakas on hyväksynyt tarjouksen. Jossain vaiheessa asiakkaalle käy selväksi että nyt ei puhutakaan sisustuksesta lainkaan enää ja laittaa koko projektin puihin viime metreillä.



- Aikataulu ylitetään (rahan ohella yleisin ongelma) reippaasti. Esim 2kk projekti on aikataulutettu siten että kesäkuussa Mikko tekee töitä projektin eteen 4pv viikossa koska on lupautunut olemaan projektin käytössä 100%sesti. Maijalle on sovittu kesäkuulle 2pv/vk ja heinäkuulla 2vk 3pv/vk ja 2vk kesäloma (Maija ollut puolivuotta talossa, lomaa ei kertynyt enempää) Lisäksi sovittu että Hannu tekee heinäkuussa 3pv/vk ja lomailee kesäkuussa. Mikko joka on ajallisesti eniten sidottu projektiin loukkaa jalkapallotreeneissä nilkkansa ja on sairaslomalla viikon, muutoin työskentelee etänä kotoa. => -4pv

Maija hoitaa kesäkuun hommansa sovitusti, mutta heinäkuussa hän joutuu yllättäen auttamaan toisessa projektissa ja hänen työskentelynsä tälle projektille kutistuu puoleen => -3pv. Hannu lomailee kesäkuussa ja heinäkuussa tekee sovitusti töitä, mutta koska Mikon hoitama osuus projektista oli jäänyt kesken kesäkuulta Hannu ei pysty sovittamaan omaa ja Mikon aihetta yhteen ja siksi joutuu odottelemaan että Mikko palaa omalta lomaltaan. => -3pv.

Projekti joka piti saada valmiiksi kesän aikana ja käyttöön asiakkaalle elokuun ensimmäisellä viikolla on heinäkuun loppuun mennessä 10pv jäljessä aikataulua. Elokuulle jokaiselle oli varattu vain 1pv yhteensovituksiin ym aikaa, sitten alkoivat jokaisella muut projektit. Aikataulun mättäessä 7pv:llä suunnitellusta projekti myöhästyy lopulta kuukauden verran, koska elokuu oli muutoin buukattu täyteen.



- Minusta paras keino opettaa projektinhallintaa on toteuttaa joku yksinkertainen kuvitteellinen projekti. Vaikka koulun leikkipaikan remontointi. Rahaa projektiin saadaan kaupungilta 10000€. Talonmies sitoutuu rempan apuvoimaksi parin viikon ajaksi n puolipäiväisesti, muun ajan hän huolehtii omista välttämättömistä tehtävistään. Oppilaat voivat etsiä netistä leikkikalujen todelliset hinnat ja rakennusfirmojen todelliset hinnat. Aikaa rakentamiseen on kesä. Jos oppilaat maksavat raksamiehille liian vähän palkkaa, voit heittää yllätysmomentin: raksamiehille tuli parempipalkkainen ja kiireellisempi projekti.



Tässä muutamia ihan todelliseen elämään liittyviä kompastuskiviä.

Jos määritelmä on esimerkiksi tuo 100 pv -> 120 pv. Tuo on ihan normaalia tasoa ylityksissä ja yleensä hyväksytään mukisematta. Pahimmat näkemäni projektit ovat voineet esimerkiksi 3-kertaistua työmäärältään matkalla. Suurin syy on ollut heikko suunnittelu ja se on kaikkien siihen osallistuneiden vika. Useimmiten johtuu siitä, että sekä pp että muut osallistujat eivät tajua tehtävän laajuutta ja heidät painostetaan nopeaan aloitukseen pikaisella suunnitelmalla. Tai sitten vaan ei riitä osaaminen suunnittelussa ja asia alkaa aueta vasta projektin aikana.



Aikataulutkin on usein suhteellisia: jotkut menee kutakuinkin ajallaan ja jotkut tuplaa aika-arvionsa tuosta budjetin yhteydessä mainitusta syystä tai sitten juuri resurssien viemisen takia.

Eli aion tehdä opiskelijoiden projektisuunnitelmiin seuraavia muutoksia. Riippuen heidän projektistaan:



1) Jokaiselta leikkaan 10-15 % summasta pois vedoten johonkin syyhyn

2) Yksi alihankkija sanoo sopimuksensa irti

3) Joku alihankkija (vaikka mainostoimisto) ilmoittaakin, että tarvitsee lisäaikaa viikon

4) Jos jollain joku tekninen apuväline, niin se sanoo sopimuksen irti ja korjaaja sanoo voivansa tulla paikalle kolmen päivän kuluttua

5)Tulee uusi laki tai ohje

6) Asiakas vaatii jonkun aivan uuden toiminnon kesken kaiken

7) Asiakas/alihankkija heittäytyy hankalaksi ja sukset menee ristiin.

8) Ryhmän jäsenten aikatalut menevät kuten tuo Mikko ja Hannu yms. yms. Tarpeeksi monen ihmisen kohdalla tulee päivä sinne, toinen tänne => muotoilen kunnon kaaoksen



Tuo ohje ristiinpuhumisesta on hyvä :-). Jotta tuo ristiinpuhuminen toimisi hyvin, pitäisi opiskelijoiden tehdä kuvitteelliset sopimuksetkin, jotta voivat sitten vedota. Vitsi, muuten hyvä idea simuloida projektia muutekin kuin suunnitelman muodossa! Pyytää heitä ihan oikesti tekemään asioita.... Paperilla asiat kun näyttävät paljon yksinkertaisemmilta: jos joku alihankkija sanoo sopimuksen irti, niin paperillahan se uusi alihankkija sitten vain soitetaan ja hankitaan. Jotenkin pitäisi saada se käytännön hankaluudet näkymään....

Ja pitäisiköhän vaatia esiselvityskin ensin.



Äh, ei taida ihan 7 vkon periodi riittää tähän kaikkeen.



Anyway, kuka tahansa osaa tehdä projektisuunnitelman, kun on tarkat ohjeet. Siksi yritän saada puolessa välissä kurssia heidän pasmat sekaisin ja luoda kaaosta suunnitteluun.