Jos teillä olisi n. 2000 lukematonta viestiä sähköpostissa ja teidän pitäisi käydä ne läpi, miten toimisitte?

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Juu, mikäpä niitä on lueskellessa kun palkka juoksee. Mutta, miksi uusimmasta alkaen? Minä käsittelisin vanhimmasta alkaen. Tai ensin varmaan karsisin lajittelemalla ne lähettäjän mukaan ja turhat roskiin lukematta.

Uusimmissa voi olla jotain tärkeääkin ja vielä ajankohtaista tietoa. Se kymmenes muistutus jostain asiasta, mistä on yhdeksän lukematonta viestiä ennestään ja siinä voi olla vielä lisätarkennusta, mitä pitäisi tehdä.

katsoin aina yhden lähettäjän viestit kerralla uudestaan uusimmasta vanhempaan. (uudemmat siksi ensin, että ne saattaavat odottaa vastausta, vanhemmat viestit tuskin enää odottavat vastausta.)

Eli aloitat siitä viestistä mikä sulla on tällä hetkellä viimesesnä tullut ja sitten laitat hakukenttään lähettäjän sähköpostiin tuon henkilön sähköpostin ja käyt samalla läpi muutkin hänen viestinsä. Poistat turhat viestit ja sitten loput viestit lajittelet esim. seuraavin kansioihin:

*vastausta odottavat*  -  viestit joihin olet vastannut ja odotat viestiä takaisin nyt henkilöltä. Käyt tämän kansion läpi säännöllisesti ja tarkistat oletko saanut haluamasi vastauksen.

*action* kansio - tänne laitat viestit, jotka vaativat sinulta jotain toimintaa.  Jos vastaukseen menee vain minuutti niin vastaat heti, mutta jos et heti ehdi vastata/toimia niin viesti tuohon kansioon ja katsot ne sitten läpi heti kun ehdit.

*viite* kansio, tänne laitat viestit jotka eivät vaadi toimintaa, mutta täytyy säilyttää koska saatat tarvita jotain tietoa niistä myöhemmin.

Sitten kun olet saanut viestit käytyä läpi, opettelet pitämään sen inboxin aina tyhjänä.

Kun on isompia määriä, mä haen esim hakusanoilla uutiskirje ja newsletter, sitten napsautan kaikki valituiksi ja pikaisesti rullailen läpi, että mistä pitää valinta poistaa, loput poistan. Tuolla pääsee yleensä jo todella pitkälle.

Vierailija kirjoitti:

katsoin aina yhden lähettäjän viestit kerralla uudestaan uusimmasta vanhempaan. (uudemmat siksi ensin, että ne saattaavat odottaa vastausta, vanhemmat viestit tuskin enää odottavat vastausta.)

Eli aloitat siitä viestistä mikä sulla on tällä hetkellä viimesesnä tullut ja sitten laitat hakukenttään lähettäjän sähköpostiin tuon henkilön sähköpostin ja käyt samalla läpi muutkin hänen viestinsä. Poistat turhat viestit ja sitten loput viestit lajittelet esim. seuraavin kansioihin:

*vastausta odottavat*  -  viestit joihin olet vastannut ja odotat viestiä takaisin nyt henkilöltä. Käyt tämän kansion läpi säännöllisesti ja tarkistat oletko saanut haluamasi vastauksen.

*action* kansio - tänne laitat viestit, jotka vaativat sinulta jotain toimintaa.  Jos vastaukseen menee vain minuutti niin vastaat heti, mutta jos et heti ehdi vastata/toimia niin viesti tuohon kansioon ja katsot ne sitten läpi heti kun ehdit.

*viite* kansio, tänne laitat viestit jotka eivät vaadi toimintaa, mutta täytyy säilyttää koska saatat tarvita jotain tietoa niistä myöhemmin.

Sitten kun olet saanut viestit käytyä läpi, opettelet pitämään sen inboxin aina tyhjänä.

Anteeksi, Anteeksi kirjoitin hieman epäselvästi, eli laitat siis sähköpostiohjelman hakukenttään tuon lähettäjän sähköpostin ja katsot kaikki viesti samalta lähettäjältä yhdellä kerralla.

Mä tein niin, että järjestin lähettäjän mukaan ja poistin muut paitsi viimeisimmän. Sen jälkeen järjestin aiheen mukaan ja poistin muut paitsi viimeisimmän. Siitä lähti iso osa. Jos jotain 'tärkeätä' meni, ko henkilö laittaa kyllä uuden viestin.

Mulle tulee myös monien ryhmien sähköposteja, ne poistan kaikki koska ne ovat lähetettäessä ajankohtaisia, ei enää myöhemmin.

Normaalisti mulla ei ole lukemattomia sähköposteja koska kaikki postit pitäisi lukea saman päivän aikana, ainakin katsoa läpi onko niissä jotain mulle. Ja käyn säännöllisesti läpi kaikki laatikot ja deletoin tarpeettomat pois.

Järjestäisin ne joko lähettäjän tai aiheen mukaan ja alkaisin käydä siitä kategorisesti läpi. Valtaosa posteista on hyvin samankaltaista ja pelkkää roskaa. Mainoksia (myös töissä, esim. sisäisestä koulutuksesta), automaattisia viestejä (etenkin töissä), keskusteluketjuja jne.

Roskiin kaikki ja kyllä ne lähettää uudestaan, joilla on hätä. Näin toimin, kun tulin lomiltani n. 400 viestin ääreen.

Lajittele lähettäjän mukaan niin voit deletoida kerralla spämmit pois lukematra

Laittaa lomalle lähtiessä ilmoituksen että olen lomalla ajalla x-x.Poistan lomani aikana tulleet s-postit palattuani.Mikäli asia on edelleen ajankohtainen otathan yhteyttä uudelleen.Näin vastuu jää lähettäjälle .

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Juu, mikäpä niitä on lueskellessa kun palkka juoksee. Mutta, miksi uusimmasta alkaen? Minä käsittelisin vanhimmasta alkaen. Tai ensin varmaan karsisin lajittelemalla ne lähettäjän mukaan ja turhat roskiin lukematta.

Uusimmissa voi olla jotain tärkeääkin ja vielä ajankohtaista tietoa. Se kymmenes muistutus jostain asiasta, mistä on yhdeksän lukematonta viestiä ennestään ja siinä voi olla vielä lisätarkennusta, mitä pitäisi tehdä.

Nimenomaan niissä uusimmissa on ehkä lisätarkennusta, mutta saattaa puuttua se ihan alkuperäinen kysymys kokonaan kun se on ollut siinä vanhemmassa viestissä. Mielestäni paljon loogisempaa lukea vanhemmista alkaen jotta saa koko tarinan kronologisesti.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Juu, mikäpä niitä on lueskellessa kun palkka juoksee. Mutta, miksi uusimmasta alkaen? Minä käsittelisin vanhimmasta alkaen. Tai ensin varmaan karsisin lajittelemalla ne lähettäjän mukaan ja turhat roskiin lukematta.

Uusimmissa voi olla jotain tärkeääkin ja vielä ajankohtaista tietoa. Se kymmenes muistutus jostain asiasta, mistä on yhdeksän lukematonta viestiä ennestään ja siinä voi olla vielä lisätarkennusta, mitä pitäisi tehdä.

Nimenomaan niissä uusimmissa on ehkä lisätarkennusta, mutta saattaa puuttua se ihan alkuperäinen kysymys kokonaan kun se on ollut siinä vanhemmassa viestissä. Mielestäni paljon loogisempaa lukea vanhemmista alkaen jotta saa koko tarinan kronologisesti.

Voi olla, että siitä uusimmasta viestistä käy selville, että asia on jo hoidettu kokonaan tai peruttu ja niitä vanhempia ei tarvitse edes käydä läpi

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Juu, mikäpä niitä on lueskellessa kun palkka juoksee. Mutta, miksi uusimmasta alkaen? Minä käsittelisin vanhimmasta alkaen. Tai ensin varmaan karsisin lajittelemalla ne lähettäjän mukaan ja turhat roskiin lukematta.

Tietenkin uusimmasta alkaen koska muuten et tiedä onko asia enää edes ajankohtainen.

Tee sääntö outlookiin (tai mitä ohjelmaa käytätkään), joka nappia painamalla siirtää viestin tai viestiketjun sopivaan kansioon, vaikka Valmis-nimiseen kansioon. Lukiessasi viestejä painat tuota nappia jos aihe ei vaadi sinulta toimenpiteitä. Vain olennaiset mailit jäävät kansioon sen jälkeen.

Valitse näkymä niin että saman aiheen viestit ovat nipussa. Valitse kaikki muut paitsi viimeisin viesti ja siirrä nekin Valmis-kansioon.

Kun tulee vastaan mainosviesti tai järjestelmiltä tulleita viestejä. lajittele viestit lähettäjän mukaan, valitse kaikki lähettäjältä tulleet viestit ja paina taas Valmis. Muuten käy viestejä uusimmasta vanhimpaan läpi.

2000 viestin läpikäyntiin menee aikaa näin minulta muutamia tunteja eikä sinultakaan todennäköisesti huomattavasti enempää.

Vierailija kirjoitti:

Roskiin kaikki ja kyllä ne lähettää uudestaan, joilla on hätä. Näin toimin, kun tulin lomiltani n. 400 viestin ääreen.

Tässä olikin kunnon pirkkaniksi. Kun en halua vastata sähköposteihisi niin laita ne suoraan roskiin. Jos joku vielä tämänkin jälkeen lähettää sulle sähköpostia niin laitat tyynesti nämäkin viestit roskiin. Näin sinun ei tarvitse koskaan vastailla sähköposteihin. 

Minä tyhjensin sen kansion mihin mainokset menee ja lähti noin 1000. Sitten kirjoitin hakukenttään sellaisten lähettäjien nimet, joiden viestit kannattaa säilyttää ja arkistoin ne pois sieltä saapuneiden kansiosta. Lopulle kylmästi roskakoria. Kaikki tärkeä on kuitenkin avattu ja loppuja ei tarvi.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Juu, mikäpä niitä on lueskellessa kun palkka juoksee. Mutta, miksi uusimmasta alkaen? Minä käsittelisin vanhimmasta alkaen. Tai ensin varmaan karsisin lajittelemalla ne lähettäjän mukaan ja turhat roskiin lukematta.

Tietenkin uusimmasta alkaen koska muuten et tiedä onko asia enää edes ajankohtainen.

Kai se riippuu siitäkin mitä tekee, minun työni on sen luonteista että on hyvä tietää mitä lomani aikana on sattunut vaikka tapahtumat ei enää vaatisikaan minulta mitään toimenpiteitä.