Lue keskustelun säännöt.
Toimistotyötä tekevät - millaisia tapoja käytätte muistaa juoksevia asioita?
22.11.2021 |
Jos teillä kuuluu osana työhön se, että useampikin ihminen antaa erilaisia juoksevia asioita hoidettavaksi teille niin miten hoidatte, että ne kaikki tulee muistettua? Siis, jos oletetaan vaikkapa, että 5-10 ihmistä saattaa sanoa pitkin päivää ja viikkoa, että "tee tämä, muista se, lähetä se..."
Käytän itse paljon post it lappuja mitkä kirjoitan siinä heti samantien, kun asia sanotaan joko puhelimessa tai sitten kasvokain tässä toimistolla. Post it lapun heitän menemään sitten, kun olen asian hoitanut.
Aivan kaikkea ei kuitenkaan millään tule kirjoitettua ylös noille lapuillekaan, koska sitä asiaa on verrattain aika paljon.
Kommentit (37)
Vierailija kirjoitti:
Monday.com on ihan ykkönen. Hankkikaa ihmeessä se työpaikalle.
Toisena vaihtoehtona käyttäisin Trelloa.
Kolmantena Google sheetsiä tai Google docsia.
Kokeilkaa näitä ja maailmanne tulee mullistumaan :D
T. Milleniaali start upista, jossa ei ole mitään tarvetta paperille
Eikait se paperin käyttö itsessään mikään ongelma ole, vaan että jokainen löytää itselleen sopivan tavan.
Ite tykkään lukea ja kirjoittaa asioita ihan konkreettisesti paperille ja se on itelle nopein ja helpoin tapa. Tottakai on sitten vastaavasti sinunlaisia, jotka tykkäävät hyödyntää tekniikkaa tähän. Molempi parempi :)
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Mulla on ihan vaan A4-lehtiö johon kirjoitan kaikki hoidettavat asiat. Eri sivuille tulee eri tärkeysjärjestyksen juttuja. Kun olen tehhyt jonkin jutun, vedän sen yli.
Vanhanaikaistahan tuo on mutta toimii minulla parhaiten (olen kokeillut monenlaisia elektronisia ratkaisuja mutta en ole löytänyt yhtä hyvää). No olenkin jo viisikymppinen.
Se että fyysisesti saa vedettyä yli jonkun jutun tuottaa mukavan onnistumisen elämyksen. :-)
Mulla on Outlookissa kaksi kansiota, "To Do" ja "Time Cares". Jälkimmäiseen menee asioista suurin osa, ensin mainittuun harvat ja valitut (kuten "muista sulkapallovuoro"):
En millään voi muistaa kaikkea ulkoa, kun saattaa olla 20 asiaa menossa yhtä aikaa. Mulla on sen vuoksi kierrekantinen vihko eli työpäiväkirja. Vihkon vasen sivu on merkinnöille ja post-it lapuille, ja oikealle sivulle kirjoitan työtehtävät eri vaiheineen. Lisäksi vien kalenteriin deadline-hommat ja buukkaan niille työstöaikaa, jolloin en vastaa puhelimeen tai posteihin. Sitten vedän tehdyt työt viivalla yli, mitkä on tehty, ja päivän päätteeksi kirjoitan seuraavan aukeaman oikean sivun alkuun seuraavan päivän keskeneräiset ja litania jatkuu sitten uusilla....
Ilman tuota systeemiä menis järki!
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Monday.com on ihan ykkönen. Hankkikaa ihmeessä se työpaikalle.
Toisena vaihtoehtona käyttäisin Trelloa.
Kolmantena Google sheetsiä tai Google docsia.
Kokeilkaa näitä ja maailmanne tulee mullistumaan :D
T. Milleniaali start upista, jossa ei ole mitään tarvetta paperille
Eikait se paperin käyttö itsessään mikään ongelma ole, vaan että jokainen löytää itselleen sopivan tavan.
Ite tykkään lukea ja kirjoittaa asioita ihan konkreettisesti paperille ja se on itelle nopein ja helpoin tapa. Tottakai on sitten vastaavasti sinunlaisia, jotka tykkäävät hyödyntää tekniikkaa tähän. Molempi parempi :)
Unohtuipa laittaa, että itsekin siis milleniaali olen.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Tallennan aivoihin. Geenit antoivat poikkeuksellisen hyvän muistin.
Käytän A4-kokoista kierre-ruutuvihkoa, joka on koko ajan auki pöytäni reunalla. Siihen kirjoitan yhdellä tai muutamalla sanalla muistettavat asiat ja viivaan yli valmiit työt. Kun sivu alkaa olla täynnä, alan korostaa tärkeitä asioita väreillä. Jossain vaiheessa käännän sivua ja siirrän edelliseltä sivulta jääneet asiat seuraavalle sivulle. Joskus voin käyttää kokonaan uutta sivua, jos tulee joku pidempi asia.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
En ymmärtänyt, että miksei kaikkea tarvittavaa voisi kirjoittaa ylös paperille?
Tietenkään sellaista ei tarvi kirjoittaa, minkä muistaa muutenkin eli tulee rutiinista tms. Mutta miksei kaikkea muuta tärkeää voisi kirjoittaa muistiin?
Toiminee jos asioita ei ole paljoa ja ne on yksinkertaisia. Esimerkiksi kun minulle välitetään sähköpostiketju ("teetkö x tämän perusteella") niin on huomattavasti helpompi linkata sposti to do listalle kuin laittaa paperille, että "homma x, ks. Minnan sähköposti 23.11."
Mulla on sellainen kaaos työpöydällä, että kaikki muistilaput menee hukkaan kuitenkin, eikä niitä asioita tule kyllä kirjoitettua mihinkään sovellukseenkaan, kun sellaista yritin joskus käyttää. Ihan oman muistini varassa siis pääsääntöisesti olen, mutta onneksi se on ainakin tähän mennessä vielä toiminut. Jotain on varmasti unohtunut ja jäänyt tekemättä, mutta eivät liene kovin tärkeitä, kun ei kukaan ole perään kysellyt.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
En ymmärtänyt, että miksei kaikkea tarvittavaa voisi kirjoittaa ylös paperille?
Tietenkään sellaista ei tarvi kirjoittaa, minkä muistaa muutenkin eli tulee rutiinista tms. Mutta miksei kaikkea muuta tärkeää voisi kirjoittaa muistiin?
Toiminee jos asioita ei ole paljoa ja ne on yksinkertaisia. Esimerkiksi kun minulle välitetään sähköpostiketju ("teetkö x tämän perusteella") niin on huomattavasti helpompi linkata sposti to do listalle kuin laittaa paperille, että "homma x, ks. Minnan sähköposti 23.11."
Sori sanavirhe mulla! Tarkoitin siis ylipäätään ylös kirjoittamista, en siis pelkästään paperille :D Viittasin siis ap:n tekstiin, jossa sanottiin, että kaikkia asioita ei voisi (ehtisi?) kirjoittaa ylös.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
OneNote silloin kun pystyy sitä käyttämään, paperiset muistilaput silloin kun ei saa kirjoitettua muualle (esim. toisella näytöllä on RDP palvelimelle 1 ja toisella palvelimelle 2 ja tulee puhelu asiakkaalta kännykkään, niin kirjoitan suosiolla lapulle). Usein siirrän asiat vielä lapulta sinne OneNoteen kun ehtii, siellä on omat sivut sekalaisille juokseville asioille, tuotteille/palveluille, asiakkaille kaikille omansa ja vielä joillekin isommille projekteille. Kalenterin kanssa en viitsi puljata kun palaverien kanssa puljaaminen on jo tarpeeksi työlästä ja haluan nopean yleisnäkymän asioihin (palavereita on viikkotasolla jumalaton määrä).
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vaikka on itsenäinen työ, eikä sinällään mitään käskyjä, vaan yhteisesti sovittu mikä on kenenkin vastuulla ja omia muistettavia asioita, niin minulla on muistivihko.
Aamulla luen sähköpostit ja mahdollisesti on jotain tiimin kanssa juttelua. Näiden perusteella päivitän tehtävälistan, joko lisään edelliseen tai kirjoitan uuden, johon laitan myös edelliset tekemättömät.
Laitan sen aina isoilla rivivälillä, että voi sinne laittaa kommentteja ja muistiinpanoja.
Usein siellä on sellaisia epäselviä juttuja kuten "Liisa, tiketin käsittely" joka muistuttaa minua vaan jostain keskustelusta, jonka perusteella pitäisi tehdä esimerkiksi speksiä. Erillisellä sivulla tai jossain dokkarissa/spostissa voi olla sitten keskusteluun liittyviä tarkempia muistiinpanoja. Päivän aikana vaan sitten kirjailen siihen listaan kaikkia epämääräisiä juttuja.
Ennen kotiin lähtöä pyrin myös ottamaan hetken, jossa käyn läpi päivän, käyn läpi sähköpostit, teen samalla tuntikirjaukset ja kirjaan puuttuvia juttuja listalle ja vedän yli tehtyjä. Joskus teen uuden listan jo tällöin, joskus vasta aamulla. Samalla voi tehdä pois jotain listalle tulleita pikkujuttuja, jos vaikka joku on kahvihuoneessa muistuttanut katsomaan palaveriajan tai tarkistamaan jonkun jutun.
Vihko on minulle tähän paras. Olen yrittänyt myös puhelin ja työpöytä sovelluksia, mutta ei vaan minulle sovi. Post it lapuista tulee vaan hirveä sotku, siksi vihko. Vihkosta voi myös selata, koska joku juttu oli tehty ja sen perusteella etsiä hävinnyttä mailia tai kokousmuistiinpanoja.
Käytän paperikalenteria ja postit-lappuja. Kokoukset Outlookin kalenterissa muistutuksen kanssa. Mun aivot tarvii sen kirjoittamisen tuottaman prosessoinnin, että asiat pysyy muistissa. Monesti listan kirjoittamisen jälkeen muistan asian ilman listaakin.
Vierailija kirjoitti:
Olen ikäni ollut toimistossa töissä mutta en koskaan tuollaisena käskettävänä! Tuohan kuulostaa ihan joltain tsupparin (lähetin) työltä!
Työ tekijäänsä neuvoo, ja työni on aina ollut niin itsenäistä että päätän asioista itse. Tähän tietysti tarvitaan koulutus ja osaaminen, ja ymmärrys siitä, mitä moneltako tai minäkin päivänä, missäkin kuussa j.n.e. on oltava valmis ja tehty.
Olen henkilöstöpäällikkö ja tämä on tsupparin homma, mulla on 250 pomoa ja jokainen hyppyyttää, pyytää, toivoo, haluaa, käskyttää ja pyyntöjä tulee vähintään 20 päivässä eli sata viikossa.
Ei auta muu kuin kynä ja paperi ja 2Do lista. En suosittele tätä hommaa. Sirpaleista, joka tuutista tulee työtä, kaikki on pakko ottaa vastaan.
Mä käytän post-it lappuja ja Outlookin kalenteria.