Lue keskustelun säännöt.
Toimistotyötä tekevät - millaisia tapoja käytätte muistaa juoksevia asioita?
22.11.2021 |
Jos teillä kuuluu osana työhön se, että useampikin ihminen antaa erilaisia juoksevia asioita hoidettavaksi teille niin miten hoidatte, että ne kaikki tulee muistettua? Siis, jos oletetaan vaikkapa, että 5-10 ihmistä saattaa sanoa pitkin päivää ja viikkoa, että "tee tämä, muista se, lähetä se..."
Käytän itse paljon post it lappuja mitkä kirjoitan siinä heti samantien, kun asia sanotaan joko puhelimessa tai sitten kasvokain tässä toimistolla. Post it lapun heitän menemään sitten, kun olen asian hoitanut.
Aivan kaikkea ei kuitenkaan millään tule kirjoitettua ylös noille lapuillekaan, koska sitä asiaa on verrattain aika paljon.
Kommentit (37)
Olen ikäni ollut toimistossa töissä mutta en koskaan tuollaisena käskettävänä! Tuohan kuulostaa ihan joltain tsupparin (lähetin) työltä!
Työ tekijäänsä neuvoo, ja työni on aina ollut niin itsenäistä että päätän asioista itse. Tähän tietysti tarvitaan koulutus ja osaaminen, ja ymmärrys siitä, mitä moneltako tai minäkin päivänä, missäkin kuussa j.n.e. on oltava valmis ja tehty.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Minulla on vihko mihin kirjoitan muistiin työtehtävät ja niihin liittyvät ohjeistukset. Kiireisinä viikkoina teen itselleni Eisenhower-menetelmällä listan asioista mitä pitää hoitaa, muutoin vedän tehtäviä vain yli sitä mukaa, kun ne teen.
Laitan paperille ranskalaisin viivoin ja tehtyäni vetelen yli.
Vierailija kirjoitti:
Olen ikäni ollut toimistossa töissä mutta en koskaan tuollaisena käskettävänä! Tuohan kuulostaa ihan joltain tsupparin (lähetin) työltä!
Työ tekijäänsä neuvoo, ja työni on aina ollut niin itsenäistä että päätän asioista itse. Tähän tietysti tarvitaan koulutus ja osaaminen, ja ymmärrys siitä, mitä moneltako tai minäkin päivänä, missäkin kuussa j.n.e. on oltava valmis ja tehty.
Nykyään toimistossa saattaa olla osana useampaa tiimiä ja ne muilta tulevat työtehtävät ovat esimerkiksi asiakaspalaveriin valmistautumista, tapaamisen järjestämisestä yms. Esimerkiksi koulutuksen järjestäminen on harvoin sellainen asia, jota hoitaa vain yksi ihminen.
Meillä on Teamsissa planner käytössä, johon voidaan merkata kunkin päivän hoidettavia asioita. Käytän myös koneella työpöydällä olevia sticky notes -"muistilappuja". Toki myös ihan paperille.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Post-it laput, niitä on mukava rytistää ja heittää roskiin kun homma hoidettu.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Olen ikäni ollut toimistossa töissä mutta en koskaan tuollaisena käskettävänä! Tuohan kuulostaa ihan joltain tsupparin (lähetin) työltä!
Työ tekijäänsä neuvoo, ja työni on aina ollut niin itsenäistä että päätän asioista itse. Tähän tietysti tarvitaan koulutus ja osaaminen, ja ymmärrys siitä, mitä moneltako tai minäkin päivänä, missäkin kuussa j.n.e. on oltava valmis ja tehty.Nykyään toimistossa saattaa olla osana useampaa tiimiä ja ne muilta tulevat työtehtävät ovat esimerkiksi asiakaspalaveriin valmistautumista, tapaamisen järjestämisestä yms. Esimerkiksi koulutuksen järjestäminen on harvoin sellainen asia, jota hoitaa vain yksi ihminen.
Koulutuksia varten minulla on perusrunko mistä aina tarkistan muistinko jokaisen kohdan omasta osuudestani.
Mitä tulee noihin juokseviin töihin, post-it on se millä yleensä mennään.
Jos tehtävä on vasta tulevaisuudessa teen kalenteriin merkinnän.
Jos tehtävät jaetaan kokousessa niin yleensä joku tekee muistion jonka jakaa kaikille missä jaetut vastuualueet.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Kalenterimerkinnät ja post-it-laput. Sähköpostit merkitsen outlookin toiminnoilla.
Kalenteriin merkitsen, post it-laput vaan hukkaisin. Jos sähköpostin kautta tulee tehtävää, merkitsen lukemattomaksi, kunnes asia on hoidettu.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Olen ikäni ollut toimistossa töissä mutta en koskaan tuollaisena käskettävänä! Tuohan kuulostaa ihan joltain tsupparin (lähetin) työltä!
Työ tekijäänsä neuvoo, ja työni on aina ollut niin itsenäistä että päätän asioista itse. Tähän tietysti tarvitaan koulutus ja osaaminen, ja ymmärrys siitä, mitä moneltako tai minäkin päivänä, missäkin kuussa j.n.e. on oltava valmis ja tehty.
Kiva jos sinun työ ei ole käskytettävänä olemista, mutta jonkun muun työ voi sisältää sitä.
Google-kalenterin Tasks:iin kaikki tehtävät, tarvittaessa aikataulutettuina.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Monday.com on ihan ykkönen. Hankkikaa ihmeessä se työpaikalle.
Toisena vaihtoehtona käyttäisin Trelloa.
Kolmantena Google sheetsiä tai Google docsia.
Kokeilkaa näitä ja maailmanne tulee mullistumaan :D
T. Milleniaali start upista, jossa ei ole mitään tarvetta paperille
Mikkisoftan 365 paketin to-do-sovellusta.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Outlookin to-do listalle noita kertyy. Sitten kun alkaa olla erääntynyt 2kk sitten ja ketään ei tänä aikana ole kiinnostanut, niin poistan kokonaan.
Ihan uskomaton määrä kaikista "katotko"-hommista on sellaisia, mitkä ei oikeasti kiinnosta ketään ja kannattaa lykätä niiden aloittamista siihen kun/jos kysellään perään.
Mä vaan laitan asiat muistiini ja hoidan sitten sieltä käsin.
Jos henkilö tulee tähän pöydän viereen sanomaan jotain mitä pitäisi tehdä, kirjoitan näön vuoksi ylös.
Jos joku asia sattuu unohtumaan, siitä joko muistutetaan tai ei - yleensä ei, joten se oli turha asia.
Mulla on siis hyvä muisti enkä siksi kirjoita to do -listaa paitsi kotona suuremman siivouksen yhteydessä. Syy: kun on lista ja siitä saa ruksittua pois tehtäviä, tulee hyvä mieli. Ja toisekseen, yleensä siivouksen jälkiä ei näy, pelkän järjestelyn tuloksen näkee mutta puhdast lattiaa tai keittiön kaappeja (pesin just) ei näe.
Meillä käytetään MS Projektia jossa näkyy milloin mikäkin pitäisi olla tehty.
Eihän ne koskaan pidä paikkaansa mutta ompahan joku suunnitelma esittää asiakkaalle.
En ymmärtänyt, että miksei kaikkea tarvittavaa voisi kirjoittaa ylös paperille?
Tietenkään sellaista ei tarvi kirjoittaa, minkä muistaa muutenkin eli tulee rutiinista tms. Mutta miksei kaikkea muuta tärkeää voisi kirjoittaa muistiin?
OneNoteen kirjoitan tai lähetän itselleni Messenger-viestejä jos en ole koneella