Lue keskustelun säännöt.
Miten pidätte työsähköpostin hallinnassa?
05.10.2021 |
Hyviä vinkkejä? Tuntuu ihan kaoottiselta vaikka sinne tulisi vain 20 viestiä päivässä.
Kommentit (30)
Turhat poistan heti, säästettävät siirrän omaan kansioonsa, työtilaukset siirrän erilliseen kansioon ja merkkaan otsikkoon päivämäärän jolloin työn pitää olla valmis, ja järjestän viestit otsikon mukaan, niin että ne ovat deadlinen mukaan järjestetty. Kun työ on valmis ja lähetetty tilaajalle, siirrän sen tehtyjen kansioon. Tehdyt arkistoin aina seuraavan kuun vaihteessa. Säästettävien kansion käyn läpi pari kertaa vuodessa ja poistan vanhentuneet.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
No siten, että mailit, joissa olen pelkästään cc:a menee suoraan roskiin. Tuo muuten selvittää tilannetta oleellisesti. Jos asia on sellainen, ettei se edellytä omia toimia niin turha siihen on aikaa haaskata ja samalla sähköpostisuo selkiää aivan silmissä.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Jaa kansioihin aiheen mukaan
En suosittele, hakeminen helpompaa, kun ei ole kansioissa. Nimim. 9000+ lukematonta viestiä
Mikä sähköpostiohjelma on sellainen, ettei sille saa sanottua, että etsi kaikista kansioista?
Ihan turhaa näpertelyä miettiä, minkä kansion alle nyt minkäkin viestin laittaisin, ellei pysty ohjaamaan viestejä kansioihin suoraan automaattiohjauksella. Ja ne mitä pystyy, ovat muutenkin todennäköisesti ihan turhia. Säästyneen ajan voi käyttää vaikka tulleisiin viesteihin vastaamalla. Kansioiden sijaan käyttöön esim. värit ja merkinnät.
Ei se kansioihin laittaminen ole sen kummempaa näpertelyä kuin on miettiä, minkä värin tai merkinnän viestille laitan.
Niitä laitetaan vain tärkeille, ei kaikille viesteille.
Luon käsittelysäännöt tietynlaisille esmes toistuville viesteille ja ne kolisevat suoraan valittuun kansioon tai poistuvat kokonaan.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Jaa kansioihin aiheen mukaan
En suosittele, hakeminen helpompaa, kun ei ole kansioissa. Nimim. 9000+ lukematonta viestiä
Mikä sähköpostiohjelma on sellainen, ettei sille saa sanottua, että etsi kaikista kansioista?
Ihan turhaa näpertelyä miettiä, minkä kansion alle nyt minkäkin viestin laittaisin, ellei pysty ohjaamaan viestejä kansioihin suoraan automaattiohjauksella. Ja ne mitä pystyy, ovat muutenkin todennäköisesti ihan turhia. Säästyneen ajan voi käyttää vaikka tulleisiin viesteihin vastaamalla. Kansioiden sijaan käyttöön esim. värit ja merkinnät.
Ei se kansioihin laittaminen ole sen kummempaa näpertelyä kuin on miettiä, minkä värin tai merkinnän viestille laitan.
Niitä laitetaan vain tärkeille, ei kaikille viesteille.
🤦🏻♀️
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Nostan tätä, olisi kiva kuulla vielä lisää vinkkejä.
Kun saan itseäni niskasta kiinni niin poistan KAIKKI kerralla ja aloitan puhtaalta pöydältä enkä haali sinne enää mitään säästöön.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Työsähköposteja tulee 0-100 päivässä.
En käytä sähköpostia asioihin, jotka ratkeaa 10 sekunnin puhelinsoitolla.
Muihin tiluliluhöpöhöpöjuttuihin (lähetkö lounaalle yms) kyselyihin käytän pikaviestimiä, en s.postia.
Luen kaikki viestit ja vastaan mahdollisimman pian. On veemäistä palata johonkin viikon vanhaan viestiketjuun, selata se läpi että tiedät missä mennään.
Roskikseen heti, jos viesti ei koske minua tai on muuten tarpeeton. Erillisiä kansioita en käytä, enkä sääntöjä. haulla löytää jos tarvitsee palata asiaan.
Turhanpäiväisiin viesteihin en vastaa tai vastaan mahdollisimman lyhyesti, kyllä, ei, kiitos, ok. Eli en ylläpidä keskustelua tai ruoki chättäilyä.
Mullakin taktiikkana, että poistan mahdollisimman nopeasti ja vastaan mahdollisimman nopeasti ja sitten poistan.
Inboxiin jäävät vain jotain syvällisempää selvittelyä tmv. odottavat viestit. Jos niitäkin kertyy enemmän, niin sitten teen muistilistaa kalenterin puolelle, johon laitan priorisoituun järjestykseen asiat.
Ja poistetuista voi hakea noita vähemmän tärkeitä jos tarvitsee. Harvoin lopulta tarvitsee.
Ennen mulla oli inboxissa vain sellaiset viestit, jotka olivat jollain tapaa ajankohtaisia tai kesken. Joskus piti palata roskakorista johonkin muuhunkin, mutta sieltäpä löytyi.
Nykyisessä paikassa roskakori tyhjentyy automaattisesti, kun sähköpostin sulkee, enkä voi itse ottaa sitä asetusta pois päältä. Pakko roikottaa viestejä inboxissa, vaikka ärsyttääkin.
Aidosti hyödylliseksi arvioimani vedän erilliseen kansioon, josta niihin voi palata.
Pyrin lukemaan viestit heti, kun ne saapuvat. Täysin turhat heitän heti pois (samaten jos viesittäminen on mennyt chattailyksi, heitän ne ketjun aiemmat viestit heti pois) ja nopeasti vastattaviin vastaan heti sekä hyödylliset tiedotusluontoiset vedän sinne erilliseen kansioon. Muihin pyrin vastaamaan mahdollisuuksien mukaan paremmalla ajalla ja osaan en vastaa mitään, en lähetä ok- tai kiitosviestejä, ellei ole jostain erityisen tärkeästä kyse.