Oletteko törmänneet työelämässä sellaiseen ilmiöön, että sähköposteihin ei vaan vastata?

Whatsapissa sama juttu. Ei vastata kutsuihin, kulumisiin jne jne...

Olin juristi toimistossa töissä ja siellä oli tällaista. Nykyään on ylimielisyys trendinä. Ei et ole tarpeeksi arvokas, saaman multa vastausta.

Kuka enää tajuu tästä maailmasta mitään kun käytöstavat kuoppataan?

Mulle ainakin tulee aivan valtavasti sähköpostia. Joskun on vahingossa sattunut käymään niin, että olen lukenut meilin puhelimesta ja ajatellut hoitavani sen heti, kun pääsen takaisin työpöydän ääreen. Sitten olen ihan onnellisesti unohtanut koko jutun. Nykyään muistan aina klikata meilin lukemattomaan tilaan, jos en heti pääse asiaa hoitamaan.

Meillä on ihan sama. Jotain työn kannalta olleellista paperia tai tietoa saa nyhtää ja kerjätä monta kertaa. Hävettää jo kysyä monta kertaa uudestaan.  

Pikkujutut kannattaa soittaa ja hoitaa heti pois

Olen. Viimeisimmässä työpaikassani, jossa oli muutenkin kaikki päin peetä. Olisi kaiketi pitänyt juosta pitkin päivää fyysisesti kyselemässä asiat kollegoilta. Sitten toisaalta typerimmässäkin viestiketjussa oli mukana liuta ihmisiä tehtaan johdosta lähtien. Huoh.

Totta kai tuollaista on. Olen opetellut ilmaisemaan asiani ytimekkäämmin ja selvemmin ja tuntuu että nyt saa enemmän vastauksia. Ja kieltämättä itelläkin jää helposti vastaamatta epäselviin viesteihin, joista ei oikein saa selvää että mistä on kyse, onko siinä edes kysymystä vai mitä henkilö haluaa. Kun on niin kova kiire koko ajan, sitä tarttuu herkemmin toimiin, jotka ovat selkeitä. 

Tämä on aika henkilösidonnaista, mutta yleistymässä. Ikävä kyllä.

Kyllä. Toki itsekin joskus syyllistyn siihen,että unohdan vastata viestiin. Jos joku muistuttaa, että hei, mites tämä asia, niin tietenkin vastaan heti. Töyöpaikallamme on kuitenkin ihmisiä, jotka eivät vaan vastaa. Eivät, vaikka laittaisi mitä tärkeää ja huom, huom -merkintää.

Vierailija kirjoitti:

Pikkujutut kannattaa soittaa ja hoitaa heti pois

Luuri lyötiin korvaan, kun oli niin kiire. T. Tuo joka vastasi myös sähköposteiluun äsken.

Mun mies saa noin 200 työhön liittyvää sähköpostia päivässä. Niistä noin 50 vaatii toimenpiteitä. Normitilanteessa mieheni hanskaa tämän, mutta jos väliin jää esim. työmatkan takia pari päivää, on tilanne kestämätön ja vastaamattomua sähköposteja jää jonoon. Monella muullakin on sama tilanne.

Jatkuvasti. En tiedä miksi eivät ole saaneet kenkää.

Mun pomo on tuommoinen. Meillä on vielä firmassa yksi virallinen yhteinen sähköposti firma at firma.fi ja sitä luetaan sekä minä(sihteeri-assari) että pomo. Minä saatan sanoa pomolle, että tossa olis yks tärkee, sun pitäisi tohon vastata. Kolmen päivän päästä se kysyy, että miksi et ole muistuttanut, että tohon pitää vastata. Vaikka näkee itsekin sen postin. Tykkää enemmän puhelimessa puhumisesta ja sanoo, että ihmisten pitäisi soittaa jos on kiire. Joo, mut se istuu tosi paljon kokouksissa tai on työmailla, eikä vastaa silloinkaan. Eikä vastaa työajan ulkopuolella yhtään mihinkään työpuheluihin, joten ne, jotka on töissä pitempään, laittaa sähköpostia sitten.

Itse olen tosi tärkeä henkilö työpaikallani, enkä todellakaan ala vastailemaan jollekin nobodylle, jos se ainoastaan lähettää asiasta meilin.

Sitten, jos tulee eteeni, polvistuu ja kädet ristissä anelee, että voisinko minä työpaikan suuri ylhäisyys katsoa meilin ja vastata asiaan, jotta hän pääsee eteenpäin työtehtävässään, niin sitten ehkä saatan vilkaista asiaa. Muuten en.

No, omalla alallani on henkeä kohti niin paljon hommaa, ettei kaikkia asioita yksinkertaisesti millään saa hoidettua ajoissa. Siitä huolimatta, että osa tekee jatkuvaa plussasaldoa (peruspalkalla ylityötä). Itse en moiseen ryhdy. No can do. Odota vuoroasi, joskus se tulee. Ehkä huomenna, ehkä viikon päästä, ehkä 2 kuukauden päästä mutta joskus. Odota ja ole iloinen, jos itse ehdit heti vastata viesteihin.

Vierailija kirjoitti:

Mun pomo on tuommoinen. Meillä on vielä firmassa yksi virallinen yhteinen sähköposti firma at firma.fi ja sitä luetaan sekä minä(sihteeri-assari) että pomo. Minä saatan sanoa pomolle, että tossa olis yks tärkee, sun pitäisi tohon vastata. Kolmen päivän päästä se kysyy, että miksi et ole muistuttanut, että tohon pitää vastata. Vaikka näkee itsekin sen postin. Tykkää enemmän puhelimessa puhumisesta ja sanoo, että ihmisten pitäisi soittaa jos on kiire. Joo, mut se istuu tosi paljon kokouksissa tai on työmailla, eikä vastaa silloinkaan. Eikä vastaa työajan ulkopuolella yhtään mihinkään työpuheluihin, joten ne, jotka on töissä pitempään, laittaa sähköpostia sitten.

Meille ei tule mitenkään valtavia määriä tohon edes postia, pieni firma ja isot projektit, joten asiakkaita ei ole monta päivässä ja meitä on niin vähän, että omat asiat saadaan hoidettua firman sisällä huutamalla, sadan neliön toimistolla.

Vierailija kirjoitti:

Jatkuvasti. En tiedä miksi eivät ole saaneet kenkää.

Sitten olisi vastaajia vieläkin vähemmän.

Mulle tulee myös tosi paljon sähköpostia ja siihen päälle wa:sta ja teamsista viestit plus puhelut. Joskus vaan unohtuu ja varsinkin loman jälkeen kun on tuhat (tai tuhansia) viestiä lukematta, voi joku oikeasti tärkeä mennä ohi. Tahallani en sitä tee. Ja sama käy kyllä toistepäinkin, eli mun viestiin ei vastata. Mutta jos asia on tärkeä, laitan viestin uudelleen kunnes saan vastauksen.

Meidänkin firmassa osan on oikeasti vaikea käsittää, että toisille niitä viestejä tulee todella paljon kun itse saattaa saada kymmenen viestiä päivässä. Ja että niiden läpikäyntiin menee aikaa, varsinkin kun kalenteri on jo muutenkin täynnä, voi loman jälkeen mennä useampi päivä että kaikki postit on edes jotenkin käyty läpi.

Tämä ilmiö on ollut olemassa jo ainakin 15 vuotta. Koitapa saada yhteys johonkin valtionhallinnon tai kunnan virkamieheen, valta-asemasta ja asian tärkeydestä riippumatta. Isompien pomojen osalta tilanne varmasti onkin se, että sähköpostitulva on suuri mutta pikkunilkit ovat oppineet saman toimintatavan. Virkamiesten osalta tämä on lainvaistaista, koska virkamiesten velvollisuus on vastata kansalaisten heille esittämiin kysymyksiin.

Meidän firmassa ainakin HR on sellainen musta-aukko, ettei sinne lähetetyt viestit usein palaa vastauksen muodossa. Vaikka aina olen täysin asiallisesti ja ystävällisesti kysynyt heidän vastuualueelleen liittyvästä asiasta.

Meillä koko tiimin väki kävi tehokkaan työnteon koulutuksen. Meille opetettiin, että sähköposteihin vastataan korkeintaan 30 minuuttia päivässä, esimerkiksi heti aamulla. Sen jälkeen koko posti suljetaan, sitä ei edes vilkaista. Seuraavana aamuna aloitetaan vastaaminen aikajärjestyksessä ja edetään niin pitkälle kuin päästään, loput meilit tuhotaan. Puhelimeen ei vastata iltapäivisin lainkaan. Asiat hoidetaan kasvokkain tai niitä ei hoideta lainkaan.

Tehokkuus kasvoi, mutta aika monesta tärkeästä asiasta on jääty paitsi, kun tärkeät meilit jää lukematta.