Helpoin tapa siivota työsähköpostilaatikko?

Minullakin on tuhansia viestejä ja silloin tällöin niistä joutuu vanhoja asioita etsiskelemään. Luovuin aikoja sitten kansioinnista, koska siihen kuluu tuhottomasti aikaa ja aina ei edes helposti pysty oikeaa kansiota päättelemään. Hakusanoilla löytyy, jos tarvetta. Kun lopetan joskus työssäni, deletoin kaikki pois. Onneksi nykyisin on pilvipalvelun ansiosta laatikossa tilaa.

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Vierailija kirjoitti:

Ihan mielenkiinnosta kysyn, paljonko teille boksin täydellisenä pitäville tulee päivässä sähköpostia.

Edellisessä työpaikassa (iso kansainvälinen firma) n. 100 viestiä päivässä. Suurin osa ryhmäviestejä. 

Ja kaikki kerkesit joka päivä käsitellä ja sortata nätisti kansioihin? Vai deletoitko vain otsikon perusteella suurimman osan?

Ettekö te ongelmoijat osaa asettaa filttereitä? Mulla jää inboxiin vain ne, jotka on yleisesti ottaen tärkeitä ja muut menee suoraan kansioihin, jotka katson kun jaksan.

Opettele ap lajittelemaan postisi.

Mulle tulee 20-50 viestiä päivässä. Tärkeät deadlineduunit siirrän aiheen mukaan kansioihin. Mainosroskaan olen laittanut filtterin "estä lähettäjä", ja niihin mainoksiin, jotka tietyiltä lähettäjiltä haluan, olen laittanut ohjaustoiminnon automaattisesti kansioon "katso ja tuhoa". Ei tärkeät luen ja deletoin saman tien.

Säästettävät postit tallennan. Talolla on yhteinen asema, jonne voi tunkea sellaisen kaman. Muistitikkukin hoitanee homman. Paitsi jos hukkaat sen.

Huh. Mulla on sama kansiorakenne sähköpostissa ja työkoneella eli löydän helposti aina etsimäni. Siirrän siis aiheittain käsitellyt postit kansioihin. Päivittäin postia tulee keskimäärin 30-50 viestiä ja lähetän itse varmaan 50-100 viestiä. Sähköposti on siis ensisijainen työkaluni.

Sähköposti on myös itselle työlista, jota käyn jatkuvasti läpi. Siellä on keskeneräiset hoidettavat työt ja sellaiset, johon odotan esim kuittausta joltain.

Käyn säännöllisesti läpi myös omaa lähetettyjen postien kansiota, sillä sinne saattaa joskus unohtua myös joku tärkeä asia, mihin vastaanottaja ei reagoinut.

Töissä minua pidetään erittäin järjestelmälliseltä ja tehokkaana. Pystyn hallitsemaan ison määrän pieniäkin yksityiskohtia ja silti huolehtimaan että se iso kuva pysyy hallinnassa.

Henkilö joka ei hallitse postiaan yleensä ei hallitse myös muuta työtään...

Automatiikka siirtelee tulevat postit lähettäjän domainin perusteella ko. firman kansioon. Sisäiset postit ohjaillaan jonkun vastaavan periaatteen mukaan myös omiin kansioihinsa. Kaikki ainakin vilkaistaan läpi päivän aikana, tärkeät merkataan lipulla, ja näihin palataan paremmalla ajalla. Loput jää odottamaan automaattista arkistoon siirtoa, tms. Joo, ei ole postilaatikolla kokorajaa.

Ensin ctrl+a, sitten shift+delete ja sitten sähköpostiohjelma kiinni niin varmasti nollautuu.

Vierailija kirjoitti:

Miksi niitä pitäisi poistaa? Mulla on inboksissa jotain 6000 viestiä. Hakutoiminnolla löytyy nopeesti kun jotain tarvitsee selvittää joskus vuosienkin takaa. Enemmän sen jokapäiväiseen lajitteluun ja putsailuun menisi aikaa.

Minulla ainakin tuli sähköpostiohjelman rajoitteet vastaan siinä kymmenen tuhannen viestin jälkeen. Postilaatikko tuli kirjaimellisesti täyteen ja oli pakko siirtää sieltä vanhimmasta päästä arkistoon.

t. satoja työsähköposteja päivässä on ihan hanurista

Vierailija kirjoitti:

Miksi niitä pitäisi poistaa? Mulla on inboksissa jotain 6000 viestiä. Hakutoiminnolla löytyy nopeesti kun jotain tarvitsee selvittää joskus vuosienkin takaa. Enemmän sen jokapäiväiseen lajitteluun ja putsailuun menisi aikaa.

Osa firmoista rajaa sähköpostilaatikon kokoa.

Miten te hoidatte työnne, jos ette edes lue niitä sähköpostejanne? Minä ainakin lajittelen ne viestit heti kun olen ne lukenut tai asian käsitellyt. Jos jokin asia on kesken tai muuten tärkeä, ne merkitsen eri kansioon. En tajua, millaisissa paikoissa olette töissä, jos sähköpostissa on viestejä, joita ette ole lukeneet tai mitenkään käsitelleet, mutta ne ovat muka tärkeitä. Ne tärkeät asiatham jäävät hoitamatta, jos niitä ei edes avata.

Aika suuri osa viesteistä on mainoksia tai vain tiedoksi minulle. Nopea vilkaisu riittää, ja näihin palaan, jos aihetta on. Ei sähköposti ole kiireellisten asioiden hoitoon tarkoitettu, vaan silloin otetaan puhelin käteen ja soitetaan.