Jos teillä olisi n. 2000 lukematonta viestiä sähköpostissa ja teidän pitäisi käydä ne läpi, miten toimisitte?

Miksei voi? Jos en niitä ole tähän astikaan lukenut, ihan yhtä hyvin ne voi hävittää.

Kyllä voi. Mikään fysiikan laki ei sitä estä. Tämä voi toki johtaa työsuhteen päättämiseen.

Itse käärisin hihat ja alkaisin lukemaan uusimmasta vanhimpaan päin. Merkkaisin tärkeät ja vähemmän tärkeät flageillä. Kiireellisiin tarttuisin heti, muuten jättäisin odottamaan kunnes kaikki on kahlattu läpi.

Heh, jollakin muullakin on näköjään yhtä riemukkaat kesälomasuunnitelmat kuin mulla.

Myös arkistointia ja roikkuvia raportteja tiedossa, jippii.

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Töissä? Siitä vaan uusimmasta alkaen kahlaamaan läpi. Kyllä siihen aikaa jonkun verran menee. Tosin jos on jotain tosi vanhoja niin turha niitä on enää lukea, roskiin vaan. Ne tärkeätkin asiat on jo mennyttä, jos aikaa on kulunut tyyliin vuosia.

Miksi useampi olettaa, että kyse on työsähköposteista? Ap ei sellaista mainitse. Mutta itse asiaan: nopeasti käyt läpi ne, ja poistat turhat, jos sellaisia on. Samalla priorisoit ei-turhat. Sen jälkeen alat käymään niitä tarkemmin läpi siinä järjestyksessä, miten olet ne priorisoinut.

Lukaiset nopeasti posteista alun ja ne jotka ovat oikeasti tärkeitä niin esim. lähetät ne uudelleen itsellesi (jolloin löydät ne helposti myöhemmin) ja käyt vain nämä tärkeät sitten tarkemmin läpi myöhemmin, suurin osa masssasta kun on käsitelty lyhyellä vilkaisulla...

nimimerkillä "sama ongelma"

Jos joukossa on uutiskirjeitä, vanhentuneita tiedotteita jne. jotka tulevat aina samalta henkilöltä (työpaikan tiedotusvastaava), niin yleensä aloitan tekemällä haun tuollaisten ihmisten/tilien nimellä, katson otsikot ja poistan selkeästi vanhentuneet/tarpeettomat. Loput silmäilen läpi. Kunhan tuollaiset helpot on putsattu pois, niin sitten vain järjestyksessä läpi.

Miksi sinulla on 2000 viestiä lukematta?

Vähän eri asia, onko kyseessä yksityinen faniposti tai lentoyhtiön pistesaldotyyppiset tiedotteet, firman saama asiakaspalaute vai tyypillisen yksittäisen työntekijän tehtävänhoidossaan saama pitkähkön loman aikana kertynyt posti.

Jos tämä viimeinen, niin yleensä 70% joutaa suoraan roskiin tai ei haittaa, jos et opiskele niitä ulkoa. Ovat tiedotteita ja muuta vastaavaa. Loput on tutkittava paremmin uusimmasta vanhimpaan, riippuu myös siitä, onko poissaolosi aikana joku hoitanut tehtäviäsi edes jotenkin ja sinulla ollut tiedote päällä.

Hakisin ne nipuissa lähettäjän mukaan. Siitä näkisin heti, tarviiko kaikkia aukaista yms. Tai näkisin helpommin.

Vierailija kirjoitti:

Yksi kerrallaan uudesta vanhempaan. Palkan siitä saa.

Juu, mikäpä niitä on lueskellessa kun palkka juoksee. Mutta, miksi uusimmasta alkaen? Minä käsittelisin vanhimmasta alkaen. Tai ensin varmaan karsisin lajittelemalla ne lähettäjän mukaan ja turhat roskiin lukematta.

En päästä tuohon tilaan. Säännöllisesti poistan kaiken minkä aika on jo hoitanut. Olen liputtanut kaiken mikä on merkityksellistä ja mihin pitää palata.

Mutta: uusimmasta vanhimpaan.

Etsi ensin ilmeiset postin täyttäjät: jostain vakiosoitteista tulleet mainos- ja ilmoituspostit. Muutaman tällaisen satsin poistettua on jo selkeämpää. Meillä näitä lähettää laskuohjelma, henkilöstöohjelma, HR. Sitten voit katsoa lähimmät työkaverit, koska heistä tiedät, että jos jotain on kesken, he sanovat sen suoraan. Tai voit tilanteen tullen pyytää lähettämään uudestaan.

Sitten katsot pomosi ja ylimmän pomon lähettämät, koska kaikki heidän viestit on tärkeitä.

Ne mitä et ehdi nyt käsitellä, tee itsellesi kalenterimerkintä, johon raahaat viestit johon sinun pitää palata. Ja hoidat ne silloin.

Vielä kaikki oikeusjutut, jotta ne eivät jää hoitamatta. Yleensä niissä on otsikossa joku mikä voit etsiä ne könttänä. Jos jossain deadline paukkuu, pyydä lisäaikaa lomien yli.

Tämän jälkeen alat olla selvillä vesillä. jotkut asiakkaat eivät saa vastausta, mutta sitä sattuu. Jos se oli tärkeää, he palaavat asiaan, ja silloin pahoittelet viivästystä ja hoidat asian. Muutoin aika on ilmeisesti hoitanut asian puolestasi.

Oletetaan, että kyseessä on työsähköpostit. Yksityisen sähköpostitilin läpikäyminen on huomattavasti nopeampaa kuin työsähköpostin, ja sieltä voi deletoida surutta isoja määriä kerralla. Työsähköpostin osalta ensimmäinen kysymys on, miten ollaan tultu tilanteeseen missä jollain noin paljon lukematonta massaa. Jos henkilö on ollut viisi vuotta mammalomalla tai saikulla tms. niin kyllähän sitä kertyy. Johtotehtävissä olevilla kertyy helposti myös sillä päivät menee palavereissa eikä kaikkea ahdi lukea.  Miten sitten vähentää viestien määrää? Ehkä ihan ekana sorttaisin viestit lähettäjän mukaan. Kaikki vanhat tiedotteet, tietoturvahälyt, tulevat päivitykset yms. sälä lähtisi lukematta. Samoin tiettyjen henkilöiden tai aihelueiden viestit. Toki nopea silmäily otsikkotasolle jos seassa onkin jotain mielenkiintoisen oloista. Seuraavaksi mahodllisesti säilytettävät, luettavat tai muuten mielenkiintoiset lähtisi omiin kansioihinsa. Näin saa kohtuullisella vaivalla inboxin hallintaan. Toki  siirretyt viestit pitää joku päivä käydä läpi, ehkä. Edes nopeasti silmäillen.

Tässä vinkki niille, jotka saa paljon turhia viestejä "nice to know"-tyyliin. Tehkää sääntö, joka siirtää suoraan omaan kansioonsa kaikki sellaiset viestit, joissa olette cc-kentässä. Ei tartte aikaa käyttää turhaan viestien avaamiseen mutta ne pysyvät tallessa jos äkkiä pitäisikin jotain selvittää. Vähentää aktiivisten viestien määrää ihan huolella XD Tiettyjen henkilöiden ja aihealueiden osalta voi samaten tehdä säännön, joka siirtää viestit omiin kansioihinsa. Sieltä osaa sitten hakea ne oman työn kannalta tärkeimmät viestit.

Minä tekisin sorttauksen lähettäjän ja sitten vasta ajan mukaan, koska yleensä samaa asiaa käsitellään useammassa s-postissa. Ne vanhat voi poistaa ja ketju jää jäljelle, ja pistetiedotteet sun muut saa pois kätevästi. 

Siirtämällä suoraan roskakoriin kaikki. Jos on tärkeätä asiaa, niin kyllä ne lähettää uuden viestin.

Minulla on 10 000 lukematonta sähköpostia. Onneksi yksityisiä.

ctrl+a

ctrl+q

Asiasanoilla ja lähettäjillä tekisin hakuja, erottelisin alkuun tärkeät bulkista

Olisiko fiksua laittaa tärkeisiin osoitteisiin joukkoviesti jossa kiität viestistä ja kerrot vastaavasi lomanaikaisiin viesteihin saapumisjärjestyksessä?

Aivan ensiksi tekisin säännöt jotka heittäisi satavarmasti turhat postit roskakoriin ja ajaisin sen. Suurimman osan jäljelle jäävistäkin voisi arkistoida helposti käyttäen sääntöjä. Loput voisi tsekata järjestyksessä. Niitä ei pitäisi montaa kymmentä jäädä.

Kävisin ne läpi