Lue keskustelun säännöt.
Tervetuloa lukemaan keskusteluja! Kommentointi on avoinna klo 7 - 23.
Tervetuloa lukemaan keskusteluja! Kommentointi on avoinna klo 7 - 23.
Alue: Aihe vapaa
Töissä ei pysy hommat hanskassa, apua
29.01.2020 |
Olen jo koulussa ollut vähän sellainen, että hommat ei tahdo pysyä hanskassa. En muista aikarajoja tai en saa tehtyä hommia aikarajaan mennessä. Jotenkin hallinta puuttuu täysin. Unohdan hoitaa asioita, tai vaikka muistaisinkin, niin en vain saa niitä jotenkin koordinoitua niin, että saisin ne tehtyä. Nyt olen jo nelikymppinen, ja asia aiheuttaa isoja ongelmia minulle töissä, koska työmäärä on suuri ja työ on vaativaa. Samaa ilmenee kotona laskujen maksamisessa ja lääkäriaikojen tilaamisessa ja sellaisessa, mutta niistä ei seuraa niin isoja ongelmia kuin töissä.
Olen ammattitaitoinen, maisterikoulutettu, ja osaan työni erittäin hyvin ja pidän työstäni. Olen myös ihan älykäs, koska olen näin pitkälle kouluttautunut ongelmistani huolimatta. Eli syy ei ole osaamattomuudessa, tyhmyydessä eikä siinä että minulla ei olisi motivaatiota. Syy on jossain muussa. Hommat, jotka jää hoitamatta on sähköpostit, erilaiset kirjaamiset, kokousmuistioiden hoitaminen, kokouskutsujen laittaminen, pieni sälä jotka pitäisi joka päivä tehdä vähän ja koordinoida, pienten juttujen tilaaminen ja eteenpäin laittaminen ja sellainen. Ehkä tiivistää voisi, että kaikki kirjallinen ja hallinnollinen ja ihmisten kanssa yhteydenpitoon liittyvä sälä on sitä, mikä ei pysy minulla yhtään hanskassa. En yksinkertaisesti saa niitä hoidettua, vaikka haluaisin todella paljon saada ja koko työni kuitenkin riippuu niistä. Sitten taas työstä se osa, joka vaatii rautaista ammattitaitoa ja ammatillista osaamista on sellaista, että se on minulla erittäin hyvin hanskassa ja hoidettu aina. Eli ne sisältökysymykset.
Mistä ihmeestä tämä voi johtua ja mikä tähän auttaa? Olen yrittänyt käyttää erilaisia työn organisoimisen työkaluja apuna, post it-lappuja, kalenterisoftia, projektien hallinnan työkaluja, työn priorisoinnin taulukoita ym ym. mutta niistä ei ole ollut yhtään apua. Olen saanut pomoilta ja useita kertoja haukkuja, kun työt ei pysy hanskassa, mutta en tiedä mitä tehdä toisin.
Kommentit (34)
Laita työtehtävät vaikka ranskalaisille viivoille. Sitten vaan teet ne. Aikataulumuistutukset kännykkään. Jos ei auta, niin joku asia toiminnanohjauksessa tökkii. Silloin on järkevää varata aika työterveyslääkärille.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Kuulostaa siltä, ettet kykene hoitamaan työtäsi eli kaikkea mitä työhön kuuluu. Hoidat vain osan, joten ei ihme että pomo valittaa. Ilmeisesti karttelet ikävien asioiden tekemistä. En osaa auttaa.
En karttele ikävien asioiden tekemistä vaan hoidan ikävät työtehtävät siinä missä kivatkin, molempia on työssäni kyllä. Mutta en kykene hoitamaan sitä sellaista sälää, joka ei ole ihan työni ytimessä vaan on kaikenlaista kirjallista silppua ja asioiden koordinointia. Se ei pysy hanskassa vaikka yritän ja haluaisin että pysyy. Mutta tämä ei koske vain työtä vaan oli jo opinnoissa ja ilmenee myös kotona joissain asioissa. Ap
Vierailija kirjoitti:
Laita työtehtävät vaikka ranskalaisille viivoille. Sitten vaan teet ne. Aikataulumuistutukset kännykkään. Jos ei auta, niin joku asia toiminnanohjauksessa tökkii. Silloin on järkevää varata aika työterveyslääkärille.
Minulla on aina ollut käytössä muistilaput ja kalenterimuistutukset ja ranskalaiset viivat ja kaikenlaiset mindmapit, ei ne auta. Ap
Järjestä vaikka jokainen projekti omaksi nipukseen. Oli se sitten kasa papereita tai vain sen projektin työtehtävät yhdessä dokumentissa. Siihen kirjaat kaikki tarpeelliset tehtävät, ja niiden tekemiset. Käyt näitä projektejasi läpi vaikka pari kertaa työpäivän aikana, ja kirjaat niihin aina tehdyt työt. Projekti on niin kauan siinä työkierrossa, kunnes kaikki hommat on tehty.
Omassa työssäni on hieman samaa ongelmaa, ja vaikeinta on pysyä ajantasalla näissä pikkuhommissa, joita saattaa tulla tyyliin 20 kpl yhden päivän aikana. Kaikkea ei voi tehdä heti, ja pikkuhommaa ei viitsi kirjata mihinkään ylöskään. Sitten se saattaa unohtua.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Joku henkinen lukko sinulla on.
Voi olla että olet kognitiivisesti aika kuormittunut ja tarvitset rutiineja sekä palkitsevia dopamiiniannoksia edesauttamaan kaiken hoitamista.
Vaikka kerrot kokeilleesi kaikki muistilistat ja projektityökalut, suosittelen silti Trelloa tai vastaavaa, jossa konkreettisesti siirretään hoidetut asiat valmistuneisiin. Tee siis lappu jokaisesta hoidettavasta asiasta huomiselle (yksityisasiat eri värillä kuin työasiat) ja huomisen päivän päätteeksi tarkistat, että joka lappu on siirretty hoidettu-kansioon. Sitten päivität uuden listan ja suljet koneen. Aivosi saavat palkinnon nähdessään hoidetut asiat ja pääsevät lepoon kun tulevia velvollisuuksia ei tarvitse pitää mielessä vaan tietää niiden odottavan hoitamista siellä Trellossa.
Moni tietää sen tilan, kun ei saa aikaiseksi maksaa esim. laskuja vaikka tilillä olisi rahaakin. Silloin pitää ottaa käyttöön joku palkitseva tapa sen ympärille. Luin että joku otti tavakseen kirjoittaa jokaisen maksetun paperilaskun alle isoilla kirjaimilla KIITOS muistuttaakseen itseään siitä, miten onnekas hän on kun on varaa maksaa kyseiset laskut. Mikä voisi palkita sinua?
Vierailija kirjoitti:
Järjestä vaikka jokainen projekti omaksi nipukseen. Oli se sitten kasa papereita tai vain sen projektin työtehtävät yhdessä dokumentissa. Siihen kirjaat kaikki tarpeelliset tehtävät, ja niiden tekemiset. Käyt näitä projektejasi läpi vaikka pari kertaa työpäivän aikana, ja kirjaat niihin aina tehdyt työt. Projekti on niin kauan siinä työkierrossa, kunnes kaikki hommat on tehty.
Omassa työssäni on hieman samaa ongelmaa, ja vaikeinta on pysyä ajantasalla näissä pikkuhommissa, joita saattaa tulla tyyliin 20 kpl yhden päivän aikana. Kaikkea ei voi tehdä heti, ja pikkuhommaa ei viitsi kirjata mihinkään ylöskään. Sitten se saattaa unohtua.
Minun työ on sellaista, että koko ajan on meneillään noin erillistä 40 projektia. Lisäksi päivässä tulee 10-30 pikkuhommaa, joita ei kaikkia voi hoitaa heti ennen kuin on hoitanut ensin jonkun pikkuhomman x tai projektivaiheet y ja z. Ne pikkuhommat ei pysy millään hanskassa. Ja niille ei oikein ole varattu aikaa, vaan työnantaja pakottaa työkalenterin sellaiseksi, että siinä on aika varattu vain niille varsinaisille projektihommille, ja pikkuhommat määrätään hoitamaan siinä sivussa. Tähän ei voi vaikuttaa. Varasin kalenterista joka päivälle tunnin pikkuhommille, niin jouduin siitä puhutteluun. Jotenkin muilla ne pysyy hanskassa (kai?), mutta minulla ei. Ja jos alan kirjaamaan ylös 40 projektin juttuja ja joka päivä tulevaa 10-30 pikkuhommaa, niin ihan siinä jo menisi tunti päivässä. Ap
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Keskittymishäiriö? Add ehkä?
Voi olla. Mitä asialle voisi tehdä? Kukaan lääkäri tai vastaava ei usko minua, koska olen suoriutunut kaikista opinnoista ym niin hyvin arvosanoin ja kouluttautunut korkealle, sen mukaan minulla ei kuulemma voi olla mitään häiriötä. Ap
Luin aikoinaan kirjan jonka nimi oli Toimi heti. Se perustui ajatukseen, että jos asian voi hoitaa nopeasti, se pitää hoitaa nyt. Silloin se lakkaa kuormittamasta mieltä. Jos et millään voi hoitaa asiaa nyt heti, laitat sen muistiin hoidettavien asioiden listaan ja päivän päätteeksi listan on oltava tyhjä. Tyhjentämiseen on erikseen varattava aikaa kalenterista, jolloin ei oteta vastaan puheluita eikä sähköposteja eikä muitakaan keskeytyksiä.
Voisiko olla, että muu kuin työsi ydinsisältö tuntuu sinusta turhalta etkä oikeasti koe hommia tärkeiksi? Olet kuitenkin saanut jo ikävää palautetta, joten sinun on vain alettava nostaa niiden prioriteettia mielessäsi.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Järjestä vaikka jokainen projekti omaksi nipukseen. Oli se sitten kasa papereita tai vain sen projektin työtehtävät yhdessä dokumentissa. Siihen kirjaat kaikki tarpeelliset tehtävät, ja niiden tekemiset. Käyt näitä projektejasi läpi vaikka pari kertaa työpäivän aikana, ja kirjaat niihin aina tehdyt työt. Projekti on niin kauan siinä työkierrossa, kunnes kaikki hommat on tehty.
Omassa työssäni on hieman samaa ongelmaa, ja vaikeinta on pysyä ajantasalla näissä pikkuhommissa, joita saattaa tulla tyyliin 20 kpl yhden päivän aikana. Kaikkea ei voi tehdä heti, ja pikkuhommaa ei viitsi kirjata mihinkään ylöskään. Sitten se saattaa unohtua.
Minun työ on sellaista, että koko ajan on meneillään noin erillistä 40 projektia. Lisäksi päivässä tulee 10-30 pikkuhommaa, joita ei kaikkia voi hoitaa heti ennen kuin on hoitanut ensin jonkun pikkuhomman x tai projektivaiheet y ja z. Ne pikkuhommat ei pysy millään hanskassa. Ja niille ei oikein ole varattu aikaa, vaan työnantaja pakottaa työkalenterin sellaiseksi, että siinä on aika varattu vain niille varsinaisille projektihommille, ja pikkuhommat määrätään hoitamaan siinä sivussa. Tähän ei voi vaikuttaa. Varasin kalenterista joka päivälle tunnin pikkuhommille, niin jouduin siitä puhutteluun. Jotenkin muilla ne pysyy hanskassa (kai?), mutta minulla ei. Ja jos alan kirjaamaan ylös 40 projektin juttuja ja joka päivä tulevaa 10-30 pikkuhommaa, niin ihan siinä jo menisi tunti päivässä. Ap
Laitat vaan nuo projektit jotenkin listalle, ja jokaisen alle tarvittavat välivaiheet. Muuten olet aivan varmasti kusessa. Itsellänikin on aivan samanlainen työ ollut jo n. 20 vuotta. Jatkuvasti joku keskeyttää ja vaatii palvelua omaan ongelmaansa.
Työt jonoon, ja tarvittaessa priorisoit jonoa. Pomon tehtävä on huutaa ja paineistaa alaisiaan, älä ota sitä turhan vakavasti. Firma puristaa työntekijöistään kaiken irti, ja työntekijä ei ota koko firman ongelmia kantaakseen.
Voisitko jutella muiden kanssa keinoista, joilla tiettyjä asioita saisi helpotettua. Itse esim. laitan kokouksen esityslistan aina rutiininomaisesti kokouskutsuun ja alan kirjoittaa muistioita jo siellä kokouksessa niin pitkälle kuin mahdollista. Saatan jopa varmistaa muilta, kirjoitetaanko nyt muistioon näin vai näin. Sitten välittömästi kokouksen jälkeen muistion viimeistely ja muistio liikkeelle.
Tarvitset siis ehkä uusia tehostavia rutiineja noiden sälähommien hoitamiseen. Ehkä kollegoillasi olisi jakaa hyviä käytäntöjä?
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Luin aikoinaan kirjan jonka nimi oli Toimi heti. Se perustui ajatukseen, että jos asian voi hoitaa nopeasti, se pitää hoitaa nyt. Silloin se lakkaa kuormittamasta mieltä. Jos et millään voi hoitaa asiaa nyt heti, laitat sen muistiin hoidettavien asioiden listaan ja päivän päätteeksi listan on oltava tyhjä. Tyhjentämiseen on erikseen varattava aikaa kalenterista, jolloin ei oteta vastaan puheluita eikä sähköposteja eikä muitakaan keskeytyksiä.
Voisiko olla, että muu kuin työsi ydinsisältö tuntuu sinusta turhalta etkä oikeasti koe hommia tärkeiksi? Olet kuitenkin saanut jo ikävää palautetta, joten sinun on vain alettava nostaa niiden prioriteettia mielessäsi.
Kaunis ajatus tuo kirjan idea. Itselläni ainakin suuri osa hommista ei ole vain minun tekemiseni varassa, vaan asioihin osallistuu suuri määrä henkilöitä ja yhteistyökumppaneita. Minä siellä pienenä rattaana välissä, ja joissain projekteissa vetovastuussa. Kaikkia hommia ei saa millään hoidettua yhden päivän aikana, kun projektit saattavat kestää 6kk.
Iso osa työstä saattaa todellakin tuntua turhalta ja 'ei minun hommia', mutta jonkun nekin pitää hoitaa. Kaikki työt ei voi olla kivoja ja mielekkäitä. Nuori ja kokematon henkilö saattaa tietenkin ottaa tilanteen pahastikkin omaksi syykseen, ja stressata itsensä loppuun.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Keskittymishäiriö? Add ehkä?
Voi olla. Mitä asialle voisi tehdä? Kukaan lääkäri tai vastaava ei usko minua, koska olen suoriutunut kaikista opinnoista ym niin hyvin arvosanoin ja kouluttautunut korkealle, sen mukaan minulla ei kuulemma voi olla mitään häiriötä. Ap
En usko että sulla mitään addtä on.
Olet liian kuormittunut, mikä aiheuttaa unohtamista ja virheitä. Kyse on nimenomaan tuosta kognitiivisesta kuormittumisesta. Mikä lisäisi hallinnan tunnetta? Hyvät rutiinit ainakin. Ne monesti mainitut listat. Jos jotkut asiat toistuvat samantapaisina, listoja on helppo monistaa pienin muokkauksin.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Kerron esimerkin:
Työhöni kuuluu kouluttaa yhteistyökumppaneita. Sen koulutuksen sisällöt ja materiaalit laadin sujuvasti ja ajallaan. Lisäksi siellä kouluttamassa olen taitava ja koulutan sujuvasti. Mutta meillä minun pitää hoitaa itse myös koko se koulutustilaisuuden järjestäminen ja organisoiminen. Sumplia useiden eri yhteistyökumppaneiden kanssa vaihtoehtoisia koulutustilaisuusajankohtia ja paikkoja, koordinoida ja saada sovittua joku aika ja paikka joka käy viidelle taholle, keskustella kaikkien tahojen kanssa sisällöstä ennakkoon ja sumplia ne toiveet yhteen, laatia koulutuspäiväaikataulut ja lähettää ne tiedoksi kaikille, tilata kahvitukset ym ym. Niitä en saa vain hoidettua. Ap
Taidat tarvita itsellesi siheteerin joka huolehtii näistä pikkuasioista.
Vierailija kirjoitti:
Taidat tarvita itsellesi siheteerin joka huolehtii näistä pikkuasioista.
No silloin suoriutuisin työstäni todella hyvin. Mutta sellaista en saa. Ap
Vierailija kirjoitti:
Kerron esimerkin:
Työhöni kuuluu kouluttaa yhteistyökumppaneita. Sen koulutuksen sisällöt ja materiaalit laadin sujuvasti ja ajallaan. Lisäksi siellä kouluttamassa olen taitava ja koulutan sujuvasti. Mutta meillä minun pitää hoitaa itse myös koko se koulutustilaisuuden järjestäminen ja organisoiminen. Sumplia useiden eri yhteistyökumppaneiden kanssa vaihtoehtoisia koulutustilaisuusajankohtia ja paikkoja, koordinoida ja saada sovittua joku aika ja paikka joka käy viidelle taholle, keskustella kaikkien tahojen kanssa sisällöstä ennakkoon ja sumplia ne toiveet yhteen, laatia koulutuspäiväaikataulut ja lähettää ne tiedoksi kaikille, tilata kahvitukset ym ym. Niitä en saa vain hoidettua. Ap
Jos nämä toistuvat suht samanlaisina aika ajoin, sun täytyy kehittää hyvä metodi omine rutiineineen asian hoitamiseksi aina samalla tavalla. Joku pelkistetty prosessikuvaus omaan käyttöön voisi olla alku.
Sitten alat testata ja hioa tätä mallia. Olisiko ajankohtien sopimiseen joku hyvä työkalu? Esim. Doodle? Jos se toimii, alat aina käyttää sitä. Sitten sulla on oltava peruslista tilavarauksia ja tarjoiluja yms. varten, käytät samaa listaa joka kerta ja rastitat hoidetut työvaiheet. Sama sähköpostipohja kokouspaikkaa varten, josta muokkaat vain osallistujamäärän ja päivämäärät. Kehität rutiinin tilaisuuden sisältösuunnitteluun (voisiko olla joku verkossa jaettava kaikille asianosaisille yhteinen asiakirja, johon jokainen taho kirjaa toiveitaan?) ja muokkaat aina samasta pohjasta ohjelman aikatauluineen
Rutiinit, listat ja monistaminen ovat ainakin minulla kiireisen arjen pelastus. Ei voi joka kerta alkaa miettiä alusta asti, mitä kaikkea tässä nyt pitää huomioida, vaan toimia tietyn sapluunan mukaan.
Ei toi varmaan mitään diagnoosia tarvitse, olet epäjärjestelmällinen ja hajamielinen. Toiset on organisointikykyisempiä.
Tota voi luultavasti parantaa tiedostamalla asian, ja jollain muistiinpanoilla ja post it lapuilla, ja suunnittelemalla.
Sihteeriä meinasin minäkin tulla ehdottamaan mutta en ilkeilymielessä. Tulee ap viesteistäsi mieleen, että olet ihmistyyppiä, jonka vahvuus on nimenomaan substanssiosaamisessa ja laajojen kokonaisuuksien hallinnassa. Tällaisen tyypin heikkous on monesti se, että ne käytännön rutiinihommat ja monien pikku yksityiskohtien pallottelu yhtäaikaisesti tahtovat levitä kuin Jokisen eväät. Ehkä ne voivat tuntua niin merkityksettömiltä kokonaiskuvan kannalta, ettei niihin tule kiinnittäneeksi riittävästi huomiota tai sitten ne ylikuormittavat omaa kognitiivista kapasiteettia niin, että niiden hoitaminen tuntuu siksi mahdottomalta.
Nykyään on saatavilla jos jonkinlaista coachausta mm. ajankäytön hallintaan, tuotteliaisuuden lisäämiseen ja asioiden priorisointiin liittyen. Suosittelisin sinulle ensisijaisesti tällaista, koska olet itse varsin hyvin perillä työntekosi ongelmakohdista ja pystyt varmasti olemaan riittävän proaktiivinen valmennussuhteessa. Tietysti työterveyden puolellakin kannattaa pistäytyä, jotta voidaan poissulkea mahdolliset kognitiivisen puolen ongelmat. Myös stressi ylipäätään voi pahentaa tuota, että nimenomaan ne "sälätehtävät" tuppaavat jäämään helposti hunningolle, kun mieli priorisoi ne isommat kokonaisuudet ykkössijalle.
Alue: Aihe vapaa
Kuulostaa siltä, ettet kykene hoitamaan työtäsi eli kaikkea mitä työhön kuuluu. Hoidat vain osan, joten ei ihme että pomo valittaa. Ilmeisesti karttelet ikävien asioiden tekemistä. En osaa auttaa.