Miten saada kokouksessa kuriin jaarittelijat ja asian ohi puhujat?

Nobel palkinto on taattu!

luulisin esityslistan auttavan. Selkeä runko aiheista, jotka käydään läpi. Jaarittelijat pitäisi usklataa keskeyttää ja viedä puhetta eteenpäin seuraavaan aiheeseen.

Miten käytännössä hoitaisit tuon keskeyttämisen? Alkaisit puhua toisen puheen päälle? Kieltäisit puhumasta? Vai miten? Entä kun aloittaa uudelleen kun joku on keskeyttänyt? Miten siirtyä uuteen aiheeseen kun vanhaakaan ei ole saatu hoidettua loppuun jaarittelun takia?

Tosi helppoa, jos olet puheenjohtaja. Rajoittaa keskustelua vaan sanomalla asiasta tai rajaamalla keskusteluun käytettävän ajan.



Mutta ihan mahdotonta, jos olet vain rivijäsen porukassa ja puheenjohtaja antaa laverella mitä sattuu tai parhaassa tapauksessa itse menee siihen mukaan.

Periaatteessa minäkin oletin, että on ihan helppoa puheenjohtajana rajata keskustelua. Mutta kun olen sattunut puheenjohtajaksi taloyhtiön kokouksiin, joissa on jo vuosikymmenien perinteet jaarittelusta ja asian ohi puhumisesta, saa samoja ihmisiä olla keskeyttämässä monta kertaa saman kokouksen aikana. Ja näitä ihmisiä on useita.



He eivät yksinkertaisesti osaa esittää asiaansa niin, että keskittyisivät olennaiseen. Ja kun ikää alkaa olemaan päälle 70 v, en tiedä ehdinkö minä enää saada heitä oppimaan. Olen saanut nyt muutamassa vuodessa vähän hommaa kuriin, mutta tällä menolla menee ainakin 10 vuotta, ennen kuin aletaan pysymään asiassa.



Jos asia eksyy ihan ohi, on aika helppo keskeyttää ja sanoa, että tätä käsitellään kohdassa x tai kokouksen jälkeen. Nämä kuitenkin esittävät asiansa välillä niin laveasti, että joutuu kuuntelemaan vähän aikaa, että pääsee selville mistähän tuo aikoo puhua. Ja sitten keskeyttäminen on jo hankalampaa, kun joku toinenkin yrittää alkaa keskustelemaan tästä.



Sitten ovat tosiaan nämä, kun puhuvat periaatteessa asiasta, mutta kaikesta muusta ohi mennen. Miten saa ihmisen pysymään asiassa, jos ei ole sitä oppinut 70-ikävuoteen mennessä?

Tee esityslista, jossa lukee etukäteen aihe, kuka alustaa ja aiheen kesto. Pidä tiukasti kiinni aikataulusta. Esim. esityslistasta



Kokouskutsu 15.9.2010 kesto 35min

Jos sinulla on aiheeseen liittyviä toimenpide-ehdotuksia, kerro ne ennen kokousta asian valmistelijalle.



1. Taloyhtiönkaton korjaus, Matti kertoo toimintaehdotuksen, jonka jälkeen vapaata keskustelua. 5min + 10min.



2. Piha-alueet, Kirsi kertoo kukista, jonka jälkeen vapaata keskustelua. 5min + 10 min.



3. Yhteenveto, puheenjohtaja ja sihteeri kertovat mitä kokous päätti ja mitkä asiat jäivät kesken.



Näin minulle on opetettu ja toimii, kun on hyvä puheenjohtaja. Todellakin pj jakaa puheenvuorot ja sanoo, että ei saa puhua päälle. Jos puheenvuorot liian pitkiä, niin kokouksen aluksi voi sanoa, että maksimipuheenvuoron pituus on esim. 1 min.

Onko kenelläkään vinkkiä miten toimia?

Ja on meillä ollut tiimalasikin käytössä sellaisissa päivän pituisissa kokouksissa, jotta on saatu kaikki käsiteltyä. Ei ole kyllä taloyhtiön kokouksia, mutta ei työpaikankaan :)

jos ei ole sitä, niin joku muu millä hakata pöytää vasten ja saada jaarittelijan hetkeksi keskeyttämään puheensa. Sitten kun se nujimisesta hiljenee, kommenoit, että asiaan tms.



Toimii paremmin kuin päälle puhuminen, kun samalla keskeyttää jaarittelun ajatuksen kulun.

Miten käytännössä hoitaisit tuon keskeyttämisen? Alkaisit puhua toisen puheen päälle? Kieltäisit puhumasta? Vai miten? Entä kun aloittaa uudelleen kun joku on keskeyttänyt? Miten siirtyä uuteen aiheeseen kun vanhaakaan ei ole saatu hoidettua loppuun jaarittelun takia?

Se on vaan keskeytettävä ja sanottava, että annetaan välillä muillekin puheenvuoro. Kello auttaa. Keskeyttäminen tehdään puhumalla toisen päälle. JOtta toinen ei loukkaannu, niin kokouksen aluksi kannattaa ehdottomasti käydä nämä uudet säännöt läpi ja miksi näin toimitaan (aikaa säästyy ja aikataulu pitää ja homma tulee hoidettua).

Asiat pitää valmistella kokoukseen niin hyvin ja antaa mahdollisuus ETUKÄTEEN sanoa mielipiteensä, että kokouksessa niitä ei enää vatvota. Työpaikoillakin asiat valmistellaan työpajoissa ja tiimeissä ja asiat päätetään esitetyistä vaihtoehdoista kokouksessa. Esityslistaan kannattaa myös laittaa kaikki vaihtoehdot, joista tarvittaessa äänestetään.

puheenvuoroa, sanonut, puheenjohtaja, voidaanko palata työjärjestykseen ja yleensä on toiminut.

puheenvuoron maksimipituutta täytyy harkita. Se voisi toimia. Täytyy ottaa joku tiimalasi mukaan.



Kokonaisaikaa on vähän vaikea rajata, kun joistakin aiheista tulee ihan aiheellisesti pitkäkin keskustelu. Ja ilman rajoitettuja puheenvuorojen pituuksia yhdet jaarittelijat käyttäisivät koko keskusteluajan. Enkä voi toisaalta evätä ihmisiltä kokonaan puheenvuoroja, jos aika ei riitä, ihmisillä on oikeus kertoa mielipiteensä. Minä ainakin osallistujana jättäisin eriävän mielipiteen pöytäkirjaan päätöksistä, jos en ole edes saanut suutani avata.



Ongelma rajatuissa puheenvuorojen pituuksissa on, että joillakin on ihan oikeasti paljon asiallista asiaa vaikka esittävätkin sen tiiviisti. Mutta kai tämän saisi toimimaan niin, että esittävät sitten asiansa useammassa puheenvuorossa.



Minä siis kyllä jaan puheenvuorot ja kiellän puhumasta päälle. Mutta uudestaan ja uudestaan ihmiset tekevät sitä samaa.



Mulla on varmasti varaa kehittyä puheenjohtajana, mutta ei mulla ole koskaan missään muualla ollut tällaista ongelmaa. Kuten sanoin, vähän olen saanut hommaa aisoihin, mutta kerran pari vuodessa nähtäessä ihmiset ovat aina unohtaneet "opit" mitkä edellisen kokouksen aikana alkoivat hiljalleen mennä perille.



Voisi ensi kerralla kokeilla "sääntöjen" kertaamista heti aluksi. (Yksi "ongelma" meillä on myös isännöitsijä, jolla itselläänkin on taipumus jaaritella. Häntä on pahempi keskeyttää, kun sieltä tulee olennaista asiaa vaikkakin aina viiden sivuaiheen kautta.)



t. ap

kiitos teille. Eiköhän tästä saada kikkakokoelma, jolla asia alkaa toimimaan.



- Nuijaa on tullut hakattua ja todettua työjärjestykseen. Tai todettua, että nyt on xyz:n puheenvuoro. Se kyllä toimii, mutta tympeää tehdä sitä ties kuinka monta kertaa kokouksen aikana. En tiedä kuinka kauan tuota pitäisi tehdä, että ihmiset oppisivat, että ihan oikeasti näin ei tehdä. (Kai kun ovat tehneet sitä ihan oikeasti jo vuosikymmeniä uusien tapojen oppiminen on hidasta.)



- Totta tuokin, että tiedotusta ja keskusteluja etukäteen pitäisi parantaa. Yhtiökokousten ongelma on osittain se, että niitä on harvoin. Vaikka muuten nähdäänkin pihalla ja jutellaan, se on usein ainoa kunnon mahdollisuus keskustella isommalla porukalla.



- Mä en koe oikeastaan ongelmaksi sitäkään, että jostain aiheesta keskustelut venyvät pitkiksi, kunhan tosiaan puhutaan asiaa. "Väärätkin" aiheet ovat ymmärrettäviä, ne pystyy siirtämään puhuttavaksi toiste.



- Hankalimpia ovat nämä, jotka jotenkin sivuavat oikeaa aihetta, mutta siinä tosiaan ohimennen puhuvat niitä näitä ja toistavat samat asiat viiteentoista kertaan. Aikarajoitus tosiaan voisi toimia näihin.



- Yksi ongelma mulla lienee, että kohteliaisuudesta vanhoja ihmisiä kohtaan, musta on epämukavaa keskeyttää vanhuksia, jotka eivät aina osaa ajatella ja esittää asioitaan ihan yhtä selkeästi kuin nuoremmat. Vaikka heidät keskeytänkin, epämukavuuteni näkyy varmaan auktoriteetin puutteena.