Lue keskustelun säännöt.
Millaisia työsähköpostin hallintajärjestelmiä teillä on?
12.04.2025 |
Olen ollut toimistotyössä 25 vuotta ja silloin kun aloittelin, ei kukaan puhunut mistään sähköpostin hallinnasta. Kaikki saapuneet menivät saapuneisiin (ja menevät vieläkin) ja sieltä sitten niitä hoitelin ja sinne jätin arkistoitumaan. Nyt kuitenkin sähköpostimäärä on räjähtänyt käsiin ja tarvitsen jotain hallintaa.
Kertokaas että millaisia hallintakeinoja teillä on?
Kommentit (19)
Kiitos näistä! Lisääkin saa laittaa!
ap
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Viestien liputus väreillä, tyyliin: punainen luettu muttei reagoitu, keltainen reagoitu mutta homma kesken/odottaa jatkotoimia yms. Muut värit tarpeen mukaan.
Kiireellisyyden mukaan erilliselle työlistalle.
Merkkaan suurimman osan otsikon perusteella luetuksi vaikka en edes lue niitä. Sellaiset, joihin pitää reagoida pidän lukemattomana kunnes olen joko vastannut tai alkanut tekemään, mitä pitää tehdä.
Luen ja hoidan hommat saapumisjärjestyksessä. Noin sata sähköpostia tulee per työvuoro.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Kaikki luetaan tai ainakin avataan. Osahan on vaan "kiva tietää" tai ei mitään merkitystä...
Ne mille ei sillä hetkellä ehdi mitään tekemään, niin merkitsen lukemattomaksi ja hoidan/vastaan myöhemmin.
Kansioihin jakelu teettäisi turhan paljon lisätyötä. Jos olisi jotain asiakkaisiin liittyvää, niin silloinhan pitäisi olla jokin CRM-systeemi käytössä.
Ei minkäänlaisia. Katson kerran viikossa ja laitan 9/10 suoraan roskapönttöön.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Itselle tulee +100 viestiä päivässä, yritys toimii usealla mantereella ja postia tulee kellon ympäri. En ennätä syventyä jokaiseen viestiin, liputtaa ja lajitella. Monessa viestissä olen mukana tiedoksi, pitäisi kuitenkin edes vähän pystyä vilkaisemaan että mitä asia koskee. Sähköpostitulva on iso ja kyllä tähän keinoja tarvitsisi miten handlata.
Vierailija kirjoitti:
Itselle tulee +100 viestiä päivässä, yritys toimii usealla mantereella ja postia tulee kellon ympäri. En ennätä syventyä jokaiseen viestiin, liputtaa ja lajitella. Monessa viestissä olen mukana tiedoksi, pitäisi kuitenkin edes vähän pystyä vilkaisemaan että mitä asia koskee. Sähköpostitulva on iso ja kyllä tähän keinoja tarvitsisi miten handlata.
Laitat sähköpostiin out of office viestin johon kirjoitat ettet kerkeä lukemaan sähköpostia ja kiireelliset asiat laitettava teamsiin tai tekstiviestillä.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Itselle tulee +100 viestiä päivässä, yritys toimii usealla mantereella ja postia tulee kellon ympäri. En ennätä syventyä jokaiseen viestiin, liputtaa ja lajitella. Monessa viestissä olen mukana tiedoksi, pitäisi kuitenkin edes vähän pystyä vilkaisemaan että mitä asia koskee. Sähköpostitulva on iso ja kyllä tähän keinoja tarvitsisi miten handlata.
Laitat sähköpostiin out of office viestin johon kirjoitat ettet kerkeä lukemaan sähköpostia ja kiireelliset asiat laitettava teamsiin tai tekstiviestillä.
Toimin positiossa jossa olen ns.aina tavoitettavissa. Mun out of office viestillä en pysty pakenemaan tätä.
Luen ensin tärkeän näköiset, tarjous pyyntöihin vastaan kaikille massavastuaksen että palaan asiaan myöhemmin kun saan tavarantoimittajalta tarjouksen.
Joo, pitäis kyllä myös saada joku seula nouhin, välillä tärkeitä menee "muut" kansioon itsestään ja sitä selaan sitten kun tärkeät on luettu ensin
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Itselle tulee +100 viestiä päivässä, yritys toimii usealla mantereella ja postia tulee kellon ympäri. En ennätä syventyä jokaiseen viestiin, liputtaa ja lajitella. Monessa viestissä olen mukana tiedoksi, pitäisi kuitenkin edes vähän pystyä vilkaisemaan että mitä asia koskee. Sähköpostitulva on iso ja kyllä tähän keinoja tarvitsisi miten handlata.
Laitat sähköpostiin out of office viestin johon kirjoitat ettet kerkeä lukemaan sähköpostia ja kiireelliset asiat laitettava teamsiin tai tekstiviestillä.
Tuollaisesta tulee vain pahempi sotku. Tekstareita nyt ei missään nimessä pidä pyytää lähettämään varsinkin, jos on toimintaa monella aikavyöhykkeellä. Teams taas tukkeutuu nopeasti viesteistä, joita ei ehdi käsitellä ja sieltä ei löydä jälkeenpäin yhtään mitään. Sähköposti on kaikkein helpoin hallita. Olen joskus käyttänyt sääntöjä, joilla tietyt sähköpostit siirtyvät automaattisesti toisiin kansioihin. Se voi auttaa, jos tulee viestejä, jotka eivät ole kaikkein tärkeimpiä ja joihin keksii sääntöjä, joilla ne voi suodattaa.
Vierailija kirjoitti:
Ei minkäänlaisia. Katson kerran viikossa ja laitan 9/10 suoraan roskapönttöön.
Just näin. 90% posteista on sellaisia, että ihan sama lukeeko vai ei. Lopuista kymmenestä 9 sellaisia, että ei kannata hötkyillä, aika hoitaa ne. Siis kohta tulee kumoavat viesti tai kukaan ei ole kiinnostunut vastauksista. Yksi sadasta sellainen, johon pitää reagoida heti.
Sisältö jatkuu mainoksen alla
Muutama sääntö, jotka siirtää tietyillä aihesanoilla suoraan roskakoriin. Tulee ihan jäätävää tuubaa, jonka tietämisellä 99 % henkilöstöstä ei tee mitään.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Itselle tulee +100 viestiä päivässä, yritys toimii usealla mantereella ja postia tulee kellon ympäri. En ennätä syventyä jokaiseen viestiin, liputtaa ja lajitella. Monessa viestissä olen mukana tiedoksi, pitäisi kuitenkin edes vähän pystyä vilkaisemaan että mitä asia koskee. Sähköpostitulva on iso ja kyllä tähän keinoja tarvitsisi miten handlata.
Laitat sähköpostiin out of office viestin johon kirjoitat ettet kerkeä lukemaan sähköpostia ja kiireelliset asiat laitettava teamsiin tai tekstiviestillä.
Toimin positiossa jossa olen ns.aina tavoitettavissa. Mun out of office viestillä en pysty pakenemaan tätä.
Ei tuollaista voi olla olemassakaan. Työntekijällä ei ole mitään velvollisuutta olla työnantajan tavoitettavissa työajan ulkopuolella, ellei ole erikseen sovittu päivystyksestä, mutta päivystysvuoron aikanakaan ei ole velvollisuutta kytätä työsähköpostia vaan hälytys tulee antaa esim. soittamalla päivystyspuhelimeen tai jollakin erillisellä tekstiviestin laukaisemalla äänimerkillä yms.
Vapaa ajalla ei missään nimessä tule käsitellä sähköpostia ja tehdä ilmaista työtä työnantajalle. Jos ei työaika riitä niin työnantajan ongelma palkata lisää väkeä tai sitten tehdä ylitöitä joista maksetaan asianmukaiset ylityökorvaukset.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Ei minkäänlaisia. Katson kerran viikossa ja laitan 9/10 suoraan roskapönttöön.
Just näin. 90% posteista on sellaisia, että ihan sama lukeeko vai ei. Lopuista kymmenestä 9 sellaisia, että ei kannata hötkyillä, aika hoitaa ne. Siis kohta tulee kumoavat viesti tai kukaan ei ole kiinnostunut vastauksista. Yksi sadasta sellainen, johon pitää reagoida heti.
Tuo riippuu täysin asemasta organisaatiossa. Olen vetänyt hankkeita joissa on ollut kymmeniä tiimejä ja satoja henkilöitä. Silloin tulee jonkun verran sähköpostia. Joukossa on paljon sellaisia joihin pitää reagoida nopeasti. Jotta asiat pysyvät hallinnassa, pitää pystyä tekemään nopeita päätöksiä. Ensimmäinen ja kaikkein tärkein on, pitääkö minun reagoida vai onko tämä vain tiedoksi. Sellaiset vain merkataan samantien luetuksi. Seuraavaksi voi katsoa, pitääkö nimenomaan minun tehdä jotain, vai hoitaako joku jo asiaa niin, että minulle riittää vain asian seuraaminen. Jos tulee sellainen, johon minun pitää reagoida, niin vastaan heti, jos pystyn. Jos se vaatii enemmän aikaa, merkitsen sen lukemattomaksi ja palaan siihen myöhemmin. Näin käyn kaikki sähköpostit läpi monta kerta päivässä, jolloin lukemattomia ei ehdi kertyä liikaa. Olen joskus kokeillut eri värisiä lippuja, mutta siitä tuli vain täysi kaaos. Nopea reagointi on kaikkein paras apu. Olen myös huomannut, että jos ei itse lähetä sähköposteja kovin herkästi, niitä myös tulee vähemmän.
Vierailija kirjoitti:
Vierailija kirjoitti:
Itselle tulee +100 viestiä päivässä, yritys toimii usealla mantereella ja postia tulee kellon ympäri. En ennätä syventyä jokaiseen viestiin, liputtaa ja lajitella. Monessa viestissä olen mukana tiedoksi, pitäisi kuitenkin edes vähän pystyä vilkaisemaan että mitä asia koskee. Sähköpostitulva on iso ja kyllä tähän keinoja tarvitsisi miten handlata.
Laitat sähköpostiin out of office viestin johon kirjoitat ettet kerkeä lukemaan sähköpostia ja kiireelliset asiat laitettava teamsiin tai tekstiviestillä.
Jos omassa firmassa laittaisin jonkun näkemäni kaltaisen: sähköpostini on ruuhkautunut ja viive vastaamiseen on 3-5 työpäivää, varmaan tulisi monoa. En ymmärrä miksi jotkut tuollaisia viestejä laittaa. Kertoo kyvyttömyydestä hallita niinkin yksinkertaista asiaa kuin sähköposti.
Perusperiaate: Kaikki saapuneet luetaan pois työpäivän aikana, ei yhtään 'lukematonta' päivän loputtua jollei viesti tule viimeisen työtunnin aikana. Meileihin joihin pitää reagoida mutta edellytyksiä vastaamiseen ei vielä ole, 'pinnataan' listaan ja hoidetaan kun on sen aika.
Yksinkertainen ohjaus:
1. Asiakkaille omat kansiot automaattiohjauksineen. Kalenterissa jokaiselle asiakkuudelle oma 'lukujärjestys' jolloin kansio avataan. Utelias saa olla, mutta reagoida ei.
2. Firman HR:n ja johdon viestit suoraan roskapostinkaltaiseen kansioon jota voi selata sitten jos joskus kiinnostaa.
3. Kollegoiden viestit 'etusivulle' ja niihin reagointi pärstäkertoimen mukaan. Pyri kuitenkin ohjaamaan apupyynnöt johonkin Teams (jos käytössä) kanavaan joissa vastauksia/tukea voivat antaa muutkin kuin vain sinä.
Lisääkin olisi itsestäänselvyyksiä, mutta taidan mielummin kirjoittaa asiasta kirjan.